Decreto ministeriale - 26/04/2012 - n. 60213 art. 4 - Comunicazione per via telematica

Natura giuridica e ratio legis

Il testo dell'articolo in commento si compone di più precetti, suddivisi nei cinque commi che ne compongono il contenuto e che risultano principalmente in norme di carattere prescrittivo individuando espressamente le modalità da tenersi nello svolgimento degli adempimenti retrostanti le comunicazioni in via telematica.

Particolare rilievo viene conferito al modello da utilizzarsi, oggetto di espressa previsione nell'Allegato I del Decreto in commento, in cui in forma grafica viene reso il dettaglio delle parti che compongono la comunicazione a mezzo PEC.

Le norme di cui agli ultimi due commi invece mostrano una terminologia facoltizzante e non cogente, ampliando le facoltà attribuite alla Segreteria in caso di comunicazioni cumulative e di problematiche inattese inerenti il mancato invio, non attribuibili a negligenza delle parti.

Dalla lettura sistemica della normativa, emerge l'intenzione di realizzare un sistema di notifiche a mezzo PEC per le Comunicazioni di Segreteria nel rispetto dei criteri di efficienza, certezza, speditezza, economicità e sicurezza dettati dal d.lgs. n. 82/2005 (CAD) e dal d.P.R. n. 68/2005 (Regolamento PEC), così come demandato dall'art. 39 del d.l. 6 luglio 2011 n. 98, convertito dalla l. 15 luglio 2011 n. 111.

Le previsioni delle norme contenute nell'articolo risultano dunque finalizzate a conferire alle comunicazioni telematiche quei medesimi requisiti previsti per le regole generali stabilite per la trasmissione di atti a mezzo PEC (Chindemi-Parente, 12), in maniera tale da fornire alle stesse piena legittimità e validità (Ricuperati «PEC», in ilprocessotelematico.it, 2016).

Disciplina della comunicazione in via telematica a mezzo PEC: modalità operative

In apertura l'articolo in commento fissa il principio per il quale la comunicazione telematica svolta dall'Ufficio di Segreteria «avviene mediante trasmissione all'indirizzo di PEC» del destinatario del messaggio di posta elettronica certificata con allegato il relativo documento informatico recante il testo della comunicazione medesima.

La formulazione letterale parrebbe dunque imporre, in maniera piuttosto marcata, lo svolgimento dell'adempimento di Segreteria per via telematica in via esclusiva e senza lasciare spazio ad altra modalità di comunicazione; tale affermazione verrà leggermente modificata ed ammorbidita in occasione dell'inserimento di disposizione analoga in altri provvedimenti relativi al PTT.

Nel successivo comma 2, al fine di chiarire in maniera sintetica e chiara cosa si intenda per «messaggio» e «documento informatico allegato», l'articolo individua il contenuto e l'aspetto formale attraverso il rinvio all'allegato I del Decreto 26 aprile 2012, in cui viene offerto uno schema grafico del sistema dei messaggi di PEC, rappresentando in maniera sinottica la ricevuta di accettazione, la ricevuta di consegna ed il messaggio originale.

In dottrina (Sacchetto, PEC, notifica del ricorso/appello e comunicazioni delle Segreterie (PTT), in ilprocessotelematico.it, 2016) è stata evidenziata l'importanza di tale Allegato in quanto, fornendo una rappresentazione grafica sintetica, offre il contenuto fondamentale degli invii svolti dalla Segreteria.

In esso si trovano dunque disciplinate:

– Busta di trasporto (schema), in cui viene individuato il contenuto dell'email generata dal sistema ed inviata alla casella del destinatario; in essa viene precisata la valorizzazione dei campi «Da» in cui si situa l'indirizzo PEC della CT mittente, «A» ove si colloca l'indirizzo PEC della parte-destinataria della comunicazione, «Inviato» dove si trova il riferimento temporale utile ai fini della datazione certa dell'invio, «Oggetto» in cui vengono indicati oltre alla dicitura «posta elettronica» i codici oggetto di specifica Legenda che consento di individuare Ente e numero di Protocollo dell'invio, «Corpo della busta» dove si ritrovano riepilogati i dati trasmessi ed «Allegati», che vengono indicati come file dalle estensioni prefissate quali «Daticert.xml» relativo alle informazioni del messaggio in formato XML e «Postacert.eml», ovvero il messaggio originale inviato, in formato EML;

– Messaggio originale: comprensivo degli elementi riepilogativi relativi al documento protocollato e gli allegati; viene altresì precisato che si compone dei campi «Da» relativo alla CT mittente, «A» parte-destinataria della trasmissione, «Inviato» in cui figurano i riferimenti temporali, «Oggetto» dove si situano i dati relativi alla comunicazione svolta come da successiva Legenda, «Corpo della email» comprensivo delle informazioni sul documento ed «Allegati», fissati in «Segnatura.xml» consistente nel file XML recante le informazioni sul protocollo e «Nome_file.pdf» il documento informatico PDF della comunicazione;

– Documento informatico (schema): viene individuato come l'allegato, in formato PDF, inviato unitamente al messaggio che rappresenta la comunicazione da svolgersi, in cui vengono gestite le seguenti informazioni «Mittente» la CT mittente, «Destinatario» la parte-destinataria, «Tipo di Comunicazione» recante la dicitura della tipologia di comunicazione (previsto alternativamente come comunicazione di avviso di trattazione o di deposito), «Corpo della comunicazione» comprensivo dei riferimenti e delle informazioni utili ad individuare la vertenza, «Redattore» ovvero il riferimento anagrafico del Segretario che ha redatto la comunicazione.

Successivamente all'individuazione dei modelli applicabili, l'art. 4 in commento, al comma 3, tratta della gestione del Protocollo in uscita da svolgersi per mezzo del sistema documentale in uso alle Segreterie, facendo transitare attraverso di esso il messaggio in uscita generato dal SICOT, ed al comma 4 consente, per ragioni di maggiore celerità, speditezza e semplificazione, la comunicazione in forma cumulativa, recante riferimenti a più vertenze, nei confronti degli Enti Impositori. Come già specificato nel commento all'art. 1 del decreto, il termine SICOT oggi non viene più utilizzato essendo prevalso il SIGIT (Sistema Informativo della Giustizia Tributaria), che include oltre al sistema di gestione interna alla Giustizia Tributaria, anche il servizio di interazione esterna.

Circa il Protocollo degli Enti, che ha valore giuridico ed elemento di certezza circa l'invio dei documenti a destinatari esterni all'Ente, è stato osservato da AgID («Quesito in materia di gestione documentale», pubblicato su www.agid.gov.it) come il servizio offerto dalla PEC pur costituendo aspetti di certezza e validità giuridica riconosciuti dall'ordinamento, non di meno risulti in un mezzo di trasmissione complementare e non sostitutivo rispetto alla protocollazione, che viene pertanto consigliata, laddove se ne ravvisi l'opportunità, in ragione del contenuto dalla comunicazione da svolgersi.

In chiusura, l'articolo in commento, nel 5 comma, detta l'importante disciplina per le ipotesi residuali, in cui non risulti effettuabile la comunicazione per via telematica (mancata accettazione, virus informatici, mancata consegna, mancata ricezione della ricevuta di avvenuta consegna o altri casi atipici in cui la trasmissione risulti comunque impossibile), autorizzando per tali evenienze la comunicazione ai sensi dell'art. 16 comma 1 d.lgs. n. 546/1992.

In tale maniera, per i casi di impossibilità non imputabile alle parti, la conoscibilità (effettiva) della comunicazione viene comunque assicurata attraverso metodi ordinari: consegna diretta alle parti, spedizione mediante plico raccomandato oppure mediante notifica a cura dell'Ufficiale Giudiziario o del messo notificatore.

Differentemente da tale ipotesi, nel caso di mancata comunicazione telematica derivante da negligenza imputabile alle parti, opera il criterio di conoscenza legale e pertanto viene adottata la differente misura della notifica mediante deposito della copia presso la Segreteria con i conseguenti oneri di verifica ed accesso in carico alla parte.

Comparazione e differenze con disposizioni affini

La lettura della norma è di notevole interesse sia a livello storico, operando una lettura autonoma e contestualizzata al periodo di immissione nell'ordinamento sia a livello attuale, comparandola con altre normative affini attualmente vigenti nel Processo Tributario Telematico (PTT).

L'articolo ha nella sua essenza un carattere profondamente innovativo, aprendo per la prima volta nell'ambito del Processo Tributario allo svolgimento di Comunicazioni di Segreteria per via telematica.

Tale novità, tuttavia, non è finita in un vicolo cieco evolutivo, ma è stata colta, approfondita e ripresa in concomitanza con i passaggi successivi dell'informatizzazione del Processo Tributario e collocata nel d.lgs. n. 546/1992.

Nel d.m. n. 163/2013 (Regolamento PTT) si ritrova l'art. 5, in cui vengono disciplinate le notificazioni e comunicazioni telematiche, rendendole «validamente eseguite da parte della Segreteria mediante la trasmissione dei documenti informatici all'indirizzo PEC» (Chindemi-Parente, «Guida pratica al Processo Tributario Telematico», in Officina del Diritto, 2016, 12).

In esso vengono trattate le notificazioni e le comunicazioni, senza distinzioni ed in maniera generale operando un ampliamento rispetto all'articolo in commento; si sanciscono i criteri che rendano legittimi gli adempimenti svolti mediante PEC e si precisa, nel secondo comma, il momento in cui gli adempimenti si intendano perfezionati.

Quanto al protocollo in uscita, viene indicato che l'identificazione dei dati, la provenienza e la tracciatura delle attività svolte vengano gestiti dal SIGIT, implementato, come detto, per una più ampia gestione di dati rispetto al precedente SICOT di cui al presente decreto.

Nel Decreto Direttoriale 4 agosto 2015 (Specifiche Tecniche) si evidenzia l'art. 6, in cui per le notifiche e comunicazioni si richiama, al comma 1, ai fini dell'individuazione dei requisiti degli atti e documenti notificati a mezzo PEC l'art. 5 del Regolamento PTT ed al comma 3 si opera un rinvio alle regole tecniche-operative di cui al presente Decreto, evidenziandone così la centralità ed attualità.

L'art. 9 del d.lgs. n. 156/2015 ha operato un profondo ripensamento dell'art. 16 del d.lgs. n. 546/1992, operando l'abrogazione dell'art. 16 comma 1 bis relativo alle comunicazioni ed introducendo appositamente l'art. 16 bis d.lgs. n. 546/1992 suddiviso in quattro commi recante la disciplina delle comunicazioni e notificazioni a mezzo PEC.

Il primo comma riprende il previgente comma 1-bis dell'art. 16, in cui tuttavia viene, seppure meramente a livello testuale, stemperato il precetto impositivo del presente articolo: viene indicato infatti che le comunicazioni sono effettuate «anche mediante l'utilizzo della PEC».

Si tratterebbe, in apparenza, di una formula dal tono meno perentorio rispetto a quello utilizzato nell'articolo in commento, tuttavia nella prassi l'utilizzo della comunicazione via PEC è divenuto usuale anche per le parti ed il ricorso ad altre forme di notifica meramente residuale.

Di ciò ne è comprova il testo della del Direttore Generale delle Finanze 12 maggio 2016, n. 2DF («Linee guida sull'attuazione del PTT») in cui all'art. 1.1 viene osservata la facoltà di avvalersi di strumenti telematici anche per la parte resistente ed «indipendentemente dalla scelta operata dal ricorrente, ai sensi dell'art. 16 del d.lgs. n. 546/1992» ai fini dei depositi e delle notifiche tra le parti.

Il secondo comma dell'art. 16 bis del d.lgs. n. 546/1992 opera un distacco dal contenuto del presente articolo nella parte in cui consente il ricorso alle forme ordinarie «in ogni altro caso di impossibilità di trasmettere la comunicazione con modalità telematiche» ed offre un maggiore dettaglio circa la circostanza della mancata notifica, affrontando in maniera particolareggiata la mancata consegna per cause imputabili al destinatario ed autorizzando pertanto in maniera esclusiva il deposito presso la Segreteria dell'invio non giunto a destinazione.