Decreto ministeriale - 21/02/2011 - n. 44 art. 12 - Formato dei documenti informatici allegati

Commento

L'articolo 12, ricalcando in parte quanto sancito dall'articolo 11, stabilisce che anche gli allegati debbano essere privi di elementi attivi che, come chiarito dalla norma attuativa (art. 15 provvedimento DGSIA), devono ritenersi file contenenti campi variabili o macro. Per la stessa definizione di “elemento attivo” ci si richiama anche al chiarimento della DGSIA di cui al commento dell'articolo precedente e sarà opportuno ribadire che elemento attivo non si riferisce sicuramente alle immagini ai link e agli indirizzi mail.

Peraltro nel caso degli allegati la norma, a differenza di quanto previsto dall'articolo 11, consente la scansione di immagini che potranno essere allegate in.pdf o negli altri formati elencati nell'articolo 13 delle specifiche.

Prima di analizzare le tipologie di file utilizzabili nel processo telematico sarà opportuno chiarire il significato di estensione del file. L'estensione è la parte del nome di un file posta in coda (suffisso) e composta da un punto seguito da una sequenza di caratteri (di norma tre). Questa sequenza di caratteri permette al sistema operativo di associare il documento con la corrispondente applicazione in grado di aprirlo. I sistemi operativi utilizzano l'estensione anche per mostrare il documento con un simbolo grafico (icona) che semplifica all'utente il riconoscimento del tipo di contenuto (testo, musica, immagini). È opportuno notare inoltre che, nei sistemi operativi di ultima generazione, le estensioni dei file potrebbero risultare nascoste e, per visualizzarle, si dovrà selezionare il file in ed analizzarne le relative proprietà (nei sistemi Windows questa procedura può essere agevolmente effettuata cliccando con il tasto destro del mouse).

Le estensioni più comuni dei file sono in genere le seguenti: .txt .eml .msg per file di testo; .jpg, .png, .bmp, .gif o .psd, per alcuni formati di immagini; .htm, .html, .shtml, .shtm, .stm, per pagine web statiche; .mp3, .ogg o .wav per file contenenti tracce sonore; .doc .docx per file generati dal programma di videoscrittura Microsoft Word; .odt per file generati dal programma di videoscrittura Open Office Writer; .pdf per documenti di tipo PDF; .xls e .xlsx per file contenenti fogli di calcolo generati con Microsoft Excel; .zip o .rar per i file compressi; .avi, .mpeg, .wmv, .mp4, .3gp, .flv per file video.

Nel processo civile telematico la tipologia dei file depositabili è stata ampliata dalle nuove specifiche tecniche in vigore dal 30 settembre 2024 consentendo il deposito di file anche in formato audio e video.

In particolare, per quanto concerne i file audio si possono depositare file in formato MP3 (.mp3), FLAC (.flac), audio RAW (.raw), Waveform Audio File Format (.wav),  AIFF (.aiff, .aif) mentre relativamente ai file video si potranno depositare formati video delle famiglie MPEG2 e MPEG4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg), AVI (.avi).

Per quanto concerne i file audio video si consiglia di prediligere l'utilizzo dei formati .mp3, .mp4, .m4v in quanto formati già compressi che consentono di mantenere un buon rapporto peso qualità. Tuttavia laddove il cliente ci consegni il file originale in formato diverso è sempre consigliabile prediligere il deposito del file nel suo formato originario onde non disperdere le caratteriste intriseche dello stesso sia per non compromettere la qualità e sia i metadati.

Ad esempio nel caso di una produzione fotografica i metadati di una foto indicheranno una serie di informazioni quali la geolocalizzazione, la data e ora e il dispositivo da cui è stata scattata. Ebbene tali dati potrebbero essere indispensabili ai fini probatori e pertanto di consiglia di non disperderli convertendo i documenti in diversi formati.

Tuttavia, qualora i predetti file eccedessero le dimensioni di 60 megabyte, sarà consigliabile convertirli in un formato diverso e che occupi meno spazio riservandosi in ogni caso la produzione dell'originale su supporto durevole (CD/DVD/unità esterna usb) chiedendo preventiva autorizzazione al magistrato.

In considerazione della possibilità di depositare le predette nuove tipologie di file, notoriamente di dimensioni particolarmente grandi, l’articolo 17 ha previsto l’aumento delle dimensioni totali della busta dai precedenti 30 megabyte agli attuali 60 megabyte rimanendo ferma la possibilità di suddividere l’invio in più buste mediante la funzionalità delle buste complementari.

Per comodità di trattazione riportiamo di seguito l’elenco completo dei formati ammessi per gli allegati nel PCT ai sensi dell’articolo 16 delle specifiche tecniche:

1) PDF o PDF/A  .pdf (Visualizzazione testo e/o immagini. Offre un'ottima qualità, definizione e compatibilità e il peso può variare da medio ad elevato. Allo stato è il formato file più diffuso nel PCT);

2) Rich-Text Format .rtf (Elaborazione, formattazione e visualizzazione, formato testo. Offre una elevata compatibilità multipiattaforma ma risulta di peso elevato);

3) Testo .txt (Redazione testo semplice. Offre Elevata compatibilità multipiattaforma e risulta di peso minimo. È indicato per un testo breve e senza pretese di formattazione);

4) Immagini  .jpg, .jpeg (Acronimo di Joint Photographers expert Group. Visualizzazione immagini. Adatto per allegare immagini con discreto rapporto peso/qualità);

5) Immagini .gif (Acronimo di Portable Document File. Visualizzazione immagini. Immagini ottimizzate. Supporta al max 256 colori. Peso minimo/Qualità bassa);

6)Immagini .tiff, .tif (Acronimo di Tagged Image File Format. Immagini ad alta definizione. Qualità/peso elevato. È utilizzato molto nei fax);

7) Immagini DICOM .dcm (acronimo di Digital Imaging and Communications in Medicine si tratta di un formato utilizzatato nella diagnostica per immagini introdotto con le nuove specifiche tecniche del 7 agosto 2024, art. 16)

8) Video - formati video delle famiglie MPEG2 e MPEG4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg), AVI (.avi). (introdotto con le nuove specifiche tecniche del 7 agosto 2024, art. 16)

9) Audio: MP3 (.mp3), FLAC (.flac), audio RAW (.raw), Waveform Audio File Format (.wav),

AIFF (.aiff, .aif). (introdotto con le nuove specifiche tecniche del 7 agosto 2024, art. 16)

10) .zip (Archivio di compressione dati. Buona riduzione peso file. Nel PCT può contenere solo file salvati nei formati precedentemente specificati in questa tabella);

11) .rar (Archivio di compressione dati. Ottima riduzione peso file. Nel PCT può contenere solo file salvati nei formati precedentemente specificati in questa tabella);

12) .arj (Archivio di compressione dati. Ottima riduzione peso file. Nel PCT può contenere solo file salvati nei formati precedentemente specificati in questa tabella);

13) .xml (Acronimo di eXtensible Markup Language, Descrizione campi logici, Comunicazione diretta tra sistemi. Peso minimo. È il formato “ufficiale” del PCT in questo formato i redattori compilano il file denominato datiAtto.xml);

14) .eml (introdotto con le nuove specifiche tecniche del 16 aprile 2014, art. 13);

15) .msg (introdotto con le nuove specifiche tecniche del 16 aprile 2014, art. 13).

Questi due ultimi formati, file di testo ottenuti dal salvataggio di messaggi di posta elettronica comprensivo degli allegati, sono stati appositamente introdotti per poter produrre in giudizio le ricevute di accettazione e avvenuta consegna derivanti da notifiche effettuate in proprio e a mezzo PEC. È bene ricordare che gli allegati contenuti nei file.eml e.msg devono essere della tipologia precedentemente elencata.

Nello stesso articolo in commento viene ulteriormente previsto l'utilizzo dei formati compressi (.zip, .rar, .arj) purché contenenti file salvati nei formati precedentemente specificati. In tal senso è bene considerare il fatto che, alcuni dei formati previsti, sono già compressi e quindi una ulteriore compressione non fornirebbe una effettiva riduzione delle dimensioni del file finale. Nel caso di formati compressi la firma digitale, se richiesta, deve essere applicata dopo la compressione. Ad oggi tuttavia, il formato più diffuso per il PCT, è il formato PDF il quale, oltre ad offrire alta qualità e definizione permette anche la massima compatibilità e interoperabilità tra sistemi operativi.

Nel caso di utilizzo di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione.

Nelle modifiche dei formati si segnala che relativamente ai file di immagine viene affiancato al .jpg il .jpeg e al .tiff il .tif, oltre all'inserimento del formato DICOM (.dcm) quest'ultimo utilizzato per la diagnostica per immagini e quindi molto utile in ambito di contenziosi e relative consulenze tecniche in ambito medico. Per quanto concerne la visualizzazione dei file DICOM i sistemi operativi non dispongono in genere di programmi dedicati, tuttavia è possibile reperire facilmente on line sosftware o applicazioni gratuite che ne consentono la visualizzazione.