Provvedimento - 7/08/2024 - n. 4292 art. 14 - Fascicolo informatico

1. Il fascicolo informatico raccoglie i documenti (atti, allegati, ricevute di posta elettronica certificata) da chiunque formati, nonché le copie informatiche dei documenti; raccoglie altresì le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati su supporto cartaceo.

2. Il sistema di gestione del fascicolo informatico, realizzato secondo quanto previsto all'articolo 41 del CAD, è la parte del sistema documentale del Ministero della giustizia che si occupa di archiviare e reperire tutti i documenti informatici, prodotti sia all'interno che all'esterno; fornisce pertanto ai sistemi fruitori (sistemi di gestione dei registri di cancelleria, gestore dei servizi telematici e strumenti a disposizione dei magistrati) tutti i metodi – esposti attraverso appositi web service – necessari per il recupero, l'archiviazione e la conservazione dei documenti informatici, secondo la normativa in vigore; l'accesso al sistema di gestione documentale avviene soltanto per il tramite dei sistemi fruitori, che gestiscono le logiche di profilazione e autorizzazione.

3. Le operazioni di accesso al fascicolo informatico sono registrate in un apposito file di log che contiene le seguenti informazioni:

a) il codice fiscale del soggetto che ha effettuato l'accesso;

b) il riferimento al documento prelevato o consultato (codice identificativo del documento nell'ambito del sistema documentale);

c) la data e l'ora dell'accesso.

4. Il suddetto file di log è sottoposto a procedura di conservazione, sempre nell'ambito del sistema documentale, per cinque anni dalla data di esecuzione di ciascun accesso e sarà oggetto di allarmi volti a rilevare eventuali comportamenti anomali o a rischio relativi alle operazioni eseguite dai soggetti abilitati. Inoltre, a fronte di tali allarmi o di verifiche a campione, tali log potranno essere soggetti ad attività di controllo interno.