Decreto legislativo - 4/03/2010 - n. 28 art. 8 bis - (Mediazione in modalità telematica) 1 .

Commento

Il legislatore ha introdotto una regolamentazione del tutto nuova in modo da porre fine al regime transitorio e farraginoso disegnato dal d.l. n. 18/2020 in piena pandemia da COVID-19. Come noto, infatti, con l'art. 83, comma 20-bis, del predetto decreto venne prevista la possibilità di tenere gli incontri da remoto, con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte. La procedura, figlia evidentemente dell'emergenza pandemica, si è rivelata di complessa gestione, essendo fondata sulla trasmissione degli atti di procedura e degli accordi a mezzo posta elettronica, sia alle parti che agli avvocati. Non di rado ciò ha portato a determinare un flusso di documenti stampati, firmati e scannerizzati più volte fino al momento di apposizione della firma digitale da parte degli avvocati che assistono le parti e del mediatore; risultato di tale procedura è stato quello di generare documenti informatici non in linea con le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale.

Il nuovo art. 8-bis del d. lgs. 28/2010 si propone dunque di dare una veste organica alla mediazione in modalità telematica, ponendo principi innovativi. Innanzitutto si prevede che ciascun atto del procedimento dev'essere formato e sottoscritto nel rispetto delle disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e può essere trasmesso a mezzo posta elettronica certificata o con altro servizio di recapito certificato qualificato (quest'ultimo inciso è stato inserito per rispetto degli art. 43 e 44 del Regolamento UE n. 910/2014, c.d. eIDAS, che fornisce una regolamentazione per tutti i servizi di recapito elettronico anche alternativi alla PEC — notificati e approvati in ambito europeo)

Il legislatore si occupa inoltre degli strumenti audiovisivi utilizzabili dagli organismi e della redazione dei documenti caratteristici del procedimento. Per quanto concerne il primo aspetto si prevede infatti che i sistemi utilizzati devono assicurare la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate; per quanto concerne invece l'aspetto documentale appare fortemente innovativa la disposizione secondo cui a “conclusione della mediazione il mediatore forma un unico documento informatico, in formato nativo digitale, contenente il verbale e l'eventuale accordo e lo invia alle parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata”.

La novità sta nel fatto che si introduce l'obbligo di firma digitale per gli atti in questione, obbligo che non conosce eccezioni e grava, pertanto, anche sulle parti private che potrebbero essere sfornite di certificati di firma digitale. Si pone dunque il problema di come rispettare tali disposizioni e la soluzione appare essere quella di utilizzare piattaforme strutturate di videoconferenza e gestione documentale, all'interno delle quali sia possibile abilitare le parti del procedimento all'utilizzo di soluzioni di firma digitale cosiddetta temporanea o “one shot”, ovvero di soluzioni che comportano il rilascio di certificati di firma digitale validi per poche ore o per pochi giorni che possono essere utilizzati da remoto, con l'ausilio di uno smartphone.

Il legislatore, inoltre, in questo caso è stato lungimirante e si è occupato anche della fase successiva alla firma degli atti del procedimento; l'ultimo comma dell'art. 8-bis prevede infatti che la conservazione e l'esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche debbano avvenire in conformità all'articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005. Viene così tracciata una strada ben precisa per la gestione degli archivi digitali degli organismi di mediazione, che dovranno rispettare il codice dell'amministrazione digitale e le linee guida attuative in materia in modo da garantire integrità, leggibilità e immodificabilità dei documenti custoditi.