Avviso di convocazione di assemblea ordinaria di s.p.a. con modello di amministrazione tradizionale o monistico avente ad oggetto la nomina degli amministratori e del collegio sindacale

L'avviso di convocazione è strumentale all'informazione di ogni avente diritto che nel lasso di tempo contemplato dall'art. 2366 c.c., deve avere modo di organizzare la propria partecipazione all'adunanza. Allo scopo, l'avviso deve contenere l'indicazione del giorno, dell'ora e del luogo dell'Assemblea, mentre, l'enunciazione dell'ordine del giorno serve a rendere edotti i partecipanti sugli argomenti su cui sono chiamati a deliberare.

È possibile che l'avviso contenga la convocazione dell'assemblea sia in sede ordinaria che in sede straordinaria; ad ognuna delle due fasi si applicheranno poi le regole peculiari a ciascuna assemblea. È anche prassi che l'avviso contenga l'indicazione del giorno, dell'ora e del luogo non solo della prima convocazione dell'assemblea, ma anche della seconda, da tenersi in un giorno diverso dalla prima.

L'avviso di convocazione è il primo adempimento che si inserisce nell'iter procedimentale complessivo, formato da esso stesso, dalla costituzione dell'assemblea, dalla discussione e infine dalla votazione; pertanto esso costituisce un adempimento essenziale ai fini della regolare costituzione assembleare e per la conseguente validità della successiva delibera. In base all'art. 2379 c.c., in caso di mancata convocazione, la delibera è viziata da nullità (salvo l'ipotesi dell'assemblea totalitaria).

Relativamente alle modalità concrete di pubblicazione dell'avviso di convocazione nella s.p.a., esso è inserito in Gazzetta Ufficiale o pubblicato su un giornale quotidiano indicato nello statuto. Nelle s.p.a. chiuse, tuttavia, è ammesso il ricorso ad altri strumenti informativi che siano ugualmente idonei ad assicurare un'adeguata informazione.

Nelle s.r.l. manca una specifica disciplina in materia. In assenza di specifica previsione statutaria, le modalità di convocazione devono, comunque, assicurare la tempestiva informazione sugli argomenti da trattare. L'avviso deve essere spedito ai soci mediante raccomandata almeno otto giorni prima dell'assemblea al domicilio risultante dal Registro delle Imprese. Ai fini della regolare convocazione rileva il momento in cui la raccomandata è spedita e non quello in cui essa giunge all'indirizzo del destinatario (Cass. S.U., n. 23218/2013).

L'avviso di convocazione va inviato non soltanto ai soci, ma anche a tutti i soggetti che hanno diritto di intervenire all'assemblea. Si ritiene che la convocazione, una volta portata a conoscenza degli interessati a norma di legge o statuto, sia irrevocabile, salve le ipotesi di assoluta inidoneità originaria della convocazione, oppure, di sopravvenuto ostacolo insormontabile o motivi urgenti. La revoca è comunque da escludere quando dalla medesima possa derivare una lesione dei diritti individuali dei soci, oppure, nei casi in cui la convocazione sia obbligatoria per legge.

In via generale, l'iniziativa alla convocazione spetta all'organo amministrativo in base ad una valutazione discrezionale, salvi i casi di convocazione obbligatoria previsti dalla legge, come, ad esempio, la diminuzione di oltre un terzo del capitale sociale per effetto di perdite (artt. 2446-2447 c.c.); ovvero, il verificarsi di un evento che determina lo scioglimento della società; o ancora, in tutti i casi in cui sia lo statuto a determinare le ipotesi di convocazione obbligatoria.

Se l'organo amministrativo omette la convocazione dell'assemblea è responsabile civilmente verso la società a condizione che sia provato il nesso causale tra l'inadempimento e il danno subito (Trib. Napoli 22 aprile 2009).

Significativa l'ipotesi di convocazione obbligatoria di cui all'art. 2364 c.c., riferito all'approvazione del bilancio, nonché la convocazione obbligatoria su richiesta dei soci di cui all'art. 2367 c.c.: in tale ultima fattispecie, in caso di rifiuto a provvedere, vuoi da parte dell'organo amministrativo, vuoi da parte del collegio sindacale, la convocazione dell'assemblea viene ordinata dal Tribunale con Decreto.

Quando il potere di convocare l'assemblea spetta all'organo amministrativo (Consiglio di amministrazione o pluralità di amministratori), l'assemblea deve necessariamente essere convocata con metodo collegiale ed è sottratta, quindi, alla disponibilità del singolo amministratore.

In caso di violazione del principio della collegialità si reputa che l'avviso di convocazione sia irregolare e determini l'annullabilità della delibera, contrariamente a quanto, prima della riforma, si riteneva in dottrina e giurisprudenza, laddove si opinava, invece, in termini di nullità o inesistenza della delibera medesima.

Come nella formula FCS253 precedente, si applicano anche alla fattispecie le regole del cd. Decreto Cura Italia” (d.l. 17 marzo 2020, n. 18, conv. con la l. 24 aprile 2020, n. 27) che, per superare i problemi connessi con la pandemia, ha introdotto la possibilità di convocare una riunione assembleare di s.p.a. destinata a tenersi unicamente tramite mezzi di telecomunicazione prevista dalla disciplina emergenziale (cfr. art. 106, comma 2, Decreto Cura Italia). Dal decreto molte sono state le interpretazioni, tra cui quelle dei Consigli Notarili italiani.  Tra queste, ricordiamo le Massime n. 187, 188 e 200 del Consiglio Notarie di Milano, e la Massima n. 37 del Consiglio Notarile della Campania.