Comunicazione da parte dell'amministratore della decisione approvata con metodo del consenso espresso per iscritto

L'atto costitutivo può prevedere che le decisioni dei soci siano adottate senza le formalità previste per l'assemblea, fuori dai casi in cui il metodo assembleare è obbligatorio (decisioni comportanti modifiche statutarie, riduzione del capitale per perdite, revoca dello stato di liquidazione, etc.).

La clausola non deve necessariamente disciplinare le modalità concrete di attuazione della formazione del consenso, fatta eccezione per la previsione di un termine entro il quale la procedura deve essere ultimata, a pena di decadenza dell'attività svolta. A tal fine, si è ritenuto congruo prevedere un procedimento decisionale di durata non superiore ai 30 giorni (Comitato Triveneto dei Notai, Massima I.B.8). La questione, peraltro, è strettamente connessa a quella relativa al tempo in cui il voto, una volta espresso, possa considerarsi irrevocabile.

In assenza di un termine si discute sul tempo in cui la decisione extra assembleare può dirsi perfezionata: per alcuni il perfezionamento coinciderebbe con la data in cui la decisione viene comunicata all'organo amministrativo, per altri nel momento in cui la decisione viene trascritta nel libro delle decisioni dei soci.

Uno o più amministratori o un numero di soci che rappresentino almeno un terzo del capitale sociale, possono, comunque, chiedere che la decisione sia adottata con delibera assembleare. Detta quota, per il Consiglio Notarile di Milano può essere oggetto di deroga, tanto in diminuzione quanto in aumento, mediante apposita clausola statutaria (Massima n. 79/2005).

I soci, stante l'assenza di disciplina riguardante le modalità o i tempi della decisione mediante consenso espresso per iscritto, possono in piena autonomia nell'atto costitutivo individuare le modalità di invio della proposta ai soci, le formalità preparatorie, i tempi per l'adozione delle decisioni, nonché il soggetto cui spetta attivare la procedura del consenso espresso per iscritto o della consultazione scritta, attribuendo il relativo potere agli amministratori o ai soci o ancora ai sindaci.

Qualora manchi esplicita previsione statutaria sul punto, la legittimazione attiva spetta agli stessi soggetti che hanno il potere di determinare gli argomenti da sottoporre alle decisioni dei soci di cui al primo comma dell'art. 2479 c.c., ovvero ai singoli amministratori e a una maggioranza di soci che rappresentino almeno il terzo del capitale sociale (Comitato Triveneto dei Notai, Massima I.B.28).

In ordine all'adozione della decisione, è lecita qualsiasi manifestazione di volontà purché adottata nel rispetto della forma scritta come richiesto dalla legge.

Il voto, comunque espresso con detta modalità, è qualificabile in termini di atto unilaterale recettizio e, pertanto, non ne può discendere che una facoltà di revoca fin quando esso non sia giunto presso la sede sociale, almeno nei casi in cui manchi un termine entro il quale la procedura deve essere ultimata, a pena di decadenza dell'attività svolta.

Dal documento sottoscritto dal socio dovrà in ogni caso risultare chiaramente l'argomento della decisione ed il consenso espresso in merito ad essa; la decisione deve poi essere trascritta nel libro dei soci e la relativa documentazione conservata dalla società.

L'ultimo comma dell'articolo 2479 c.c. richiede per le decisioni extra assembleari un quorum minimo (maggioranza che rappresenti almeno la metà del capitale sociale) più elevato di quello previsto per le delibere assembleari. Una specifica clausola statutaria può, tuttavia, innalzare o abbassare detto quorum deliberativo, se non addirittura richiedere la unanimità dei consensi.

Sarà sempre l'atto costitutivo a stabilire le modalità di comunicazione della decisione presa agli altri soci, agli amministratori e, eventualmente, ai sindaci e al revisore contabile.

Il metodo del consenso per iscritto è funzionale ad una società con pochi soci a stretto contatto tra di loro per cui, affinché emerga la collettiva volontà degli stessi, si ritiene non necessaria una preventiva consultazione. Di certo, l'esclusione della convocazione dell'assemblea e della contestualità della stessa, comporta una facilità deliberativa e un funzionamento della società più snello e veloce.

Il Decreto cd. Cura Italia, all'art. 106, D.L. 17/03/2020, n. 18 (convertito in L. 24/04/2020, n. 27) ha peraltro stabilito - per le assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 (termine dapprima prorogato al 31 dicembre 2020 dal D.L. 7/10/2020, n. 125 e da ultimo al 31 marzo 2021 dal D.L. 31/12/2020, n. 183) - che le società a responsabilità limitata possano consentire, anche in deroga a quanto previsto dall'art. 2479, comma 4, c.c. ed alle diverse disposizioni statutarie, che l'espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.