Accettazione dei depositi dal PDP tra interventi correttivi, rettifiche e precisazioni

Introduzione. Le specifiche tecniche e l'introdotta accettazione automatica del deposito

Il 30 settembre 2024 sono entrate in vigore le nuove specifiche tecniche per l'utilizzo del Portale dei servizi telematici e i depositi degli atti processuali, nei procedimenti civili e penali, previste dal provvedimento ministeriale emanato il 2 agosto 2024 dal direttore generale del DGSIA e pubblicate il successivo 7 agosto sul portale dei servizi telematici del Ministero della Giustizia. Viene ampiamente interpolato il d.m. n. 44/2011.

Tra le principali novità si segnala (oltre alla specifica relativa al formato dei file allegabili ai documenti ed alla trasmissione degli atti da parte dei soggetti abilitati esterni) l'accettazione automatica del deposito telematico dell'atto al PDP, con conseguente eliminazione del controllo-filtro da parte del personale di cancelleria e segreteria in fase di accettazione dei depositi che, adesso, potranno essere rifiutati solo in presenza di “errori tecnici”.

L'art. 19, comma 9, delle nuove specifiche tecniche prevede che «A seguito dell'invio dell'atto processuale i sistemi informativi ministeriali procedono alla verifica ed accettazione automatica del deposito degli atti inviati dai difensori rispetto ai quali vi è corrispondenza tra i dati inseriti sul PDP ed i dati di registro del procedimento penale, senza intervento degli operatori di segreteria e di cancelleria».

A partire dal 30 settembre 2024, quindi, all'invio da PDP di un atto difensivo nativo digitale fa seguito una verifica da parte dei sistemi ministeriali (APP e ReGeWEB) in ordine alla corrispondenza tra i dati inseriti sul portale dall'avvocato e i dati presenti nei registri di cancelleria. Nello specifico, la verifica verrà condotta seguenti campi:

‒ anno e numero di iscrizione del procedimento;

‒ dati anagrafici e tipologia della parte processuale rappresentata;

‒ presenza del c.d. atto abilitante, ove occorra (art. 19, comma 4), ossia prima dell'emissione dell'avviso di conclusione delle indagini preliminari, o prima della richiesta di archiviazione o, ancora, della proroga di indagini.

All'esito del positivo controllo di corrispondenza dei dati, il deposito verrà automaticamente accolto dal sistema, e quindi i documenti informatici oggetto del deposito verranno acquisiti direttamente nel fascicolo informatico. All'avvocato depositante verrà inviata immediatamente notizia dell'avvenuta accettazione del deposito senza che sia necessaria alcuna attività da parte delle segreterie e delle cancellerie.

Non c'è più, dunque, il filtro preventivo che ha portato un numero di rifiuti degli atti inaccettabile (intorno al 20%). Si tratta di una grande conquista visto che l'intermediazione dell'operatore stava dando luogo alla “giurisdizionalizzazione del cancelliere”. Ed invece, non poteva essere il cancelliere ad aprire o chiudere le porte all'accesso della giustizia!

Intervento correttivo sugli applicativi del PDP

La circolare dell'8 novembre 2024 ha ad oggetto: «APP – ReGeWEB – PDP: ulteriore intervento evolutivo sui sistemi penali relativo all'accettazione automatica dei depositi dal Portale dei depositi Atti Penali (PDP). Interventi correttivi».

Si specifica che nell'ambito dell'attività di adeguamento dei sistemi giustizia sono stati realizzati aggiornamenti evolutivi che riguardano i sistemi APP, ReGeWEB e PDP. Le versioni aggiornate sono:

• APP versione 2.0.4
• ReGeWEB versione 12.1.11
• PDP 5.5.0

Si passa a riassumere gli interventi evolutivi riguardanti i suddetti applicativi.

Modifiche realizzate su APP:

• Al fine di gestire le casistiche di depositi, accettati automaticamente dal sistema o manualmente da un operatore, inviati dai difensori a uffici diversi da quello che ha in gestione il fascicolo nel momento in cui il deposito perviene, è stata realizzata una nuova funzionalità denominata “Trasmetti all'ufficio competente”. L'attivazione del relativo tasto, possibile solo in relazione a depositi già accettati e raggiungibile dalla sezione documentale del fascicolo o dall'elenco dei documenti del deposito, consente di trasmettere gli atti all'ufficio competente, che abbia già protocollato il fascicolo.

A seguito della trasmissione in parola, i documenti afferenti al deposito saranno visibili, per i profili amministrativi, all'interno della card “Ricevuti” e contrassegnati dal tag “Atto da avvocato”. Sugli stessi l'utente potrà operare, singolarmente o massivamente, l'operazione di classificazione, con conseguente opzione di segnalazione al Magistrato, e quella di cosiddetto “scodamento”, attraverso l'uso del tasto “agli atti”. L'utente Magistrato visualizzerà gli stessi documenti all'interno della card “Pendenti”.

• L'azione di trasmissione ad altro ufficio sarà tracciata nella storia del documento.
• È stata aggiunta la possibilità di ricercare, nella sezione documentale dei fascicoli, attraverso il filtro “testo”, l'anno e il numero dell'identificativo di ciascun deposito. Questi dati compariranno anche tra le informazioni dei singoli documenti provenienti dal PDP.

Modifiche realizzate su ReGeWEB:

• Per gli uffici che ancora non possono utilizzare APP (Giudice di pace, Procura generale presso la Corte d'appello, Corte d'assise d'appello, Tribunale del riesame) e per gli uffici del Dibattimento, "Trasmetti all'ufficio competente" introdotta in ReGeWEB, dove sarà raggiungibile dalla pagina “Gest.doc. e atti”. L'ufficio ricevente avrà visibilità degli atti così trasmessigli selezionando la voce “Atti da altro ufficio”, disponibile nella voce di menu “Ricezione atti da avvocato”.

Regola generale che presidia la nuova funzionalità “Trasmetti all'ufficio competente”, sia in APP che in ReGeWEB, è che ufficio destinatario non potrà rifiutare la trasmissione, ma potrà, se necessario, trasmettere il deposito ad altro ufficio che abbia già protocollato il fascicolo.

Modifiche realizzate su PDP:

• Nelle sezioni dei “Procedimenti Autorizzati” e dei “Procedimenti Autorizzati DEFINITI”, è stato inserito un messaggio per ricordare agli utenti di azionare il tasto “Aggiorna elenco” prima di effettuare un nuovo deposito, laddove il procedimento di interesse non compaia nell'elenco. Si ricorda, infatti, che il tasto in parola ha la funzione di aggiornare il PDP con le informazioni dei registri di cancelleria.

La circolare ricorda che dall'8 novembre 2024 si procederà all'installazione delle modifiche in oggetto in ambiente di Esercizio, con fermo dei sistemi a partire dalle ore 17:00 e sino a successivo ripristino, su tutti i distretti ad eccezione di quello di Perugia, per il quale l'aggiornamento è rimandato al giorno 11 novembre 2024, a partire dalle ore 16:30 e sino a successivo ripristino, a causa di attività infrastrutturali già pianificate sulla stessa sede per i giorni indicati.

Atti esclusi dall'accettazione automatica del PDP

La circolare della DGSIA del 12 novembre 2024, per agevolare gli Uffici Giudiziari nell'organizzazione e nella gestione delle attività di lavorazione dei depositi telematici operati dai difensori tramite il portale PdP, si forniscono i seguenti chiarimenti relativi alle tipologie di atti processuali esclusi dalla accettazione automatica e, rispetto ai quali, è ancora necessaria Ia verifica ed accettazione manuale da parte degli operatori addetti.

Sono sempre escluse dall'accettazione automatica le seguenti tipologie di depositi.

• Nomina difensiva nei casi in cui è necessario allegare un atto abilitante (quindi prima dell'emissione dell'avviso di concluse indagini ex art. 415-bis c.p.p.);
• Richiesta di accesso agli atti;
• Richiesta avocazione al Procuratore Generale;
• Rescissione del giudicato;
• Revisione;
• Riparazione per ingiusta detenzione;
• Denunce;
• Querele;
• Istanze procedimento;
• Integrazioni di denuncia/querela/istanza procedimento o Richieste di certificati;
• Solleciti;
• Tutti gli atti depositabili al Tribunale del Riesame.

Per i casi di querela, denuncia e istanza di procedimento il direttore generale della DGSIA il 30 ottobre 2024 ha firmato un importante avviso di rettifica per il quale al comma 12 lettera c) dove c'è scritto «Nel caso di denuncia, di querela e di istanza di procedimento, l'accoglimento equivale al ricevimento ed iscrizione del procedimento nel ReGeWEB da parte della procura della Repubblica;» leggasi «Nel caso di denuncia, di querela e di istanza di procedimento, l'accoglimento equivale al ricevimento nel ReGeWEB da parte della procura della Repubblica;». In sostanza sono state eliminate le parole «ed iscrizione del procedimento». Eliminazione quanto mai opportuna in quanto il potere di iscrivere la notizia criminis spetta esclusivamente al Pubblico ministero.

La circolare del 12 novembre 2024 precisa che sono, inoltre, esclusi dall'accettazione automatica, per motivazioni relative alla tutela del segreto della fase delle indagini, tutti i depositi inviati al GIP relativi a fascicoli che si trovano in iter interlocutorio, con l'eccezione delle richieste di incidente probatorio, di convalida fermo o arresto, di proroga dei termini di indagine e di ammissione all'oblazione; sono anche esclusi i depositi indirizzati al GIP verso fascicoli oggetto di richiesta di emissione di decreto penale di condanna e di sentenza ex art. 129 c.p.p.

Si evidenzia che, per gli stessi procedimenti qui richiamati, esclusi dall'operatività dell'accettazione automatica, non viene esposto al difensore sul PdP il numero di registro generale assunto pressa l'ufficio GIP.

Nel ribadire l'assoluto spirito di collaborazione e confronto nell'avvio all'utilizzo dell'Applicativo per il Processo Penale, la circolare coglie l'occasione per ricordare che al link https://helpdesk.giustizia.it e attivo il servizio di assistenza, deputato altresì a veicolare alla DGSIA ogni richiesta che possa contribuire al miglioramento dei sistemi.

Si ritiene opportuno indirizzare la Circolare di chiarimenti anche all'avvocatura tutta, al fine di rendere quanto più diffuse e consapevoli le modalità di utilizzo del Portale PdP e gli effetti del suo "colloquio" con gli applicativi degli Uffici giudiziari.

ln particolare, si coglie l'occasione per sensibilizzare gli utenti avvocati a verificare, nella fase preliminare all'invio del deposito sul PdP, l'esatta corrispondenza tra il contenuto dell'atto depositando e la selezione della relativa tipologia, così come la correttezza dei numeri di procedimento e dell'ufficio destinatario, prerequisiti per un corretto indirizzamento del deposito e una corretta alimentazione del fascicolo processuale digitale, nell'ottica della sua gestione interna e della successiva consultazione.

Conclusioni

Le circolari suindicate (e l'opportuna rettifica del 30 ottobre 2024) cercano di spazzare le polemiche alimentate da alcune fonti sui problemi di funzionamento dell'applicativo per il deposito telematico degli atti penali.

Lo stesso dicastero, in una nota pubblicata il 13 novembre 2024, ha tenuto a precisare che l'App per il Processo penale telematico funziona regolarmente. Nel report della DGSIA si evince che tra il 1° settembre 2024 e il 31 ottobre 2024 risultano aperti dagli utenti degli uffici giudiziari italiani un totale di 785 ticket di II livello, di questi sono soltanto 5 i ticket aperti con un oggetto basato sulla “instabilità” del sistema, che sarebbe stata riscontrata durante la redazione di provvedimenti tramite il wizard di Word Online. Così il Ministero della Giustizia oggi smentisce la notizia di diffusi disservizi riportata da alcuni media nazionali.

L'applicazione, prosegue via Arenula, contiene, inoltre, un completo elenco di modelli di provvedimenti a disposizione dei magistrati che possono caricare autonomamente su APP il proprio provvedimento, redatto in base al modello creato personalmente, e depositarlo telematicamente come prevede la legge.

Secondo la nota del Ministero della Giustizia, il provvedimento redatto dal PM non dipende da una validazione della segreteria del PM, come erroneamente riportato da alcuni organi di stampa, ma in base al Codice di procedura penale è la segreteria del PM che consente il “deposito” dell'atto nel sistema informatico.

Non risponde al vero, inoltre, che il sistema dell'accettazione automatica dei depositi degli avvocati – prevista dalla legge – non verifichi la “coerenza” dell'atto e riceva atti processuali destinati ad altro ufficio giudiziario. È sufficiente ricordare che il difensore ha diritto di depositare nel fascicolo informatico tutti gli atti processuali che ritiene necessari per esercitare il suo diritto di difesa e sarà poi solo il magistrato a decidere, nel contraddittorio tra le parti, se il deposito è inammissibile.

Il Ministero, infine, precisa che il sistema informatico non iscrive affatto automaticamente un procedimento penale a seguito della semplice denuncia depositata dall'avvocato. L'applicativo APP assicura solo l'accettazione automatica della denuncia trasmessa telematicamente nei sistemi giustizia; spetta poi esclusivamente al PM decidere se iscrivere un nuovo procedimento penale e a carico di chi, come prescritto dall'art. 335 c.p.p.

La transizione dal cartaceo al digitale comporta dei vantaggi sulla gestione del lavoro di tutti gli operatori, anche degli avvocati ma occorre stare attenti che il mancato rispetto delle specifiche tecniche rischia di portare con sé insidiose inammissibilità digitali.