Codice di Procedura Penale art. 111 ter - Fascicolo informatico e accesso agli atti 1 .

Il contenuto precettivo generale

La disposizione prevede in primo luogo che i fascicoli informatici del procedimento penale sono formati, conservati, aggiornati e trasmessi nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente il fascicolo informatico. Prescrive, però, che ciò debba avvenire attraverso modalità tecniche tali da assicurare l'autenticità, l'integrità, l'accessibilità, la leggibilità, l'interoperabilità nonché l'agevole consultazione telematica del fascicolo.

Anche in questo caso, dunque, il legislatore opera un rinvio alla normativa tecnica di settore e non introduce direttamente specifiche regole tecniche, introduzione che avrebbe invece imposto la necessità di continuo adeguamento delle disposizioni del codice processuale al mutamento delle predette regole conseguenti alla evoluzione tecnologica.

Fissa, però, gli obiettivi strategici che la normativa tecnica deve assicurare, individuandoli in primo luogo nella autenticità, da intendersi come esatta corrispondenza fra il contenuto digitale del fascicolo ed i singoli atti, siano essi processuali in senso stretto ovvero formati fuori del processo ma in esso confluiti.

Completa indubbiamente tale disposizione l'ultimo comma della norma in commento, a mente del quale le copie informatiche, anche per immagine, degli atti e dei documenti processuali redatti in forma di documento analogico, presenti nei fascicoli informatici, equivalgono all'originale anche se prive della firma digitale di attestazione di conformità all'originale.

Dunque, gli atti nati analogici, una volta resi digitali secondo uno degli strumenti consentiti, possono essere acquisiti al fascicolo senza la firma del cancelliere o dell'addetto alla segreteria e divenire, per ciò solo, originali informatici. Vi è pertanto una presunzione, certamente relativa, di conformità all'originale di quanto contenuto nel fascicolo.

Tale presunzione è diretta conseguenza del secondo requisito che le modalità di tenuta dei fascicoli digitali devono assicurare, ovvero l'integrità. Ciò in quanto l'accesso e, soprattutto, l'abilitazione ad apportare modifiche agli atti contenuti nel fascicolo sono consentiti solo a persone a ciò appositamente abilitate (cancellieri in possesso di determinate qualifiche), munite di rigide credenziali di accesso e delle cui operazioni resta traccia verificabile nel sistema.

Accessibilità, leggibilità ed interoperabilità attengono, invece, alla qualità che il “prodotto” complessivo costituito dal fascicolo digitale deve offrire all'utente finale (magistrati, avvocati, cancellieri e parti in genere), e che deve essere tale da garantire la piena fruibilità dei dati, la loro agevole consultazione nonché la loro esportabilità informatica in ambienti lavorativi esterni al fascicolo.

Nella relazione illustrativa della riforma si osserva come con questa ultima previsione, in particolare, si pretende una modalità che faciliti, per il lettore, l'orientamento tra gli atti inseriti nel fascicolo informatico (funzione che, nell'analogico, è svolta, in maniera più rudimentale, dall'indice). Ciò è funzionale a dare maggiore effettività al diritto di difesa delle parti, rendendo più spedito ed agevole l'accesso alle informazioni contenute nel fascicolo.

Al fine di scongiurare possibili dubbi interpretativi, la norma si premura di chiarire in modo espresso che l'obbligo di digitalizzazione vale anche quando la legge preveda la trasmissione di singoli atti e documenti, disgiunti dal fascicolo processuale.

Per gli atti depositati in modalità analogica (modalità che, come detto, è sempre possibile per il deposito operato personalmente dalle parti), si prescrive, al comma 3, una pronta conversione in copia informatica ai fini del loro inserimento nel fascicolo informatico, con la stessa clausola di salvezza (questa volta ai fini specifici dell'inserimento nel fascicolo) prevista per gli atti e i documenti formati e depositati in forma di documento analogico che per loro natura o per specifiche esigenze processuali non possano essere acquisiti o convertiti in copia informatica (si veda al riguardo quanto osservato sub art. 111-bis, §4).

Si è comunque precisato che nel fascicolo informatico deve essere inserito un elenco dettagliato di tutti gli atti e documenti che, per qualsiasi ragione, siano acquisiti in forma di documento analogico e non siano stati convertiti in copia informatica. Tale disposizione vale a preservare completezza e continuità del fascicolo processuale anche laddove parte dello stesso fascicolo sia in forma di documento analogico, al contempo offrendo alle parti uno strumento utile per comprendere, consultando telematicamente il fascicolo, quali e quanti degli atti e documenti che lo compongono siano presenti solo in cartaceo.

L'entrata in vigore della disposizione

Per l'entrata in vigore della disposizione si rinvia a quanto osservato sub art. 111-bis, paragrafo 3.

Il doppio fascicolo

La previsione di una redazione solo in forma di documento informatico degli atti processuali (art. 110), la loro sottoscrizione con firma elettronica qualificata in luogo di quella fisica (art. 111), il deposito solo in digitale degli atti (art. 111-bis) e la disposizione in commento preludono, dunque, alla digitalizzazione completa del processo penale. Ma inevitabile è, almeno in sede di prima applicazione della riforma, almeno una parziale coesistenza anche del fascicolo analogico o fisico.

Come si è visto commentando gli articoli precedenti, infatti, vi sono alcuni documenti che non si prestano ad essere trasportati su supporti digitali per loro intrinseca natura (corpi di reato, campionamenti, elaborati progettuali e quant'altro) o che non possono esserlo senza minarne la efficacia rappresentativa per scarsa visibilità o simili. Dunque, per tali documenti è necessario che il fascicolo conservi una sua dimensione fisica.

Le parti private, poi, hanno facoltà di depositare in modalità non telematica gli atti compiuti personalmente. Ed anche di questi, benché trasportati poi su supporto digitale a cura dell'ufficio, deve assicurarsi la conservazione.

Dunque, anche se non per tutti i fascicoli, per molti vi sarà un doppio fascicolo, uno digitale ed altro analogico. Certo, il fascicolo processuale è e rimane, ovviamente, unico, quand'anche fosse costituito in parte da documenti informatici ed in parte da documenti analogici, essendo volte le nuove regole solo a disciplinare le fondamentali regole di formazione, conservazione, gestione e trasmissione del fascicolo creato in modalità digitale.

Vi è poi un ulteriore ostacolo da rimuovere per una totale digitalizzazione degli atti, di carattere logistico. Sarà infatti necessario dotare gli uffici di una rete infrastrutturale capillare che metta in condizione tutti gli attori del processo di consultare i fascicoli non solo dalle scrivanie dei loro uffici, ma anche dalle aule di udienza dove i processi vengono tenuti e decisi. E di farlo in modo rapido e completo, per evitare che si determinino ritardi nella trattazione dei procedimenti.

Sarà compito del Ministero della Giustizia, in esercizio dei poteri conferiti dall'art. 87 del Decreto delegato attuativo della legge 27 settembre 2021 n. 134 recante disposizioni transitorie in materia di processo penale telematico, individuare le tipologie di atti per i quali prevedere modalità non telematiche di deposito, comunicazione e notificazione nonché i termini di transizione al nuovo regime. Magari escludendo da esso, almeno nella prima fase, tipologie di procedimenti (si pensi ai decreti penali di condanna od ai procedimenti monocratici per reati semplici o seriali) in relazione ai quali la digitalizzazione non apporterebbe benefici apprezzabili ma costituirebbe solo un onere ulteriore per gli uffici.