Estratto cartaceo di libro contabile informatico procedura ex art. 2215-bis c.c.

Non può trascurarsi che la legge 28 gennaio 2009, n. 2 che ha convertito, con modificazioni, il decreto legge 29 novembre 2008 n. 185 ha introdotto una rilevante novità in ordine alle modalità di tenuta di libri e scritture contabili inserendo, nel codice civile, il nuovo articolo 2215-bis (peraltro ulteriormente modificato in forza della l. n. 106/2011). Oggi del seguente letterale tenore: “Documentazione informatica. I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.

Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.

Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma.

I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.

Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni”.

Il tenore della norma ultimo citata consente:

1) di ritenere che essa si riferisca a tutti i libri della società (amministrativi e contabili);

2) di affermare che la tenuta informatica è subordinata alla possibilità della consultazione in ogni momento sia pure con mezzi “messi a disposizione dal tenutario”;

3) di dare atto che l'obbligo di numerazione progressiva sia assolto con la “marcatura temporale” annuale e con la firma digitale dell'imprenditore o di un suo delegato (In assenza di registrazioni nel periodo indicato, la marcatura e la firma digitale dovranno essere apposte al momento in cui sarà effettuata una nuova registrazione e da tale momento decorrerà il termine);

4) di precisare che i libri obbligatori per disposizione di norme (primarie o secondarie) tributarie hanno un termine di efficacia della marcatura e della sottoscrizione loro proprio, ossia quello fissato dalla normativa ad hoc.

L'apposizione della firma digitale e della marcatura temporale si pongono, quindi, quali strumenti volti ad assicurare la immodificabilità delle informazioni registrate.

Sulla base della nuova disciplina nulla impedisce, il ricorso a modalità integralmente informatiche per la tenuta dei libri contabili dei quali sarà possibile effettuare copie ed estratti con pieno valore giuridico specie probatorio.

Accanto alle previsioni del codice civile restano, in Italia, in vigore al momento per prassi consolidata quelle di cui al d.m. 23 gennaio 2004 pur abrogato con l'articolo 7, comma 2, del d.m. 17 giugno 2014 (il primo, com'è noto stabiliva che “ ai fini tributari, fatto salvo quanto previsto dal comma 2, l'emissione, la conservazione e l'esibizione di documenti, sotto forma di documenti informatici, nonché la conservazione digitale di documenti analogici avvengono in applicazione delle disposizioni del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, dal d.P.C.M. 8 febbraio 1999 e dalla deliberazione dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione n. 42 del 13 dicembre 2001, e secondo quanto previsto dal presente decreto. Il decreto non si applica alle scritture e ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'Agenzia delle dogane) di cui è bene tenere a mente perché permangono anche dopo l'abrogazione.

Gli obblighi da rispettare ai fini della rilevanza tributaria dei documenti informatici (art. 3) secondo cui – tra l'altro – i documenti tributari:

a) hanno la forma di documenti statici non modificabili;

b) sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;

d) sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta

Dato atto che il relativo “processo di conservazione” “avviene mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il procedimento indicato nell'art. 3 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001. Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.

La riproduzione dei documenti informatici, su supporto idoneo, avviene secondo le modalità di cui all'art. 1, lettere o) e p) della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001”.

Dovendosi di fatto ritenere non sussistente il solo obbligo di comunicazione all'Agenzia (il precedente art. 5) secondo cui: “Entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal decreto del Presidente della Repubblica n. 322 del 1998, per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

Con provvedimento le Agenzie fiscali indicano gli ulteriori dati ed elementi identificativi da comunicare unitamente a quelli del precedente comma.

Le stesse Agenzie rendono disponibile per via telematica la ricevuta della comunicazione effettuata ed il relativo numero di protocollo”(ai fini che quivi rilevano pure appare opportuno segnalare il tenore del previgente articolo 6 del Decreto in questione: “Articolo 6 - Esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari.

Il documento di cui all'art. 3 è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture, in caso di verifiche, controlli o ispezioni.

Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali.”).

Da un'approssimativa comparazione tra i due sistemi di tenuta informatica (civilistico e tributario) il primo appare maggiormente flessibile. Al suo rispetto si connettono le conseguenze propriamente civilistiche tra cui in particolare quelle di cui ai più volte citati artt. 2709 e ss. c.c.

Entrambi i sistemi, comunque, si basano sul concetto di “documento informatico sottoscritto digitalmente “e quindi principalmente alle disposizioni dell'articolo 21 del Codice dell'Amministrazione Digitale (in breve CAD) (“Articolo 21 - Documento informatico sottoscritto con firma elettronica.

Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.

Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.

Salvo quanto previsto dall'articolo 25, le scritture private di cui all'articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale.

L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.

Le disposizioni del presente articolo si applicano anche se la firma elettronica è basata su un certificato qualificato rilasciato da un certificatore stabilito in uno Stato non facente parte dell'Unione europea, quando ricorre una delle seguenti condizioni:

a) il certificatore possiede i requisiti di cui alla direttiva 1999/93/CE del 13 dicembre 1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, ed è accreditato in uno Stato membro;

b) il certificato qualificato è garantito da un certificatore stabilito nella Unione europea, in possesso dei requisiti di cui alla medesima direttiva;

c) il certificato qualificato, o il certificatore, è riconosciuto in forza di un accordo bilaterale o multilaterale tra l'Unione europea e Paesi terzi o organizzazioni internazionali”).

Norma che consente di aggiungere a quanto precede:

5) che il documento informatico deve essere immodificabile;

6) che la firma elettronica può essere “avanzata, qualificata o digitale”, e deve essere formata nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3 del CAD;

7) che il documento informatico del CAD può essere basato su di un certificato qualificato rilasciato o da un certificatore europeo accreditato presso lo Stato Membro ai sensi dell'articolo 3 della Direttiva 1999/93/CE (più avanti), o da un certificatore stabilito in uno Stato non facente parte dell'Unione europea purchè il certificatore possieda i requisiti di cui alla direttiva 1999/93/CE del 13 dicembre 1999.