Codice Civile art. 2375 - Verbale delle deliberazioni dell'assemblea (1).

Il soggetto verbalizzatore

La verbalizzazione è compito del segretario o del notaio. Le assemblee straordinarie devono essere necessariamente verbalizzate da un notaio, mentre quelle ordinarie possono essere verbalizzate da un soggetto designato ai sensi dell'art. 2371 il che, peraltro, lascia aperta la possibilità che, anche in tal caso, venga chiamato a redigere il verbale un notaio (Marchetti, 1659).

In tale ultimo caso, non ha valore di atto pubblico il verbale di assemblea ordinaria che sia stato redatto da persona che svolge la professione di notaio, ove tale persona non sia stata incaricata dell'attività di verbalizzazione nella sua funzione notarile (Cass. n. 14181/2002).

Si ritiene nulla la deliberazione di assemblea straordinaria il cui verbale non sia stato redatto per atto pubblico (Cass. n. 8222/2007): tuttavia, alla fattispecie è applicabile l'art. 2379-bis comma 2 il quale prevede l'invalidità della deliberazione per mancanza del verbale può essere sanata mediante verbalizzazione eseguita prima dell'assemblea successiva.

Il contenuto del verbale

La norma costituisce il superamento del dibattito vertente sul contenuto del verbale delle deliberazioni. Prima della riforma, secondo un orientamento, l'elenco dei soci non doveva essere obbligatoriamente allegato al verbale essendo sufficiente che facesse parte dei documenti che la società ha l'obbligo di conservare (Cass., n. 5542/1997; Cass., 2263/1970); secondo altro, l'elenco nominativo dei partecipanti rappresentava un elemento essenziale della verbalizzazione (Cass., n. 8370/2000; Cass., n. 2007/15950).

Oggi, la norma richiede espressamente che l'identità dei partecipanti risulti dal verbale o da un allegato ad esso: essa è diretta ad assicurare la concreta e immediata conoscenza di quanto avvenuto in sede assembleare da parte del socio e rappresenta lo strumento con cui questo può valutare se impugnare la delibera (Cass., n. 603/2017).

La norma in commento, tuttavia, non esaurisce la disciplina in ordine al contenuto del verbale. Gli artt. 2377 comma 5  e 2379 comma 3 specificano che il verbale deve contenere l'oggetto della deliberazione assunta e l'art. 2371 prescrive che gli accertamenti compiuti dal presidente dell'assemblea nel corso dell'assemblea devono constare dal verbale. L'art. 2341-ter  stabilisce, poi, che i patti parasociali vanno dichiarati in apertura di ogni assemblea.

La norma va coordinata con l'art. 2377, comma 4, n. 3: avendo riguardo agli elementi che l'art. 2375 impone di documentare, le carenze della verbalizzazione prive di influenza, ai fini dell'annullabilità, sono solo quelle che non pregiudicano la verifica circa il contenuto, gli effetti e la validità di essa. L'indicazione dei partecipanti e dei votanti è di contro necessaria per ricostruire la genesi del processo deliberativo e accertare la validità delle determinazioni assunte, sicché la mancanza della relativa documentazione giustifica l'annullamento della delibera (Cass., n. 603/2017).

Al fine di verificare la sussistenza del quorum costitutivo e dell'esito delle votazioni, non è necessario che i soci debbano essere identificati con generalità complete, essendo sufficiente, fatto salvo il caso di omonimia, riportare il nome ed il cognome nel verbale o nei documenti ad esso allegati (fogli presenze ove siano elencati l'identità dei partecipanti e l'ammontare della loro partecipazione al capitale, su tale punto, Trib. Roma, 22 ottobre 1996, Giur. comm., 1997, II, 589) poiché i partecipanti all'assemblea sono i soci, per i quali i dati anagrafici sono già in possesso della società, o i loro delegati: anche in questo ultimo caso, tuttavia, non vi è necessità di una identificazione a verbale del delegato, in quanto è il socio che partecipa all'assemblea seppure a mezzo di delega che verrà trattenuta negli atti della società (Trib. Roma, 27 febbraio 2013). Con riferimento al risultato delle votazioni, è, peraltro, ammessa la prassi di dar conto nominativamente degli astenuti e dei contrari e far invece riferimento ai favorevoli per “differenza” (Trib. Roma, 27 febbraio 2013, cit., Trib. Ariano Irpino, 22 ottobre 2003, Giur. comm., 2004, II, 285). Non possono adottarsi modalità di voto dalle quali non si possa evincere come il singolo socio abbia votato, come ad esempio in caso di adozione di un sistema di votazione segreto.

Nel richiedere un "allegato", la norma esige non solo la presenza del documento scritto che presenti un contenuto idoneo a integrare le dichiarazioni presenti nel verbale, ma, altresì, che tale documento faccia corpo col verbale, costituendone parte integrante (Cass., n. 603/2017).

Il verbale di diserzione

Per verbale di diserzione si intende la constatazione, inserita nell'apposito libro sociale, che l'assemblea non si è potuta tenere per mancanza del numero legale (Bertolotti 258).

La redazione del verbale di diserzione potrebbe essere legittimamente omessa allorquando, nel verbale dell'assemblea tenutasi in seconda convocazione, si dia atto (anche attraverso una semplice comunicazione del presidente) che la precedente non si è potuta tenere per assenza di tutti i soci o per mancato raggiungimento del quorum (Trib. Napoli, 2 luglio 1996, Soc., 1996, 1203; Trib. Reggio Emilia, 27 aprile 1994, Giur. comm., 1995, II, 741, contra, però, App. Cagliari, 25 ottobre 1995, Riv. Giur. Sarda, 1996, 671).