Codice Civile art. 2714 - Copie di atti pubblici .

Il documento informatico

Il documento informatico scritto a cui sia apposta una firma elettronica di tipo semplice o non tecnicamente avanzata è sul piano probatorio liberamente valutabile in giudizio, al pari di una scrittura privata non sottoscritta, ovvero sottoscritta, ma non riconosciuta (né legalmente, né espressamente, né tacitamente), ovvero disconosciuta e non verificata, considerate le sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità (art. 21,comma 1, d.lgs. n. 82/2005).

Per converso l'apposizione di una firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, nel rispetto delle regole tecniche relative ai sistemi di firma in grado di garantire l'identificabilità

Dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'art. 2702, ossia fa piena prova in presenza di un riconoscimento della firma, sia esso espresso o legale (art. 21, comma 2 d.lgs. n. 82/2005, cit.) nel caso di disconoscimento il d.l. citato prevede che l'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riferibile al titolare, salvo che questi fornisca la prova contraria, con evidente inversione dell'onere della prova. Ovviamente si ha per riconosciuta, ai sensi dell'art. 2703 la firma elettronica o qualsiasi altro tipo di firma avanzata che venga autenticata dal notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato (art. 25, d.lgs. n. 82/2005 cit.) mediante apposita attestazione.

Le copie autentiche di atti pubblici

Va, innanzitutto, premesso che il procedimento di formazione e l'autenticazione delle copie di atti è disciplinata dall'art. 18 d.P.R. n. 445/2000. Pertanto le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento purché essi diano garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento e sono destinate a rivestire la stessa efficacia degli originale. Per ciò che concerne l'autenticazione delle copie e ad essa può provvedere sia il pubblico ufficiale che ha emesso il documento quanto colui presso il quale il documento stesso — in originale- è stato depositato, nonché da un notaio, un cancelliere, un segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.

Per il rilascio delle copie di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nell'art. 20 d.P.R. n. 445/2000 cit.

I depositari pubblici legittimati al rilascio della copia autentica sono coloro ai quali la legge attribuisce la funzione di tenere gli atti a disposizione del pubblico (conservatori dei registri immobiliari, notai, cancellieri...); in base all'art. 743 c.p.c. essi hanno il dovere di rilasciare le copie autentiche ogniqualvolta ne siano richiesti. In caso di rifiuto o ritardo nel rilascio della copia può essere proposto ricorso all'autorità giudiziaria.

Una volta rilasciate rivestono lo stesso valore probatorio dell'originale ma il depositario deve essere quello che risulta essere l'unico depositario dell'atto.

Pertanto la giurisprudenza di merito afferma che la copia autentica di un atto pubblico originale, spedita da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato, ha, a norma dell'art. 2714, la stessa efficacia probatoria dell'originale e, quindi, fa piena prova, fino a querela di falso, della dichiarazione che il pubblico ufficiale autore dell'originale ha affermato essere stata fatta alla sua presenza (Trib. Roma XII, n. 675/2015).

La giurisprudenza di legittimità (Cass. III, n. 22469/2017) ha affermato che ove la querela di falso sia indirizzata contro una copia autentica proveniente dallo stesso notaio che ebbe a redigere l'originale  il querelante non è tenuto a formulare istanza di esibizione di questo ultimo documento ove abbia già prodotto altre copie autentiche del medesimo documento, atteso che l'onere di eccepire e dimostrare che vi è conformità è, semmai, della controparte 

In tema di depositario pubblico di documenti le Sezioni Unite (Cass. S.U., n. 1629/2010), statuendo sulla giurisdizione circa un caso di rifiuto di rilascio di copia di sentenze emanate da commissioni tributarie, hanno precisato che il procedimento instaurato con ricorso al presidente del tribunale nella cui circoscrizione il depositario esercita le sue funzioni, avente natura di volontaria giurisdizione, non pregiudica la tutela in sede contenziosa, nel rapporto con la P.A. depositaria dei documenti richiesti.

In proposito la giurisprudenza di legittimità ha affermato che nel giudizio di cassazione, la copia della sentenza impugnata, che deve accompagnare a pena di improcedibilità il ricorso ex art. 369 c.p.c., può essere dichiarata conforme all'originale solo dal cancelliere presso il giudice a quo, in quanto unico depositario dell'originale, autorizzato a spedirne copia autentica secondo il disposto degli artt. 2714, comma 1, e 743 c.p.c. con la conseguenza che detta copia non può essere surrogata da quella della sentenza notificata dalla controparte, recante la dichiarazione dell'ufficiale giudiziario di consegna di copia conforme a quella recante la relazione di notificazione, risultando detta copia priva dell'attestazione del cancelliere di conformità all'originale (così Cass. I, n. 10008/2011).

Efficacia probatoria

A mente dell'art. 18 d.P.R. n. 445/2000, cit., il rilascio della copia autentica deve accompagnarsi all'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve, altresì, indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché' apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più' fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.

Per quanto riguarda i duplicati, le copie e gli estratti del documento informatico, l'art. 22 (introdotto dal d.lgs. n. 235/2010) viene a disciplinare la formazione ed il rilascio di copie realizzate informaticamente il cui originale è contenuto su supporto «analogico», vale a dire, nella maggioranza dei casi, in forma cartacea.

Ai sensi del I comma della disposizione in esame, «i documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo in formato analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale.».

Ne discende che i soggetti a ciò abilitati possono rilasciare, a norma degli artt. 2714 e 2715, copie autentiche e copie conformi all'originale di documenti cartacei in forma elettronica a patto che la spedizione o il rilascio da parte del pubblico ufficiale che ne abbia l'autorizzazione si estrinsechi mediante associazione di firma elettronica digitale o qualificata.

Anche in questo caso il rilascio risulta distinto dalla spedizione. Ne deriva che nel primo caso la consegna della copia ha per oggetto un supporto materiale fisico ricevente —memorizzata attraverso la a rappresentazione dello stesso documento cartaceo — ed integrata dalla dichiarazione di conformità munita della firma elettronica del pubblico ufficiale rilasciante. Nel caso, invece, della spedizione essa consterà nell'inoltro telematico del c.d. “ file” attraverso una casella di posta elettronica ovvero con altro sistema di trasmissione informatica.

Occorre, inoltre, avere presente che il comma 2 dell'art. 22 del d.lgs. n. 235/2010 prevede espressamente che «le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71». Ciò sta a significare che il pubblico ufficiale è autorizzato, al rilascio di copie autentiche o di copie conformi di un documento originale cartaceo su supporto informatico realizzabile con l'uso di un software che riproduce lo scritto trasformandolo in formato — immagine nel rispetto delle regole tecniche previste dalla legge. Anche così formato il documento rivestirà la medesima efficacia probatoria dell'art. 2714.

Infatti,il comma 3 della norma in esame dispone che «Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71 hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale non è espressamente disconosciuta».

In ogni caso che mancando l'autenticazione a cura del p.u. abilitato anche le copie informatiche

Il formato digitale così ottenuto, a tenore del comma 4 dell'art. 22 sostituisce, ad ogni effetto di legge, gli originali formati in origine su supporto analogico, salvo esigenze specifiche di conservazione dell'originale in forma cartacea da individuarsi con d.P.C.M..

Inoltre, occorre tenere conto del comma 3 dell'art 3 delle Regole Tecniche sulla firma digitale emanate con Dpcm 30 marzo 2009 che prevede:

« Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce gli effetti di cui all'art. 21, comma 2, del codice, se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati».

Le copie informatiche diventano, perciò, centrali nel funzionamento del processo civile telematico, dove il mancato rispetto dei requisiti tecnici di formazione del documento può sfociare nell'inammissibilità/ nullità dell'atto (Trib. Roma, 13 luglio 2014) secondo il quale il documento in questione deve essere c.d. “nativo” ossia generato dal software prescritto e non scansionato dalla versione analogica e di poi riprodotto in versione immagine, ossia sia frutto di una scansione di altro documento cartaceo e non già di trasformazione “in formato.pdf” di un documento testuale.

Per contestare la conformità della copia all'originale l'art. 746 c.p.c. prevede il procedimento di collazione, esperibile prima della eventuale querela di falso Parte della dottrina ha ritenuto poi che sia possibile fare ricorso alla querela di falso per la contestazione dell'estrinseco della copia, nonché per le questioni relative all'autenticità.

Casistica

Nel caso di copie autentiche di un atto pubblico, tra loro appare necessaria la querela di falso contro quelle ritenute contraffatte, onde neutralizzarne il valore probatorio. Il principio, tuttavia, si applica quando le parti eseguano produzioni tra loro contrapposte, ma non quando si tratti di copie prodotte dalla stessa parte processuale che intende completare il deposito precedente con documenti più acconci (Cass. sez. lav., n. 27000/2018).

In tema d'impugnazioni la giurisprudenza di legittimità ha affermato che l'esistenza di irregolarità nel rilascio di copia di atti da parte del cancelliere non determina la nullità della notificazione della sentenza di primo grado, stante il numerus clausus  delle relative ipotesi e considerato che anche la notifica della sentenza fatta in copia non autenticata è idonea a far decorrere il termine breve dell'impugnazione (Cass. sez. lav., n. 10224/2014).

Infine, secondo Cass. II, n. 1914/ 2009 l'attestazione di conformità della sentenza impugnata all'originale — può provenire solo dal p.u che per legge ne sia depositario e come tale sia a tanto autorizzato pertanto nell'impugnazione innanzi alla Cassazione da parte del Ministero delle Finanze la copia della sentenza impugnata, che deve accompagnare a pena di improcedibilità il ricorso non può essere autenticata da un funzionario ministeriale. Pertanto non può trovare applicazione nel caso di specie il disposto del comma 2 dell'art. 2714, giacché l'Amministrazione finanziaria non riveste la qualità di depositario di una copia, e pertanto non può rilasciarne altre.

Secondo la giurisprudenza (Cass. lav, n. 10224/2014) il rilascio di una copia irregolare della sentenza da parte del cancelliere  non determina la nullità della notificazione e fa decorrere il termine breve d'impugnazione.