Il processo di “digitalizzazione” del diritto societario: la seconda fase

La direttiva UE 2025/25 e il quadro normativo di riferimento

La direttiva UE 2025/25 del Parlamento europeo e del Consiglio, pubblicata nella G.U. dell'UE serie L del 10 gennaio 2025 (“Direttiva”) interviene ad integrare e modificare il quadro normativo europeo teso ad ampliare e a migliorare l'uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario.

In particolare, la Direttiva interviene sulle direttive già emanate, ovvero le direttive 2009/102/CE e direttiva (UE) 2017/1132, come successivamente integrate dalla direttiva (UE) 2019/1151.

La Direttiva è entrata in vigore il 30 gennaio 2025 e gli Stati membri avranno 30 mesi di tempo per recepirla.

Nel 2019, la direttiva sulla digitalizzazione (UE) 2019/1151 ha garantito la possibilità di effettuare on-line alcuni procedimenti di diritto societario, in particolare introducendo la possibilità di costituzione on-line di talune società (s.r.l e S.r.l.s). La Direttiva è complementare in quanto volta ad aumentare la disponibilità delle informazioni sulle società, in particolare a livello comunitario, e ad eliminare gli ostacoli amministrativi quando le imprese e le autorità utilizzano tali informazioni per operazioni o questioni transfrontaliere.

Come precisato nel considerando 1 della Direttiva: “(1) La direttiva (UE) 2017/1132 del Parlamento europeo e del Consiglio stabilisce, tra l'altro, le norme in materia di pubblicità delle informazioni relative alle società in registri delle imprese negli Stati membri per rafforzare la certezza del diritto nel mercato interno e le norme su un sistema di interconnessione dei registri. Tale sistema di interconnessione dei registri è operativo dal giugno 2017 e attualmente collega i registri di tutti gli Stati membri. In risposta agli sviluppi digitali, la direttiva (UE) 2017/1132 è stata modificata dalla direttiva (UE) 2019/1151 del Parlamento europeo e del Consiglio per stabilire norme per la costituzione interamente online di società di capitali, la registrazione interamente online delle succursali transfrontaliere e la presentazione interamente online di documenti e informazioni ai registri delle imprese.”

La Direttiva, quindi, sfrutta l'apporto degli strumenti digitali per rendere più facilmente disponibili i dati sulle società, creando amministrazioni pubbliche più connesse e riducendo gli oneri burocratici nelle situazioni transfrontaliere. Con ciò, mira ad accrescere la fiducia e la trasparenza nel contesto imprenditoriale e ad agevolare le operazioni e le attività delle società nel mercato interno, in particolare in relazione alle microimprese e alle piccole e medie imprese (PMI), come definite nella raccomandazione 2003/361/CE della Commissione.

Ricordiamo che, già con la direttiva la direttiva (UE) 2017/1132 sono state introdotte misure volte a garantire non solo che le informazioni sulle società siano rese pubbliche, ma anche che i terzi possano avvalersi di tali informazioni. Inoltre, la direttiva (UE) 2019/1151 ha introdotto l'applicazione del principio “una tantum” – in omaggio al Regolamento (UE) 2018/1724 e a quanto riconosciuto dalla Commissione con comunicazione del 9 marzo 2021 (si veda la “Bussola per il digitale 2030”) - in modo tale da far sì che le società non siano tenute a ripresentare più volte le stesse informazioni alle autorità pubbliche e conseguentemente ne risultino ridotti i costi e gli oneri amministrativi connessi alla costituzione di società.

Il lungo processo di “digitalizzazione”, pertanto, continua con la Direttiva appena pubblicata in G.U. sulla scia delle novità e dei miglioramenti già introdotti dalle direttive (UE) 2017/1132 e (UE) 2019/1151.

Le principali novità introdotte dalla direttiva UE 2025/25

Visto il quadro di insieme nel quale interviene la Direttiva, passiamo ad individuare e ad elencare le novità più rilevanti dalla medesima apportate, e precisamente:

1. Certificato UE riconosciuto da tutti gli Stati membri - La Direttiva prevede che i registri nazionali emettano un certificato UE, accettato indistintamente da tutti gli Stati membri, che rappresenti la prova della avvenuta costituzione della società e di tutte le informazioni alla medesima attinenti che sono conservate nel registro presso il quale la società risulta iscritta. Viene inoltre disposto che ciascuna società possa richiedere il proprio certificato a titolo gratuito e in formato elettronico a meno che ciò non pregiudichi gravemente il finanziamento dei registri nazionali (si veda l'art. 16-ter);
2. Procura digitale: si consente a tutte le società, sia di persone che di capitali, di utilizzare un modello UE di procura digitale atto ad autorizzare una persona a rappresentarle per lo svolgimento di procedure, quali ad esempio la costituzione di società, la chiusura di sedi secondarie o anche procedure straordinarie. La procura dovrà essere autenticata per mezzo di servizi fiduciari di cui al regolamento eIDAS 2 (regolamento europeo 2024/1183) ed il suo conferimento, modifica o revoca deve essere compatibile per l'uso con l'Eudi wallet (i.e. l'identità digitale valida a livelll comunitario)(si veda l'art. 16 quater).
3. Rafforzamento del sistema di interconnessione dei registri (BRIS): si rinforza il principio della interconnessione fra i diversi registri europei, quali il registro dei titolari effettivi e il registro delle insolvenze (si veda l'art. 22);
4. Applicazione del “once-only principle" per la creazione di succursali: qualora una società di capitali o una società di persone registri una succursale in un altro Stato membro, il registro in cui è iscritta la succursale recupera, attraverso il sistema di interconnessione dei registri, i documenti e le informazioni sulla società rilevanti per la procedura di registrazione disponibili nel registro dello Stato membro in cui la società è iscritta, senza che alla società sia richiesto di fornirli (si veda l'art. 28-bis).
5. Previsione di diverse modalità di controllo, ovvero: a) un controllo preventivo di carattere amministrativo, giudiziario o notarile (o una loro combinazione) al momento della costituzione della società, sull'atto costitutivo e sullo statuto delle società di capitali o di persone, fatta eccezione per le legislazioni che prevedano la forma dell'atto pubblico per tali documenti; b) un controllo di legalità, per le società di capitali e le società di persone, dell'atto costitutivo della società, del suo statuto, (anche in caso di modifica ditali documenti) se quest'ultimo forma oggetto di atto separato (si veda l'art. 10). c) l'estensione delle informazioni da comunicare al registro delle imprese per le società di capitali rispetto a quanto già previsto dalla direttiva (UE) 2017/1132, ovvero la pubblicazione dell'oggetto sociale che descrive la sua attività principale o le sue attività principali che può essere espresso anche mediante l'utilizzo di un codice NACE, qualora il diritto nazionale consenta l'uso di tali codici e l'oggetto della società sia registrato nel registro nazionale (il codice NACE è un codice a 6 caratteri che registra la classificazione statistica delle attività economiche nella Comunità europea) (si veda l'art. 14); d) la previsione di obblighi informativi per le società di persone, ovvero un elenco di documenti e informazioni (tra le quali si segnala: denominazione, forma giuridica, sede sociale, generalità dei soci, degli amministratori o di altri rappresentanti statutari che sono autorizzati a rappresentare la società di persone nei rapporti con i terzi; etc.) che le società di persone devono obbligatoriamente pubblicare nel registro delle imprese (si veda l'art. 14-bis); e) la previsione di obblighi informativi per i gruppi di società: si introduce l'obbligo di pubblicità per le informazioni relative ai gruppi per i quali le società madri sono tenute a redigere e pubblicare bilanci consolidati e che tali informazioni siano disponibili gratuitamente attraverso un sistema di interconnessione dei registri (si veda l'art. 19-ter).
6. Esenzione dalla legalizzazione e da qualsiasi formalità analoga: si introduce l'obbligo per gli Stati membri di provvedere affinché le copie e gli estratti di documenti e informazioni forniti e certificati conformi da un registro, incluse le traduzioni certificate, che devono essere presentati in un altro Stato membro, siano esentati da ogni forma di legalizzazione e da qualsiasi formalità analoga.

Si noti, in particolare, che con riferimento ai profili sub (5) lettere d) ed e) sopra, Assonime aveva espresso un'opinione contraria nella risposta alla consultazione alla proposta di Direttiva emanata il 29 marzo del 2023, ritenendo in particolare  che (i) per le società di persone il regime di responsabilità illimitata normalmente applicabile ai sensi del diritto nazionale dovrebbe essere considerato una salvaguardia sufficiente per i terzi che effettuano transazioni commerciali con queste entità e (ii) per i gruppi fossero sufficienti gli obblighi di informativa già previsti ai sensi della direttiva contabile (direttiva 2013/34/UE).

Entro il 31 luglio 2027, gli Stati membri devono adottare e pubblicare le disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi alla Direttiva, informandone la Commissione ed applicano le misure a decorrere dal 31 luglio 2028.

Si prevede poi che, con riferimento alle disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi all'articolo 19, paragrafo 2, lettera i), della direttiva (UE) 2017/1132 (i.e “Oneri per il rilascio di documenti e informazioni relativi alle società di capitali [..] il numero medio di dipendenti della società durante l'esercizio finanziario, qualora il diritto nazionale preveda che tale informazione sia resa disponibile nel bilancio della società e a partire dal momento in cui l'informazione stessa è un dato estraibile.”) e all'art. 19-ter di tale direttiva (i.e. “Informazioni relative ai gruppi di società”) (come introdotti dalla Direttiva in esame), l'obbligo di adozione e pubblicazione ha come scadenza il 1° agosto 2028 e le disposizioni si applicheranno a decorrere dal 1° agosto 2029.

L'introduzione di nuovi strumenti di circolazione transfrontaliera e il rafforzamento del BRIS

Riprendendo la via già tracciata dalla direttiva (UE) 2019/1151, come indicato nel paragrafo v, la Direttiva introduce in particolare due nuovi strumenti di circolazione transfrontaliera sui quali vale la pena soffermarsi e, precisamente, (i) il certificato UE riconosciuto da tutti gli Stati membri e (ii) la procura digitale.

Diventerà pertanto oltremodo importante mantenere elevati standard di certezza e sicurezza giuridica per quanto riguarda sia la verifica dell'identità delle parti che i controlli di legalità sostanziale, come pure, non da ultimo, la conservazione e l'accessibilità della documentazione.

Sotto il profilo dei controlli, la Direttiva lascia agli Stati, pur nel rafforzamento dei controlli preventivi, la scelta se il controllo debba essere di carattere amministrativo, giudiziario o notarile (o una combinazione di tali tipologie), nel rispetto degli ordinamenti giuridici nazionali e delle tradizioni giuridiche degli Stati membri. L'Italia parte avvantaggiata in quanto (a differenza dei paesi anglosassoni) fa già uso attraverso l'attività notarile del modello di controllo preventivo. Il Notaio italiano infatti accerta l'identità delle parti scongiurando il rischio di furti di identità.

In particolare, con l'introduzione della procura digitale si registrerà una riduzione della burocrazia e degli oneri amministrativi con ciò favorendo in particolare le PMI. Il conferimento della procura e la relativa revoca, appositamente iscritte nei registri, avverranno secondo le procedure previste dal diritto nazionale, purché garantiscano la verifica dell'identità, della capacità di agire nonché dell'autorità a rappresentare la società del soggetto che conferisce la procura.

Ricordiamo che la direttiva 2012/17/UE e il successivo regolamento europeo n. 2015/884 di esecuzione della direttiva stessa, hanno istituito, a livello europeo, il "sistema di interconnessione dei registri delle imprese" (Business Registers Interconnection System - BRIS) e hanno stabilito l'obbligo per tutti i Paesi dell'UE di partecipare a tale sistema connettendo il proprio registro nazionale alla piattaforma centrale europea. L'Italia è stata tra i primi ad attivare il collegamento con il decreto di recepimento datato 8 giugno 2017. Attraverso il portale europeo “e-Justice” è infatti possibile consultare informazioni relative alle vicende amministrative che interessano le imprese iscritte nei registri diversi Stati europei (ad esempio, il trasferimento della sede legale o le operazioni straordinarie quali fusioni, scissioni). Inoltre, grazie al sistema BRIS, in totale conformità alla normativa in materia di trattamento dei dati personali di cui al regolamento UE 2016/679 (GDPR), è ora possibile lo scambio di informazioni tra Stati membri concernenti l'esistenza di cause di ineleggibilità degli amministratori. L'obiettivo è evitare che un soggetto interdetto dalla carica di amministratore in uno Stato membro possa eludere tale divieto assumendo la medesima carica in altro Stato appartenente all'Unione Europea.

In questo quadro di insieme, la Direttiva si propone di ampliare la quantità di informazioni veicolate attraverso il BRIS, con conseguente incremento degli scambi tra i diversi registri, al contempo migliorando l'affidabilità delle stesse.

Il tutto si tradurrà anche in una riduzione delle formalità connesse all'accesso alle informazioni e in minori oneri e costi per le stesse società (pensiamo alle PMI) che trasmettono i dati. Ad esempio, grazie al trasferimento dei dati tra i vari registri, le informazioni dovranno essere comunicate “una tantum”, senza necessità di ripresentarle ad ogni registro in caso di costituzione di succursali o società in un altro Stato membro.

La Direttiva intende al contempo garantire che i dati sulle imprese contenuti nei registri siano accurati, affidabili e aggiornati. I registri nazionali saranno pertanto tenuti a emettere i certificati, in Italia, anche per le società di persone (società in nome collettivo e società in accomandita semplice). Tali documenti dovranno essere accettati in tutti gli Stati membri come prova sufficiente, al momento dell'emissione, della costituzione della società e del suo oggetto.

I nuovi obblighi informativi per le società e per i gruppi

Ai sensi dell'art. 14 della direttiva (UE) 2017/1132, l'obbligo della pubblicità per le società di capitali deve riguardare almeno gli atti e le indicazioni seguenti: “(a) l'atto costitutivo e lo statuto, se quest'ultimo forma oggetto di atto separato; (b) le modifiche all'atto costitutivo o allo statuto, ivi inclusa la proroga della società; (c) dopo ogni modifica dell'atto costitutivo o dello statuto, il testo integrale dell'atto modificato nella sua redazione aggiornata; (d) la nomina, la cessazione dalle funzioni nonché le generalità delle persone che, in quanto organo previsto per legge o membri di tale organo: (i) hanno il potere di obbligare la società di fronte ai terzi e di rappresentarla in giudizio; le misure di pubblicità precisano se le persone che hanno il potere di obbligare la società possano agire da sole o siano tenute ad agire congiuntamente; (ii) partecipano all'amministrazione, alla vigilanza o al controllo della società;(e) almeno una volta l'anno, l'importo del capitale sottoscritto, quando l'atto costitutivo o lo statuto menzionano un capitale autorizzato, a meno che ogni aumento del capitale sottoscritto comporti una modifica dello statuto; (f) i documenti contabili di ciascun esercizio finanziario la cui pubblicazione è obbligatoria in forza delle direttive del Consiglio 86/635/CEE, 91/674/CEE e della direttiva 2013/34/UE del Parlamento europeo e del Consiglio; (g) ogni trasferimento della sede sociale; (h) lo scioglimento della società; (i) la sentenza che dichiara la nullità della società; (j) la nomina e le generalità dei liquidatori e i loro rispettivi poteri, a meno che tali poteri risultino espressamente ed esclusivamente dalla legge o dallo statuto; (k) l'eventuale chiusura della liquidazione e la cancellazione dal registro negli Stati membri in cui quest'ultima produce effetti giuridici.”

La Direttiva integra la direttiva (UE) 2017/1132 aggiungendo una nuova lettera, la lettera (l), all'elenco delle informazioni che devono essere incluse negli atti e nella documentazione societaria, includendo “l'oggetto della società che descrive la sua attività principale o le sue attività principali, che può essere espresso utilizzando il pertinente codice della classificazione statistica delle attività economiche nelle Comunità europee (NACE), qualora tale codice sia utilizzato ai fini del registro a norma del diritto nazionale applicabile e qualora l'oggetto sia iscritto nel registro nazionale”.

Con riferimento alle società di persone, segnaliamo che la direttiva (UE) 2017/1132 non aveva imposto obblighi di informazione e di pubblicità. La Direttiva introduce invece una apposita disposizione, ovvero l'art. 14 bis rubricato “Atti e informazioni soggetti all'obbligo di pubblicità per le società di persone (partnership)”. Tale disposizione prevede per gli Stati membri l'obbligo di far sì che le società in nome collettivo e le società in accomandita semplice rendano pubblici “almeno gli atti e le informazioni seguenti: (a) la denominazione della società di persone; (b) la forma giuridica della società di persone; (c) la sede sociale, o suo equivalente, della società di persone; (d) il numero di iscrizione della società di persone nel registro; (e) l'importo massimo della responsabilità o del conferimento di ogni socio accomandante, laddove tali informazioni siano iscritte nel registro nazionale; (f) l'atto costitutivo e lo statuto, se quest'ultimo forma oggetto di atto separato, laddove la presentazione di tali documenti al registro sia richiesta dal diritto nazionale; (g) le modifiche degli atti di cui alla lettera f), compresa la proroga della durata della società di persone, se quest'ultima ha una durata limitata; (h) dopo ogni modifica dell'atto costitutivo o dello statuto di cui alla lettera f), il testo integrale dell'atto o dello statuto modificato nella sua redazione aggiornata; (i) le generalità dei soci, degli amministratori o di altri rappresentanti statutari che sono autorizzati a rappresentare la società di persone nei rapporti con i terzi e nei procedimenti giudiziari, e le informazioni che precisano se tali persone sono autorizzate a rappresentare la società di persone da sole o sono tenute ad agire congiuntamente, oppure, ove non sia il caso, le informazioni circa la natura e la portata dell'autorizzazione dei soci, degli amministratori o di altri rappresentanti a rappresentare la società di persone e le loro generalità; (j) qualora diverse da quelle di cui alla lettera i), le generalità dei soci che rispondono illimitatamente e, nel caso delle società in accomandita, anche le generalità dei soci accomandanti, qualora tali generalità siano rese pubblicamente disponibili nel registro nazionale; (k) i documenti contabili di ciascun esercizio finanziario la cui pubblicazione è obbligatoria in forza delle direttive 86/635/CEE, 91/674/CEE e 2013/34/UE; (l) lo scioglimento della società di persone, se tale informazione è iscritta nel registro nazionale; (m) la sentenza che dichiara la nullità della società di persone, se tale informazione è iscritta nel registro nazionale; (n) le generalità dei liquidatori e i loro rispettivi poteri, se tali informazioni sono iscritte nel registro nazionale, a meno che tali poteri risultino espressamente ed esclusivamente dalla legge o dallo statuto della società di persone; (o) l'eventuale chiusura della liquidazione e, negli Stati membri in cui la cancellazione dal registro produce effetti giuridici, il fatto che è stata effettuata tale cancellazione, se tale informazione è iscritta nel registro nazionale.”

A partire dal luglio 2028, pertanto le società di persone, e precisamente per l'Italia le società in nome collettivo e le società in accomandita semplice, saranno tenute – oltre a rendere pubblici i dati quali la denominazione, la forma giuridica, la sede sociale ed il numero di registrazione, la generalità dei soci e degli amministratori con relativi poteri, le modifiche statutarie -  a rispettare altresì gli obblighi di redazione e pubblicazione del bilancio annuale, ovvero una normativa in materia di trasparenza aziendale pari a quella prevista per le società di capitali. Non sono coinvolte le società semplici in quanto non esercitano attività commerciale.

Tutto ciò segna senz'altro una svolta nella gestione delle piccole e medie imprese (PMI) in Europa. Occorrerà capire se verrà poi prevista qualche semplificazione soprattutto per le società di minore dimensione.

Con riferimento ai gruppi, nel considerando 18 della Direttiva si fa esplicito riferimento al fatto che “Le informazioni sui gruppi di società sono importanti per promuovere la trasparenza e rafforzare la fiducia nel contesto imprenditoriale, nonché per contribuire all'individuazione efficace di meccanismi fraudolenti o abusivi che potrebbero incidere sulle entrate pubbliche e sulla credibilità del mercato interno.” Ed ancora, nel considerando 19, si afferma che “Sebbene le informazioni sui gruppi di società che devono elaborare bilanci consolidati a norma della direttiva 2013/34/UE siano incluse in tali bilanci, è necessario facilitare l'accessibilità pubblica di tali informazioni. I bilanci sono spesso disponibili solo dietro versamento di un onere e i portatori di interessi devono essere a conoscenza dell'esistenza di un gruppo di società, e di come ricercare e interpretazione tali informazioni nel bilancio consolidato. Le informazioni pubblicamente disponibili sui gruppi di società attraverso il sistema di interconnessione dei registri assicurano una maggiore trasparenza e un facile accesso a tali informazioni. La disponibilità di queste ultime

attraverso il sistema di interconnessione dei registri consentirebbe inoltre di collegare automaticamente una società ad altre società facenti parte dello stesso gruppo di società grazie al loro EUID e di fornire accesso a ulteriori informazioni su ciascuna società all'interno di un gruppo di società.”

Appare chiaro che l'obiettivo della Direttiva sia quello di lasciare alla portata di tutti quanto più informazioni possibili relative ai gruppi di società. Si favorisce e si raccomanda al riguardo attraverso il sistema di interconnessione dei registri “una rappresentazione visuale della struttura di gruppo basata sulla catena di controllo” che individui altresì la posizione di ciascuna controllata nella struttura del gruppo.

Più precisamente, l'art. 19 ter della Direttiva si riferisce ai gruppi per i quali le società madri sono tenute alla redazione del bilancio consolidato e prevede che si mettano a disposizione le seguenti informazioni:

a) “i) se la società capogruppo è soggetta al diritto di uno Stato membro, il nome, la forma giuridica e l'EUID della società capogruppo che ha redatto il bilancio consolidato, e lo Stato membro in cui è registrata; o ii) se la società capogruppo è soggetta al diritto di un paese terzo, il nome della società capogruppo che ha redatto il bilancio consolidato, il paese terzo in cui è registrata e, se disponibile, il numero di iscrizione nel registro e il nome del registro o, in alternativa, se il bilancio consolidato è stato redatto dalla società madre intermedia, la denominazione, la forma giuridica e l'EUID di tale società madre intermedia e lo Stato membro in cui è registrata;

e

b) i) per ciascuna controllata soggetta al diritto di uno Stato membro, le informazioni di cui all'articolo 28, paragrafo 2, lettera a), punto i), della direttiva 2013/34/UE nonché all'articolo 19, paragrafo 2, lettere da a) a c), e all'articolo 19 bis, paragrafo 2, lettere da a) a c), della presente direttiva; e ii) per ciascuna controllata soggetta al diritto di un paese terzo, le informazioni di cui all'articolo 28, paragrafo 2, lettera a), punto i), della direttiva 2013/34/UE; a tale riguardo, le informazioni sulla sede sociale comprendono il paese terzo in cui la controllata ha la propria sede sociale e, se disponibile, anche il numero di iscrizione nel registro e il nome del registro.”

Si ricorda che le informazioni di cui all'articolo 28, paragrafo 2, lettera a), punto i), della direttiva 2013/34/UE riguardano il nome e la sede legale delle imprese.

Considerazioni conclusive

Senza alcun dubbio la Direttiva costituisce un altro passo avanti verso la digitalizzazione del diritto societario. La relazione alla proposta di direttiva ha infatti individuato quali motivazioni per l'emanazione del provvedimento (i) l'esigenza di adeguare il contesto giuridico societario dei diversi Stati membri fino ad oggi parecchio frammentato ed eterogeneo, nonché (ii) offrire un insieme esauriente di misure che possano dotare la UE di norme di un framework societario in grado di favorire lo sviluppo delle imprese.

Sarà compito dei singoli Stati membri riuscire a definire norme adeguate per fornire garanzie in merito all'affidabilità e all'attendibilità dei documenti e delle informazioni da presentare online e da rendere disponibili da parte dei diversi registri delle imprese.