Privacy in condominio: è sempre legittimo il diritto di accesso del condomino ai registri condominiali?

In qualità di interessato al trattamento dei dati personali, ogni condomino (o per talune ipotesi, anche colui che partecipa alla vita condominiale, come il conduttore) ha diritto di accesso ai dati detenuti e gestiti dal condominio, come espressamente previsto dalle norme vigenti (art. 15 G.D.P.R.); inoltre, in base alle norme previste dal codice civile, egli può avere informazioni sulle spese e gli inadempimenti degli altri condomini, sia con il rendiconto annuale sia richiedendole direttamente all'amministratore, così che non sussiste alcun ostacolo previsto da norme in tema di privacy, né è necessario il consenso dei condomini interessati, in quanto prevale il principio della trasparenza.

Il Condominio attore propone opposizione avverso ad un decreto ingiuntivo per consegna promosso dal condomino convenuto che lamentava la mancata consegna, da parte dell'amministratore, di copia dei registri di contabilità condominiale.

Nelle more del giudizio, prima della notifica dell'atto di opposizione, l'amministratore faceva recapitare al condomino convenuto le copie dei documenti richiesti.

Il Condominio, quindi, in via preliminare, chiede accertarsi il difetto di legittimazione passiva e annullare e/o revocare o comunque dichiarare inefficace il decreto ingiuntivo opposto; nel merito, chiede dichiararsi la cessazione della materia del contendere, stante l'avvenuta consegna della documentazione oggetto di ingiunzione; in ogni caso, chiede di annullare e/o revocare o comunque dichiarare inefficace il decreto ingiuntivo opposto.

Il condomino convenuto, costituitosi in giudizio, chiede respingersi l'opposizione, perché infondata in fatto e in diritto e, per l'effetto, confermare integralmente il decreto ingiuntivo opposto; in denegata ipotesi, chiede dichiararsi la cessata materia del contendere con rifusione delle spese, sia del procedimento monitorio che della fase di opposizione.

Stante la cessata materia del contendere, il giudizio prosegue ai soli fini della c.d. soccombenza virtuale per le spese.

Il Tribunale rigetta l'eccezione di carenza di legittimazione passiva dedotta dal Condominio; nel merito, dichiara illegittimo il rifiuto dell'amministratore di fornire copia al condomino per ragioni di privacy.

Dichiara cessata la materia del contendere, il giudice di prime cure revoca il decreto ingiuntivo opposto, rigetta ogni altra domanda delle parti e, stante la virtuale soccombenza del Condominio opponente, lo condanna al pagamento delle spese di lite in favore del condomino convenuto, ridotte del 30% ex art. 4, co. 4, del d.m. n. 55/2014 per l'assenza di questioni in fatto e in diritto

Si trattava di individuare i limiti propri dell'accesso del condomino ai registri della contabilità condominiale e al diritto di visionare ed ottenere copia di detta documentazione previa richiesta all'amministratore, non sussistendo alcun ostacolo previsto dalla normativa in tema di privacy, né essendo necessario il consenso dei condomini interessati.

Il Tribunale di Massa dichiara la cessazione della materia del contendere in quanto, prima della notifica dell'atto di opposizione ma dopo l'emissione del decreto ingiuntivo per consegna, la controversia si è risolta spontaneamente in quanto l'amministratore consegnava al condomino ingiungente la copia dei registri di contabilità reiteratamente richiesti.

Il giudizio di opposizione proseguiva, quindi, ai soli fini della soccombenza virtuale ovvero, sulla base degli elementi prodotti in causa, veniva demandata al giudice la decisione sulla imputazione delle spese, processuali e legali, a carico della parte la cui pretesa, con ogni probabilità, sarebbe stata rigettata.

In prima battuta, il Tribunale analizza l'eccezione di carenza di legittimazione passiva dedotta dal Condominio opponente, rigettandola palesemente, in considerazione del fatto che l'unico soggetto legittimato passivo doveva essere individuato non nell'amministratore personalmente bensì nell'amministratore quale legale rappresentante del condominio.

Quindi, a detta del giudicante, i registri della contabilità condominiale, di cui il condomino opposto chiedeva di prenderne visione ed ottenerne copia, configurano beni del Condominio che vengono pacificamente gestiti dall'amministratore in forza del rapporto di mandato che lo lega alla compagine condominiale; viene pertanto esclusa una legittimazione autonoma e diretta dell'amministratore.

Secondariamente, il Tribunale replica alle deduzioni del Condominio opponente secondo il quale il condomino ingiungente ben avrebbe potuto avere contezza dei documenti in oggetto durante le assemblee, dal momento che di siffatti documenti non poteva esserne rilasciata copia, in ossequio al principio di tutela della privacy dei condomini.

All'esito della propria disamina, il Tribunale rileva, invece, che ogni condomino ha il diritto di accesso ai dati detenuti e gestiti dal Condominio, sia in forza di quanto previsto dalla normativa vigente in tema di privacy (art. 15 G.D.P.R. - Regolamento generale sulla protezione dei dati - UE/2016/679) sia in ragione delle norme del codice civile (artt. 1129, comma 2, c.c.) che consentono al condomino di avere notizia sulle spese e sugli inadempimenti degli altri condomini

In conseguenza di quanto rilevato, il Tribunale dichiara illegittimo il rifiuto dell'amministratore a fornire copia al condomino richiedente per ragioni di privacy, nonché infondata la richiesta di condizionare la mera consultazione al costo di euro 100,00 all'ora.

Pertanto, attesa la virtuale soccombenza del Condominio opponente, le spese di lite vengono poste a suo carico, liquidate secondo i minimi di scaglione ex d.m. n. 147/2022 ed ulteriormente ridotti del 30% ex art. 4, comma 4, del d.m. n. 55/2024 per l'assenza di questioni in fatto e in diritto.

Il punto di partenza della presente disamina è da rinvenire nel codice civile che funge da indiscussa guida e vademecum non solo per la normativa di riferimento del condominio ma anche per delineare la figura professionale dell'amministratore di condominio, soprattutto dopo la legge di riforma del condominio.

Egli, infatti, ai sensi del novellato art. 1129, comma 2, c.c., contestualmente all'accettazione della nomina e/o ad ogni rinnovo dell'incarico, è tenuto a comunicare i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, nonché il locale ove si trovano i registri di cui ai nn. 6) e 7) dell'art. 1130 c.c. (ovvero i registri di anagrafe condominiale, dei verbali delle assemblee, di nomina e revoca dell'amministratore e di contabilità), i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore medesimo, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.

E' d'evidenza quindi, già da una mera lettura della disposizione codicistica su indicata, che al condomino è garantito il diritto di accesso ai registri condominiali (nelle fattispecie indicate) e quindi ai dati ivi contenuti e gestiti dall'amministratore, da esercitarsi tanto nel chiedere ed ottenerne l'esibizione, verosimilmente in qualsiasi tempo e non, invece, solamente in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, quanto nell'assicurarsi altresì la possibilità di averne copia, previo esborso.

Inoltre, con la riforma del condominio e l'introduzione dell'art. 1130-bis, comma 2, c.c., è stato previsto espressamente il diritto in capo ai condomini di poter prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese; le scritture ed i documenti devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.

In entrambe le menzionate disposizioni di legge, viene garantito il diritto del condomino a prendere visione ed estrarre copia dei documenti ivi indicati con la sola differenza che sulla documentazione riguardante l'art. 1130-bis, comma 2, c.c. tale limite è decennale mentre per i registri non esiste un limite di tempo, potendo essere richiesti in ogni tempo.

Le disposizioni sono, invece, univoche nel porre a carico del condomino richiedente la sola spesa necessaria all'estrazione delle copie.

Sul punto, precisamente, la giurisprudenza di legittimità ha statuito che: “L'esercizio della facoltà del singolo condomino di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili non deve risolversi in un onere economico per il condominio, sicchè i costi relativi alle operazioni compiute devono gravare esclusivamente sui condomini richiedenti a vantaggio della gestione condominiale, e non invece costituire ragione di ulteriore compenso in favore dell'amministratore, trattandosi comunque di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, e perciò da ritenersi compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell'incarico per tutta l'attività amministrativa di durata annuale” (Cass. civ., sez. II, 28 febbraio 2018, n. 4686; v. anche Cass. civ., sez.II, 29 novembre 2019, n. 15159).

In secondo luogo, ed in ossequio alla normativa vigente in materia di privacy (art. 15 G.D.P.R. - Regolamento generale sulla protezione dei dati - UE/2016/679), in qualità di soggetto interessato al trattamento dei dati personali, ogni condomino ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e ad ulteriori informazioni così come pedissequamente indicate dalla disposizione di legge: a) le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo; g) qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all'art. 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato.

Inoltre, il condomino, in base alle norme previste dal codice civile, è legittimato ad ottenere le dovute informazioni sulle spese e gli inadempimenti degli altri condomini, sia a mezzo della ricezione e visione del rendiconto annuale che richiedendole direttamente all'amministratore.

In àmbito condominiale, quindi, il trattamento dei dati personali si realizza con l'elaborazione dell'elenco dei condomini, la predisposizione della tabella millesimale, la redazione del verbale dell'assemblea contenente i nomi dei condomini presenti personalmente o per delega, ecc.: tutte operazioni di “trattamento” dei dati personali da reputarsi lecite e legittime in quanto riferite a informazioni pertinenti, non eccedenti le finalità da perseguire, in ossequio al principio di trasparenza.

Il titolare del trattamento è colui che mette in atto le misure tecniche ed organizzative adeguate per garantire che il trattamento dei dati venga effettuato secondo quanto disposto dal G.D.P.R., ovvero la “compagine condominiale”; poiché l'amministratore è il rappresentante legale del Condominio, egli assume necessariamente il duplice ruolo di titolare del trattamento dei dati (art. 24 G.D.P.R.) e di responsabile del trattamento dei dati (art. 28 G.D.P.R.) relativamente a tutte le attività svolte per la gestione condominiale (nei casi in cui, all'atto della nomina dell'amministratore, l'assemblea conferisca allo stesso il ruolo di responsabile del trattamento dei dati).

Senza entrare nel merito delle innumerevoli questioni in tema di privacy, sia di interesse in questa indagine la garanzia certa del diritto di accesso del singolo condomino agli atti e documenti del condominio, sempre e comunque nel rispetto di alcuni limiti alla richiesta della documentazione condominiale da parte dei singoli condomini: ovvero che l'esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all'attività di amministrazione; che non sia contraria ai principi di correttezza; che non si risolva in un onere economico per il condominio, di cui si è già detto supra.

Si presume così che ogni singola richiesta del condomino venga, di volta in volta, vagliata dall'amministratore in primis e contemperata con gli interessi opposti (del Condominio o, meglio, della intera compagine condominiale) secondo il buon senso o, comunque, il noto principio di buona fede, e ciò per impedire un uso altrimenti distorto, controproducente o semplicemente fazioso di questo strumento da parte di condomini.

Ecco perché, in una recentissima pronuncia del Tribunale di Roma (3 marzo 2022,n. 3464), in un caso che vede, da una parte, un condomino tempestivamente richiedere all'amministratore la visione e la copia dei documenti riguardanti i bilanci oggetto di un'imminente assemblea, e dall'altra l'amministratore fornire riscontro alla richiesta, invitando il condomino ad accedere al proprio studio per esaminare i documenti, senza che quest'ultimo avesse dato seguito all'invito rivoltogli dall'amministratore salvo poi impugnare la delibera di approvazione del rendiconto (per non aver potuto deliberare con cognizione di causa sulle spese indicate in bilancio per mancanza della predetta documentazione), il Tribunale si è espresso a favore dell'amministratore di condominio.

Nel passo conclusivo della propria motivazione, si legge infatti che: “proprio in un'ottica di contemperamento di interessi e di salvaguardia della regolare gestione del condominio, la messa a disposizione dei documenti anche presso il proprio studio, da parte dell'amministratore, deve ritenersi una condotta legittima che soddisfa gli obblighi prescritti dalla legge, non potendo il condomino pretendere l'estrazione di copia e la spedizione dei documenti richiesti prima dell'imminente svolgimento dell'assemblea, poiché, come chiarito dalla giurisprudenza sopra richiamata, il diritto del condominio incontra quale unico limite che il suo esercizio non deve creare intralcio alla gestione condominiale”.

E ancora, a chiosa di questa interpretazione dei fatti in esame da parte del Tribunale romano, in considerazione di un libero ma pragmatico contemperamento degli interessi, viene chiarito apertis verbis che: “si tratta di un limite di buon senso che impedisce l'abuso di questo strumento da parte di condomini avversi all'amministratore, spinti a formulare continue richieste di copie e documenti per ostacolarne l'attività o, piuttosto, a precostituirsi un motivo di impugnazione del futura delibera;non basta, dunque, inoltrare una richiesta di accesso prima dell'assemblea se poi, a fronte di un espresso invito alla consultazione, tale in vito non viene coltivato dal condomino”.

A contrario, invece, sussistono parimenti pronunce della Suprema Corte in cui il comportamento dell'amministratore che, a richiesta del singolo condomino, neghi a quest'ultimo l'accesso alla documentazione contabile relativa al condominio, determina, in sede di approvazione del consuntivo, l'invalidità della relativa delibera data la violazione da parte dell'amministratore dell'obbligo di rendiconto; diversamente, invece, che nel caso di approvazione del preventivo, situazione che non può viceversa determinare l'invalidità della relativa delibera posto che, di norma, la previsione di spesa viene fatta sulla base della gestione dell'anno precedente, dove la documentazione giustificativa delle spese potrà essere conseguita una volta che esse siano state realmente effettuate, e non in via preventiva (v., in tal senso, Cass. civ.,sez. II, 8 agosto 2003, n. 11940).

E ancora: “il condomino ha diritto ad avere accesso - previa richiesta e nel rispetto di adeguate modalità di tempo e luogo - a documenti relativi ad argomenti che saranno posti all'ordine del giorno della successiva assemblea di condominio; qualora tal diritto gli venga negato, le delibere dell'assemblea riguardanti detti documenti, saranno oggetto di annullabilità, in quanto tal diritto incide sul processo di formazione delle maggioranze assembleari” (Cass. civ., sez. II, 11 settembre 2003, n. 13350); in queste fattispecie, quindi, è d'evidenza che la mancata presa visione di tali documenti, oppure per un tempo non sufficientemente bastevole, può condizionare la formazione della volontà assembleare tale da determinare l'annullabilità della deliberazione eventualmente assunta perché viziata.

Infine, quanto allo strumento utilizzato dal condomino per la tutela del proprio diritto all'accesso dei documenti condominiali, ovvero il ricorso al decreto ingiuntivo per consegna, esso risulta appropriato in quanto il ricorso per ingiunzione non prevede solo il pagamento di somme, bensì anche la consegna di cose così come espressamente indicato dall'art.633 c.p.c. che ben può riferirsi alla consegna di una cosa mobile determinata, quale è la documentazione condominiale.

Il Tribunale di Massa ha, inoltre, sapientemente respinto l'eccezione di legittimazione passiva del Condominio in ordine alla spiegata azione monitoria, in considerazione del fatto - pacifico - che l'amministratore di condominio è depositario e custode di tutta la documentazione condominiale, da considerarsi giustappunto bene condominiale, nonché l'unico soggetto tenuto ex lege alla loro conservazione in forza del rapporto di mandato in essere con i condomini, ovvero dello svolgimento di una precisa attività in nome e per conto dei medesimi, le cui azioni riverberano i propri effetti direttamente nella sfera giuridica dei condòmini rappresentati: ragione per cui la legittimazione nel giudizio de quo ricade direttamente in capo all'amministratore.

Si tenga presente che, con il rito speciale sommario, si giunge rapidamente ad una decisione di accoglimento o rigetto del Tribunale competente, alternativo al procedimento ordinario di cognizione, inevitabilmente più lungo e dispendioso, o al nuovo procedimento semplificato post riforma Cartabia.

Baldacci, Il diritto di accesso ai documenti condominiali: modalità e limiti, in Ventiquattroreavvocato, 1° giugno 2014, 6;

Carrato, La Cassazione fa il punto sul diritto di accesso dei singoli condomini alla documentazione condominiale, in Arch. loc. e cond., 2012,fasc., 1, 44;

Lazzaro, Il condominio dopo la riforma, Milano, 2013, 123;

Rezzonico, Manuale del condominio, Rimini, 2018, 761;

Soffientini, L'accesso ai documenti condominiali, Milano, 2013.