Passaggio di consegne al nuovo amministratore

L'obbligazione di restituzione diventa attuale alla fine della gestione, sia che essa avvenga per fisiologica scadenza del termine apposto al mandato, sia che avvenga prematuramente per effetto della revoca (Trib. Roma 22 agosto 2019). Quindi, l'amministratore condominiale cessato dall'incarico è tenuto a restituire tutta la documentazione in suo possesso afferente alla gestione condominiale, mediante riconsegna all'amministratore subentrante, ove l'assemblea abbia provveduto alla sua designazione – spiegando la relativa delibera di nomina efficacia anche nei confronti dei terzi, ai fini della rappresentanza sostanziale del condominio – oppure al singolo condomino che gliene faccia richiesta, nel caso di mancata nomina del nuovo amministratore (Trib. Ferrara 30 dicembre 2021). Invero, l'amministratore, a norma del combinato disposto degli artt. 1713 c.c. e 1129, comma 8, c.c., alla scadenza del mandato, è obbligato a restituire tutto ciò che ha ricevuto “a causa del mandato” e può compiere “solo gli atti urgenti”. Rientrano certamente in tale obbligo di “restituzione” le somme di danaro depositate sul conto corrente dell'ente di gestione ed esistenti al momento della cessazione del rapporto. Tuttavia, solo con il passaggio delle consegne, che è atto successivo alla revoca, e con il concreto esercizio dell'incarico da parte del nuovo amministratore, viene a cessare ogni obbligo per l'amministratore uscente. Pertanto, per fatti accaduti prima di tale momento, il condominio deve esercitare l'azione contrattuale nei confronti dell'amministratore cessato dalla carica in quanto da considerarsi, dopo la revoca, in regime di prorogatio imperii e quindi ancora in carica (vincolato ad un rapporto ancora suscettibile di produrre effetti). La violazione del duplice obbligo, di restituire tutto il danaro non utilizzato per l'esercizio del mandato, che il convenuto deteneva per conto del condominio alla cessazione del mandato e di compiere, una volta cessato l'incarico, solo l'attività urgente al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi, costituisce violazione contrattuale commessa in regime di prorogatio (Trib. Roma 16 febbraio 2021).

Il verbale di passaggio delle consegne tra l'amministratore di condominio uscente e l'amministratore subentrante, nel quale il nuovo amministratore riconosce espressamente l'impegno del condominio che dichiari l'esistenza di un debito del condominio nei confronti dell'amministratore uscente, rilevandolo dal consuntivo, non approvato dall'assemblea, relativo all'ultimo esercizio, non ha efficacia di riconoscimento di debito ex art. 1988 c.c. (Trib. Cosenza 18 gennaio 2021). Quindi, merita accoglimento la domanda giudiziale con la quale l'istante, l'ex amministratore di condominio, citi in giudizio il condominio predetto, in persona del nuovo amministratore, al fine di sentirlo condannare al pagamento, in suo favore, della somma anticipata a titolo di saldo delle anticipazioni fatte nel corso del suo incarico, al netto degli acconti già versati dal nuovo amministratore (Trib. Taranto 16 ottobre 2012: nel caso di specie, nel verbale di passaggio delle consegne dal vecchio amministratore al nuovo, non contestato dal convenuto, era stato scritto che “l'amministratore subentrante si impegna a versare all'amministratore uscente le somme derivanti dai crediti sopra elencati, dopo averne fatto richiesta ai condomini ritardatari nell'adempimento”; ne deriva, secondo il giudice, che, in mancanza di impugnazioni nei termini di legge, non resta che ritenere che il condominio con tale condotta abbia riconosciuto come da lui dovute le somme richieste dall'amministratore uscente).

Il nuovo amministratore è legittimato ad agire nei confronti del precedente per la restituzione dei documenti occorrenti all'esercizio della gestione condominiale senza necessità di essere autorizzato con delibera assembleare perché la legittimazione attiva processuale, conferita dall'art. 1130 c.c. per lo svolgimento delle attribuzioni ivi previste, comprende quella prioritaria ed indispensabile per l'espletamento dei singoli momenti gestori, tra cui il recupero della documentazione relativa alla gestione precedente (App. Bari 14 maggio 2020).

Alla cessazione dell'incarico, l'amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi. Tale disposizione trova applicazione anche nei confronti del soggetto che non abbia mai assunto l'incarico di amministratore (Trib. Messina 4 settembre 2023).

Trattandosi di obbligazione di consegna di cosa certa e determinata, la riconsegna della documentazione condominiale da parte dell'amministratore cessato deve essere eseguita, ai sensi del comma 2 dell'art. 1182, c.c., nel luogo ove essa si trovava all'atto della cessazione del mandato, vale a dire nel momento nel quale l'obbligazione di restituzione è sorta ex art. 1713, c.c. (Trib. Milano 12 marzo 1998: nella specie, avendo il convenuto ex amministratore documentato senza smentita la avvenuta “disponibilità” dei documenti per la collettività mandante presso il proprio studio, è stata esclusa ogni sua responsabilità).

Il ricorso d'urgenza ex art. 700 c.p.c. proposto, in persona del nuovo amministratore, dal condominio per ottenere che l'amministratore cessato dalla carica restituisca la documentazione della gestione in suo possesso e si astenga da ogni ingerenza nell'amministrazione condominiale deve considerarsi legittimo (Pret. Milano 28 marzo 1990). Si procede, quindi, in via d'urgenza contro al precedente amministratore che si oppone alla restituzione di tutta la documentazione in suo possesso afferente alla gestione condominiale e rifiuta di rendere conto del proprio operato (Trib. Roma 13 luglio 2020; Trib. Napoli 31 marzo 2015). Difatti, in tal caso, secondo i giudici, la privazione degli stessi cagiona al condominio un nocumento grave e irreparabile (Trib. Novara 25 ottobre 2022: sul presupposto dell'inadempimento di tale obbligo, parte ricorrente aveva quindi chiesto la condanna del resistente alla consegna dei documenti, allegando il fumus boni iuris, l'intervenuta nomina di un nuovo amministratore, e il periculum in mora, l'impossibilità di gestire il condominio senza la documentazione; per tali motivi, il Tribunale, in accoglimento del ricorso, ha ordinato all'ex amministratore di consegnare, entro trenta giorni dalla notifica del provvedimento, tutta la documentazione in suo possesso relativa all'amministrazione/gestione del condominio nelle mani del nuovo amministratore).

La mancata partecipazione al giudizio dimostra l'assenza di qualsiasi volontà di collaborare da parte del precedente amministratore. Ciò dimostra la fondatezza dell'asserito fumus e dell'indispensabile ricorso ai poteri dell'Autorità giudiziaria per imporre a chi ne ha il dovere per legge di consegnare la documentazione di pertinenza e di proprietà del condominio prima amministrato. Il periculum è insito nella natura stessa dei documenti indebitamente trattenuti, che sono indispensabili per l'amministrazione contabile e per assolvere ai doveri verso i fornitori (Trib. Como 8 luglio 2024).

L'obbligo di restituzione della documentazione al nuovo amministratore, sebbene non previsto espressamente dalla legge, deve essere desunto dai principi generali, costituendo uno dei momenti più delicati quello del “passaggio di consegne” fra vecchio e nuovo amministratore, il quale è tenuto a prendere cognizione della situazione inerente alla gestione precedente e ad assolvere agli obblighi previsti a suo carico nei confronti dei condomini e dei terzi (Cass. II, n. 40134/2021). La pronuncia in esame ha avuto origine dal fatto che il condominio chiese al Tribunale emettersi decreto ingiuntivo nei confronti del precedente amministratore per ottenere parte della documentazione di alcuni beni di proprietà del condominio; in accoglimento del gravame, la Corte territoriale evidenziò che la pretesa del condominio aveva ad aggetto un'ampia messa di documenti e non invece la consegna di cose determinate, come previsto dall'art. 639 c.p.c.; secondo la Suprema Corte, invece, in accoglimento del ricorso del condominio, aveva errato il giudice di merito, a fronte di dettagliata richiesta del nuovo amministratore, a porre a suo carico l'obbligo di provare l'esistenza dei documenti nonostante fossero inerenti alla gestione della cosa comune e fossero necessari per la ricostruzione dei rapporti con gli altri condomini e con i terzi; pertanto, anche qualora la documentazione inerente alla gestione del condominio possa essere acquisita dal nuovo amministratore facendone richiesta ai condomini o ai terzi che sono entrati in contatto con il condominio, il precedente amministratore è tenuto alla consegna della documentazione in suo possesso, in adempimento ad un obbligo di legge ed al dovere di correttezza e diligenza, che si estrinseca in un dovere di leale collaborazione con il nuovo amministratore di condominio. Secondo i giudici di merito, i singoli condomini possono promuovere un ricorso per decreto ingiuntivo verso l'amministratore che rifiuti o ometta di consegnare loro documenti inerenti all'amministrazione condominiale. Il decreto ingiuntivo viene richiesto ed ottenuto nei confronti dell'amministratore (persona fisica oppure persona giuridica, presso il suo legale rappresentante) e non verso il condominio. Pertanto, l'opposizione al decreto ingiuntivo deve essere promossa in nome e per conto dell'amministratore e non del condominio (Trib. Taranto 12 gennaio 2022: questione riguardante l'accesso dei condomini alla documentazione condominiale).

In tale vicenda, il condominio, in persona dell'amministratore pro tempore, citava ex art. 702-bis c.p.c. l'amministratore precedente, al fine di ottenere la consegna di tutta la documentazione rimasta in suo possesso. Premetteva il condominio di aver sollecitato il precedente amministratore sia con richieste verbali che con richieste scritte, nulla ottenendo. In accoglimento del ricorso, il Tribunale ordinava la consegna della documentazione richiesta e, inoltre, condannava il resistente al pagamento della somma di euro 20,00 per ogni giorno di ritardo rispetto all'adempimento dell'ordine di consegna, con decorrenza dal trentesimo giorno successivo alla notifica dell'ordinanza (Trib. Napoli 11 giugno 2018).

Il nuovo amministratore nominato dall'assemblea condominiale chiede all'ex amministratore di consegnare tutta la documentazione del condominio che aveva amministrato, precisando che, in difetto, sarà costretto ad adire il giudice competente in via d'urgenza per conseguire immediatamente la restituzione di tutta la documentazione in suo possesso afferente la gestione condominiale con possibile aggravio di spese.

È un procedimento cautelare atipico, proposto in via d'urgenza dal nuovo amministratore nominato dal condominio nei confronti dell'ex amministratore per il recupero di tutta la documentazione posseduta da quest'ultimo afferente alla gestione del condominio.

Trattandosi di procedimento cautelare – sebbene con effetti anticipatori – non è necessario instaurare preventivamente il procedimento di mediazione, non essendo quest'ultimo condizione di procedibilità per le azioni proponibili in via d'urgenza dalla parte interessata, in questo caso il nuovo amministratore nominato dal condominio nei confronti dell'ex amministratore, per il recupero di tutta la documentazione posseduta da quest'ultimo afferente alla gestione del condominio.

Il Tribunale, ai sensi dell'art. 9 c.p.c., è il giudice competente per tutte le cause che non sono di competenza di altro giudice, e, in generale, per quelle di valore indeterminabile.

Il nuovo amministratore, nominato dall'assemblea dei condomini, è legittimato a proporre l'azione cautelare con ricorso d'urgenza nei confronti dell'ex amministratore per conseguire la restituzione di tutta la documentazione posseduta afferente alla gestione condominiale, fonte di un imminente pregiudizio grave ed irreparabile per il condominio.

È onere del nuovo amministratore indicare in modo specifico i documenti che chiede in consegna e specificare l'inerenza dei medesimi all'esercizio della gestione del condominio, mentre spetta al precedente amministratore eccepire l'estraneità della documentazione agli adempimenti ed agli obblighi posti a carico dell'amministratore, o di provare gli eventuali fatti impeditivi ed estintivi.

La domanda cautelare proposta in via d'urgenza assume la forma del ricorso, il quale, oltre a contenere le indicazioni di cui all'art. 125 c.p.c., deve altresì indicare il giudice dinanzi al quale l'azione è proposta; il nome, cognome, residenza e codice fiscale della parte ricorrente e del difensore, il quale deve anche indicare il numero di fax e l'indirizzo pec presso il quale intende ricevere le comunicazioni di cancelleria; il nome, cognome, codice fiscale, residenza, o domicilio o dimora della parte resistente; l'esposizione dei fatti integranti rispettivamente il fumus boni juris ed il periculum in mora, quest'ultimo, rilevante specificamente sotto l'aspetto del pregiudizio imminente ed irreparabile.

In particolare, nel ricorso, da un lato, vanno allegati i fatti oggetto d'indagine da parte del giudice, in forma chiara e circostanziata come peraltro esige la recente riforma del processo civile, e, dall'altro, va specificato in cosa consiste per il ricorrente, il fondato motivo di temere che durante il tempo occorrente per fare valere il suo diritto in via ordinaria, questo sia minacciato da un pregiudizio imminente ed irreparabile, a tale fine, indicando le circostanze sulla cui scorta verosimilmente il giudice adito potrebbe concedere la richiesta tutela cautelare in via d'urgenza.

Il ricorso, unitamente alla procura alla lite, va sottoscritto dalla parte ricorrente e dal proprio difensore, quest'ultimo anche per autentica della sottoscrizione del suo cliente.

Il nuovo amministratore nominato dall'assemblea condominiale deve allegare l'esistenza del fumus boni iuris, provando per tabulas sia l'avvenuta sostituzione del resistente, quale ex amministratore, sia il conseguente obbligo del medesimo ricorrente di mettere a disposizione del condominio tutta la documentazione amministrativa ed il rendiconto condominiale annuale della gestione.

Il periculum in mora è comprovato per effetto della mancata consegna dell'anzidetta documentazione quale fatto idoneo a procurare al condominio un pregiudizio irreparabile, in quanto la gestione dell'amministrazione del condominio deve avvenire con la necessaria continuità, e l'assenza della documentazione relativa anche alle gestioni precedenti rispetto a quella corrente rende di fatto impossibile l'amministrazione della cosa comune.

L'obbligo di consegna della documentazione, oggi previsto espressamente dagli artt. 1129, comma 8, e dall'art. 1130-bis c.c., è stato introdotto in seguito alla riforma del condominio di cui alla l. n. 220/2012.

In particolare, l'interesse del condominio alla consegna della documentazione necessaria per il corretto svolgimento della gestione dei beni comuni sussiste sia in relazione ai rapporti tra il condominio ed i condomini, sia in relazione con i terzi entrati in contatto con il condominio – fornitori, istituti bancari ed assicurativi ecc. – sia, ai fini della correttezza della gestione condominiale.

Tale interesse sussiste indipendentemente dall'esistenza di eventuali azioni di danno, dei condomini o dei terzi o dall'esistenza di sanzioni amministrative, derivando l'obbligo di completezza della tenuta della documentazione da un preciso obbligo di legge.

La giurisprudenza di legittimità (Cass. VI, n. 6760/2019), anche prima della riforma, era giunta ad affermare che l'obbligo di restituzione della documentazione al nuovo amministratore, sebbene non fosse previsto espressamente dalla legge, andava desunto dai principi generali, costituendo uno dei momenti più delicati quello del “passaggio di consegne” fra il vecchio ed il nuovo amministratore, che è tenuto a prendere cognizione della situazione inerente alla gestione precedente e ad assolvere agli obblighi previsti a suo carico nei confronti dei condomini e dei terzi.

Il ritardo nel passaggio di consegne previsto a suo carico rende infatti difficile, se non estremamente gravosa, la gestione della cosa comune, esponendo il condominio a rilevanti danni.

Ciò premesso, nell'esercizio delle funzioni, l'amministratore assume la veste del mandatario e, pertanto, è gravato dall'obbligo di eseguire il mandato conferitogli con la diligenza del buon padre di famiglia a norma dell'art. 1710 c.c.

L'obbligo di conservazione dei documenti è stato normativamente previsto dall'art. 1130-bis c.c., introdotto dalla l. n. 220/2012, che prevede l'obbligo di conservazione delle scritture e dei documenti giustificativi per dieci anni dalla data della relativa registrazione.

Ciò non toglie che l'obbligo di restituzione della documentazione al nuovo amministratore, anche nel periodo antecedente alla legge di riforma, andava desunto dai principi generali nell'interesse dei condomini ed al fine di consentire al nuovo amministratore di ricostruire la situazione generale del condominio, prendere cognizione della situazione inerente alla gestione precedente ed assolvere agli obblighi previsti a suo carico nei confronti dei condomini e dei terzi.

In tale prospettiva, l'avvenuta approvazione del bilancio consuntivo non esime di certo l'ex amministratore dal consegnare tutta la documentazione necessaria per la gestione del condominio, corredata dai documenti giustificativi sottostanti, che risultano necessari al fine di consentire al nuovo amministratore la ricostruzione della gestione pregressa. La consegna della documentazione è infatti finalizzata a neutralizzare il pregiudizio potenzialmente derivante all'ente di gestione dall'impossibilità di ricostruzione delle entrate ed uscite nonché dei debiti e dei crediti dei singoli condomini e verso terzi.

Sul piano probatorio, poiché l'obbligo di consegna della documentazione costituisce l'adempimento del contratto di mandato, spetta al precedente amministratore provare che la documentazione richiesta non è inerente all'adempimento degli obblighi previsti dagli artt. 1129  e 1130 c.c., oppure l'eventuale esistenza di fatti impeditivi o estintivi. L'obbligo di cooperazione del precedente amministratore con il nuovo amministratore, che trova nel passaggio di consegne un momento cruciale, costituisce espressione del dovere di diligenza del buon padre di famiglia qualificato, in relazione alla complessità dei rapporti che fanno capo all'ente di gestione.

Pur potendo il nuovo amministratore fare richiesta di detta documentazione agli enti bancari e postali, ai fornitori ed ai terzi, in relazione ai rapporti intrattenuti con essi dal condominio, ciò non esime il precedente amministratore dall'obbligo di consegnare la documentazione in suo possesso o di giustificare le ragioni per le quali detta documentazione fosse mancante o incompleta.

Conseguentemente, alla cessazione dell'incarico, l'amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio ed ai singoli condomini, tale obbligo discendendo dal dovere di diligenza posto a carico del mandatario, che comprende anche il dovere di collaborazione con il nuovo amministratore.

L'ordinanza che decide il ricorso d'urgenza proposto nei confronti dell'amministratore di condominio uscente per la mancata restituzione dei documenti pertinenti all'amministrazione condominiale ha natura anticipatoria, trattandosi di provvedimento giudiziale connotato da una strumentalità attenuata ed in quanto tale, non necessita dell'instaurazione del giudizio di merito, essendo quest'ultimo facoltativo. Nell'ipotesi in cui il condominio intenda promuovere il relativo giudizio di merito ad esempio per conseguire il risarcimento del danno nei confronti dell'ex-amministratore, a seguito della riforma Cartabia, attuata con l'entrata in vigore del d.lgs. n. 149/2022, potrà procedersi con il procedimento semplificato di cognizione previsto dall'art. 281-decies c.p.c. quando i fatti di causa non sono controversi, oppure quando la domanda è fondata su prova documentale, o è di pronta soluzione o richiede un'istruzione non complessa.

Il reato di appropriazione indebita, commesso dall'amministratore di condominio che distragga le risorse finanziarie delle quali dispone in ragione del suo incarico, si ritiene consumato solo alla data del rendiconto finale della gestione, non potendosi altrimenti individuare e distinguere le risorse destinate alle esigenze del condominio da quelle distratte in favore del proprio illecito arricchimento, atteso anche che il momento in cui i delitti istantanei di appropriazione indebita si consumano coincidono solitamente con il rifiuto di restituzione dei documenti o di rendere il conto degli ammanchi della gestione. In caso di detenzione del bene giustificata ab origine dalla qualità di amministratore della res comune, l'appropriazione indebita non si realizza neppure in concomitanza con la risoluzione del rapporto di prestazione d'opera, ma si perfeziona nel momento in cui il detentore manifesta la volontà di detenere il bene uti dominus, non restituendo, senza alcuna giustificazione, il bene costituito dai documenti contabili od il denaro che gli viene richiesto (Cass. II, n. 20488/2024).