Decreto ministeriale - 23/12/2013 - n. 163 art. 5 - Notificazioni e comunicazioni telematiche

Natura giuridica e ratio legis

L'articolo in commento si compone di quattro commi, in cui viene trattata la materia delle notificazioni e comunicazioni con modalità telematiche.

La natura della norma nel suo insieme è di carattere imperativo, in quanto viene dettata la condotta da tenersi perché le notifiche e comunicazioni telematiche abbiano validità; il testo presenta altresì l'impiego delle norme di rinvio, principalmente al d.lgs. n. 82/2005 (CAD) ed al Codice di Procedura Civile.

Il primo comma disciplina le modalità in maniera parzialmente autonomo, essendo il secondo periodo composto da una clausola di rinvio al CAD; il secondo comma statuisce quale debba essere il momento di perfezionamento della procedura di notifica, rimandando al CAD per le valutazioni circa validità ed effetti giuridici; il terzo comma operando un parziale rinvio al codice di procedura civile formula un'ipotesi sussidiaria e stabilisce come procedere laddove si effettui la notifica mediante Ufficiale Giudiziario; l'ultimo comma stabilisce le modalità di comunicazione da svolgersi per estratto ai fini della tutela dei dati personali.

La ratio delle norme disciplinate nel presente articolo risulta strettamente correlata con l'esigenza di assicurare la conoscenza legale di quanto oggetto della notificazione, formulando espressamente i requisiti di validità delle modalità di svolgimento della comunicazione.

La disposizione dell'ultimo comma, altresì, richiama le principali accortezze individuate, a livello programmatico, nell'Epigrafe e collocate a fondamento del PTT, ovvero quelle specifiche garanzie di sicurezza e riservatezza (Chindemi-Parente, 16) dei dati inerenti il fascicolo, che nel presente contesto vengono a dispiegarsi attraverso la tutela dei dati sensibili, l'identificazione dell'autore dell'accesso e la tracciabilità delle attività svolte

Modalità di effettuazione delle notificazioni e comunicazioni telematiche

La norma in commento, quindi, si occupa in via esclusiva delle notificazioni e comunicazioni in via telematica e non anche di quelle in via cartacea, facendo presupporre che nell'ambito di una Procedura Tributaria Telematica, non si potrà comunque predisporre una notificazione o comunicazione cartacea per poi provvedere ad una scansione ed all'inserimento nel fascicolo del procedimento.

Invero va precisato che, a seguito della adozione del Decreto Ministeriale 26 aprile 2012 n. 60213, in presenza di modalità di deposito all'epoca unicamente cartacee, l'utilizzo della PEC per le comunicazioni processuali era già obbligatorio per le Segreterie, in quanto esso diveniva operativo da tale data con riguardo a tutte le Commissioni tributarie; tuttavia, al fine di coordinare le norme di tale decreto con quelle connesse alla introduzione delle procedure telematiche di notifica e deposito degli atti processuali, le comunicazioni e notifiche a mezzo PEC sono state ulteriormente regolamentate dal decreto in commento e dalla introduzione dell'art. 16-bis nel d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546.

In particolare, come già evidenziato, l'articolo 5 si occupa delle comunicazioni e notificazioni telematiche effettuate dalle Segreterie delle Commissioni tributarie, regolate, a partire dal 1 gennaio 2016, dall'articolo 16-bis del richiamato decreto n. 546/1992, introdotto dall'articolo 9, comma 1, lettera h), del d.lgs. 24 settembre 2015, n. 156; in esito a quanto da quest'ultimo disposto, gli Uffici di Segreteria delle Commissioni tributarie sono tenuti all'invio delle comunicazioni processuali riferibili alle udienze e ai dispositivi dei provvedimenti adottati nel corso del processo tributario telematico utilizzando l'indirizzo di PEC indicato nel primo atto difensivo.

In effetti l'articolo richiamato recepisce in toto quanto già fissato da quello in commento, sia per quanto allo strumento da utilizzare e sia alle possibili eccezioni ad esso.

Il primo comma dell'art. 5, difatti, precisa che l'indirizzo di PEC che dovrà essere utilizzato non è lasciato al libero arbitrio dell'ufficio, ma è quello indicato dal richiamato successivo art. 7, ossia, come precisato dal citato art. 16-bis ed ai sensi dell'art. 18, comma 3, lett. c), del d.lgs. n. 546/1992, quello che è fatto obbligo di indicare a cura del difensore nel ricorso/appello o nel primo atto difensivo.

Mentre l'utilizzo della PEC è obbligatorio per il difensore, per il ricorrente rimane una facoltà, come sancito dal già menzionato articolo 16-bis, il quale al comma 1 chiarisce che nelle controversie in cui la parte sta in giudizio personalmente, qualora l'indirizzo PEC non è rinvenibile dai pubblici elenchi, egli ha facoltà, se lo ritenga, di indicare un indirizzo di posta elettronica certificata presso cui ricevere le comunicazioni e tale sarà, quindi, quello a cui fa riferimento il primo comma dell'articolo in esame.

Il primo comma dell'art. 16-bis specifica, inoltre, che le comunicazioni sono effettuate non esclusivamente, ma anche mediante l'utilizzo della posta elettronica certificata, e la ragione di tale alternatività la troviamo nella attuale mancanza di obbligatorietà all'uso del Processo Tributario Telematico che il Regolamento ha stabilito; al futuro divenire obbligatorio del canale processuale telematico la disposta facoltà all'uso della PEC decadrà di conseguenza.

La seconda parte del primo comma dell'art. 5 in commento, come parallelamente anche di quella dell'art. 16-bis, introduce una ulteriore facoltà all'utilizzo della PEC per le comunicazioni che avvengano tra gli uffici delle pubbliche amministrazioni, precisando che in tal caso esse possono essere effettuate ai sensi dell'articolo 76 del decreto legislativo n. 82 del 2005, ossia mediante i sistemi di cooperazione applicativa intendendo che lo scambio di documenti informatici nell'ambito del Sistema pubblico di connettività (SPC) può validamente avvenire per mezzo dei sistemi di posta elettronica istituzionale delle singole amministrazioni invianti e riceventi.

In effetti il ricorso al SPC non è l'unica alternativa possibile, almeno potenzialmente, atteso che la definizione di indirizzo di posta elettronica certificata data nel d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 è stata integrata, a decorrere dal 14 settembre 2016 a seguito del disposto dell'art. 1, comma 1, lett. c), d.lgs. 26 agosto 2016, n. 179, ai sensi dell'art. 66, comma 1, del medesimo decreto, con quella di altro servizio elettronico di recapito certificato qualificato, che consenta la prova del momento di ricezione di una comunicazione tra i soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, (del medesimo decreto n. 82/2005) e i soggetti giuridici, che sia basato su standard o norme riconosciute nell'ambito dell'unione europea, ossia corrispondente ai requisiti di cui al Regolamento (UE) 23 luglio 2014 n. 910 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno, anche detto «Regolamento e IDAS».

In tema di contenzioso tributario la notifica della sentenza effettuata a mezzo PEC dal difensore del contribuente all'Amministrazione finanziaria non è idonea a far decorrere il termine breve perl'impugnazione, atteso che, ai sensi dell'art. 16-bis, comma 3, del d. l. 31 dicembre 1992, n. 546, (introdotto dall'entrata in vigore del d.l. 24 settembre 2015, n. 156) che a sua volta richiama il d. m. 23 dicembre 2013, n. 163 (Regolamento del Processo Tributario Telematico), le notifiche tramite PEC degli atti del processo tributario tra le parti, compresa quindi la sentenza, sono ammesse e previste a decorrere dal 1 dicembre 2015 esclusivamente dinanzi alle commissioni tributarie nelle quali è stato avviato il Processo Tributario Telematico, come precisato dall'art. 16 del decreto direttoriale 4 agosto 2015 (Specifiche tecniche previste dall'articolo 3, comma 3, del regolamento recante la disciplina dell'uso di strumenti informatici e telematici nel processo tributario) e ciò a seguito del rinvio alle disposizioni normative disciplinanti il Processo Tributario di cui all'art. 16, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 (“Le disposizioni di cui al presente regolamento non si applicano all'uso degli strumenti informatici e telematici nel ... processo tributario ..., per i quali restano ferme le specifiche disposizioni normative.»). In tali casi – specifica la S.C. — la notifica, in assenza della previsione delle regole tecniche di attuazione, deve ritenersi giuridicamente inesistente, non essendo nella fattispecie ipotizzabile alcuna forma di sanatoria, coerentemente ai principi in tema di «inesistenza della notificazione» stabiliti dalla stessa corte a sezioni unite con la sentenza 20 luglio 2016, n. 14916 (Cass., n. 17941/2016).

Perfezionamento delle notificazioni e comunicazioni telematiche

Per definire il momento del perfezionamento delle comunicazioni e notifiche eseguite dalle Segreterie a mezzo PEC, come anche degli effetti e rimedi al loro mancato perfezionamento, occorre fare riferimento, unitamente alle disposizioni di cui al secondo comma dell'articolo 5 in esame, anche al combinato disposto degli articoli, in esso richiamati, n. 45 e 48 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 con l'art. 4 del decreto ministeriale 26 aprile 2012 n. 60213.

L'insieme delle richiamate norme definisce univocamente che le comunicazioni e notifiche, di cui al comma 1 dell'art. 5, si considerano eseguite, per l'ufficio di segreteria della Commissione tributaria, al momento dell'invio al proprio gestore che risulta attestato dalla relativa ricevuta di accettazione, mentre per il destinatario si perfezioneranno al momento in cui il documento informatico viene reso disponibile nella casella di posta elettronica certificata da parte del suo gestore, attestato dalla ricevuta di avvenuta consegna, rilasciata da quest'ultimo al mittente.

La presenza di elementi ostativi o impeditivi al regolare invio o al perfezionamento della PEC da parte della Segreteria genera effetti e rimedi che sono regolati dall'art. 16-bis del decreto n. 546/1992 e dall'art. 4 del decreto n. 60213/2012.

Per l'impossibilità all'invio, nel caso in cui essa dipenda dalla mancata indicazione da parte del difensore del proprio indirizzo di PEC, il citato art. 16-bis prescrive, al secondo comma, che l'ufficio è autorizzato ad effettuare la comunicazione o notifica mediante deposito presso la Segreteria della Commissione adita e competente alla loro esecuzione.

Se, invece, l'impossibilità all'invio dipende da qualunque altra causa diversa dalla precedente, entra in vigore il comma 5 dell'art. 4 del citato d.m. del 2012, secondo il quale l'Ufficio di segreteria della Commissione tributaria provvede ad effettuare la comunicazione secondo le modalità disciplinate dall'articolo 16, comma 1, del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546, ossia mediante avviso consegnato alle parti, che ne rilasciano immediatamente ricevuta, o spedito a mezzo del servizio postale in plico senza busta raccomandato con avviso di ricevimento.

Il mancato perfezionamento della comunicazione o notifica trova disciplina sempre nel comma 2 dell'art. 16-bis del decreto n. 546/1992 se dipenda da cause imputabili al destinatario, come ad esempio in caso di casella PEC di quest'ultimo piena, e comporta, anche in questo caso, il deposito in segreteria della Commissione tributaria competente delle relative comunicazioni.

Se, invece, ai sensi del comma 5 dell'art. 4 del decreto ministeriale 26 aprile 2012 n. 60213, l'Ufficio di segreteria della Commissione tributaria non ottenga alcuna ricevuta di avvenuta consegna, ovvero qualora venga generato uno degli avvisi di cui all'articolo 6, comma 8, del decreto del Ministro per l'innovazione e le tecnologie 2 novembre 2005, ossia:

a) avviso di non accettazione per eccezioni formali ovvero per virus informatici;

b) avviso di rilevazione di virus informatici;

c) avviso di mancata consegna per superamento dei tempi massimi previsti ovvero per rilevazione di virus informatici,

allora lo stesso provvede ad effettuare la comunicazione, come nel caso precedente, secondo le già elencate modalità disciplinate dall'articolo 16, comma 1, del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546.

Notificazioni telematiche a mezzo ufficiale giudiziario

Secondo l'art. 16 del d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546, primo comma, le comunicazioni sono fatte mediante avviso della Segreteria della Commissione tributaria la quale può richiederne la notificazione anche da parte dell'ufficio giudiziario o del messo comunale nelle forme di cui al successivo comma 2, ossia secondo le norme degli articoli 137 e seguenti del codice di procedura civile, salvo quanto disposto dall'art. 17 ad esso seguente; il terzo comma dell'articolo 5 in commento si occupa di disciplinare proprio tale fattispecie in caso di comunicazione telematica e stabilisce che l'avviso dovrebbe essere trasmesso via PEC a tale struttura, facendo riferimento all'indirizzo che l'UNEP stesso dovrebbe pubblicare sul registro IPA.

In realtà la pressoché totale assenza – ad oggi – di un proprio indirizzo PEC sul registro IPA da parte degli Uffici Notifiche Esecuzione Protesti ha in concreto fatto cadere nel nulla la norma de qua, lasciando come unico metodo idoneo alla notificazione e comunicazione quello della notificazione via PEC direttamente al destinatario, o ricorrendo, come visto in precedenza, alle modalità ad essa sostitutive in relazione alle cause impeditive.

Tutela dei dati sensibili

Ai fini della garanzia di tutela di possibili dati sensibili presenti all'interno delle comunicazioni o notifiche eseguite dalle Segreterie delle Commissioni tributarie, l'art. 16 del d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546, al terzo comma prevede che, se effettuate a mezzo del servizio postale mediante spedizione dell'atto in plico senza busta raccomandato con avviso di ricevimento, su esso non debbano essere apposti segni o indicazioni dai quali possa desumersi il contenuto dell'atto contenuto; in analogia a tale disposizione, il comma 3 dell'articolo 5 prevede che, se la comunicazione in trasmissione contenga dati sensibili, il mittente è tenuto ad effettuarla per estratto, informando il destinatario che l'atto integrale è disponibile nell'area riservata ad egli accendibile, secondo le regole stabilite dal decreto delle regole tecnico-operative 04 agosto 2015, e con la garanzia che sia sempre assicurata l'identificazione di chi vi abbia avuto accesso e la tracciabilità di ogni attività inerente tale accesso.