Decreto legislativo - 7/03/2005 - n. 82 art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico 1

Inquadramento

La presente disposizione è stata modificata dall'art. 38 del d.lgs. n. 217/2017 che oltre ad apportare alcune modifiche di drafting, ha ampliato la platea dei soggetti aventi diritto a consultare il fascicolo informatico – includendovi non solo le pubbliche amministrazioni, come in precedenza previsto, ma anche gli «interessati», nei limiti e alle condizioni previste dalla disciplina vigente – e precisa che il fascicolo informatico deve essere indicizzato attraverso il sistema di cui al precitato art. 40-ter. In merito a quest'ultimo aspetto il garante privacy nel suo parere ritiene opportuno, anche al fine di meglio comprendere il ruolo e le funzioni che dovrà avere il sistema di ricerca, precisare, in particolare, quali siano le modalità (facilitate) previste per la ricerca, quali siano le funzioni assegnate al nuovo sistema e quali i dati e/o metadati che in esso confluiranno.

L'accento posto dal AgID nel merito della Gestione dei procedimenti amministrativi su «eventi e documenti informatici non strutturati», pone la questione sulla necessità di strutturare le informazioni, le fasi di lavoro ed i relativi processi di formazione, trattamento e gestione, senza dimenticare che gli elementi fondanti per un sistema informativo «digitale» sono innanzitutto la disponibilità in formato elettronico dei dati e delle informazioni, oltre che dei documenti e dei relativi metadati. Un modello organizzativo è indicato dal comma 2 dell'art 41 del Codice dove si stabilisce che la pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati.

Il d.P.C.M. 13 novembre 2014 «Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni» definisce il fascicolo informatico come: «aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all'esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall'art. 41 del Codice».

A chiarimento di quanto citato, va detto che il fascicolo informatico è un'unità logica e non fisica come nel mondo analogico (le cartelline e i faldoni di cartacea memoria). Cosa significa? Che il fascicolo informatico in sostanza è un insieme di informazioni strutturate (o come abbiamo già detto di metadati) che consentono di identificare univocamente, qualificare e relazionare oggetti e contenuti (in questo caso atti, dati e documenti, come richiamato dalle regole tecniche).

Nella seconda parte del comma 2, l'art. 41 si dice anche che all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell'art. 8 della l. n. 241/1990, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all'articolo 10 della citata l. n. 241/1990. Per poi specificare (comma 2-bis dell'art. 41) che il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. E ancora (comma 2-quater dell'art. 41) che Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno accesso solo l'amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso è formato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti; è inoltre costituito in modo da garantire l'esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla citata l. n. 241/1990.

Quindi il fascicolo, oltre che essere l'unità archivistica che aggrega e raccoglie atti, dati e documenti di un procedimento, diventa anche un vero e proprio strumento di lavoro che consente l'accesso e la partecipazione a tutti i soggetti coinvolti. Naturalmente ciò richiede adeguati sistemi e precise regole. Infatti, nel proseguo del comma 2 dell'art. 41, il Codice specifica che «le regole per la costituzione, l'identificazione e l'utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell'interoperabilità e della cooperazione applicativa» e che «regole tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell'art. 71».

E qui un piccolo «colpo di freno». A oggi non ci sono regole tecniche specifiche per la gestione informatica dei procedimenti amministrativi. Nel caso dei fascicoli informatici se ne tratta nel d.P.C.M. 13 novembre 2014 «Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ...», ma in senso strettamente documentale ed archivistico e non in relazione alla gestione dei procedimenti, come trattato in quest'articolo.

Più in generale, bisogna ricordare che le regole tecniche vigenti sono in fase di revisione, come previsto dal d.lgs. n. 179/2016, anche nell'ottica della stesura di una sorta di testo unico che armonizzi e completi i diversi testi. È sicuramente un lavoro complesso e i termini che si è dato il legislatore (quattro mesi con scadenza 14 gennaio 2017) paiono molto stretti per un obiettivo così ambizioso.

Bibliografia

Iaselli, La pubblica amministrazione digitale, Napoli, 2009; Manca, Le firme elettroniche. Normative, standard, scenari e modalità di utilizzo, Roma, 2021.