Codice Civile art. 2404 - Riunioni e deliberazioni del collegio (1).

Le riunioni del collegio sindacale

L'art. 2404 c.c. detta determinate prescrizioni con riguardo alle riunioni del collegio sindacale: in primo luogo, il collegio deve riunirsi almeno una volta ogni novanta giorni, anche con modalità telematiche, dovendosi redigere apposito verbale dell'adunanza.

La mancata riunione nel termine individuato dalla norma non è accompagnata da una consequenziale sanzione, non rientrando infatti nei motivi di decadenza dalla carica di sindaco, ritenendosi l'obbligo di riunirsi in quel termine indicato dalla legge un «obbligo minimo» al fine di assicurare una più frequente, efficiente e corretta vigilanza.

Obbligo di riunione si riscontra sicuramente all'art. 2429, comma 2, c.c. in base al quale i sindaci devono almeno una volta l'anno riunirsi per la redazione della relazione di bilancio.

La riunione è regolarmente costituta se è presente la maggioranza dei suoi membri (quorum costitutivo) e delibera a maggioranza assoluta dei suoi membri (quorum deliberativo), essendo stata esclusa la legittimità di un'eventuale clausola statutaria che attribuisca prevalenza al voto del presidente in caso di parità di voti.

d La dottrina è unanime nel ritenere necessaria la convocazione formale del collegio, fatta di regola dal presidente, ma potendo anche essere ad iniziativa di altro membro del collegio sindacale e che può essere effettuata attraverso ogni mezzo ritenuto necessario (Frè, 560; Domenichini, 545; Cavalli, 1988, 73).

La convocazione formale è ritenuta necessaria, non solo per assicurare il tempestivo avviso delle riunioni, ma anche per poter consentire a ciascuno dei componenti del collegio sindacale di prepararsi adeguatamente potendo comunque decidere di trattare argomenti ulteriori rispetto a quelli inseriti all'ordine del giorno.

È riconosciuto, tuttavia, ai sindaci il diritto di opporsi alla trattazione delle materie che non fossero state previamente indicate ove non fossero adeguatamente informati sul punto.

Luogo di svolgimento delle riunioni sindacali poteva essere tanto la sede sociale quanto anche altri luoghi, essendo prevista dalla stessa norma di legge la possibilità che la riunione si svolga con modalità telematiche in senso speculare a quanto riconosciuto dal legislatore per il consiglio di amministrazione.

La giurisprudenza formatasi sul tema è ferma nel ritenere che i mezzi di telecomunicazione o telematici utilizzabili devono consentire di identificare con assoluta certezza i sindaci partecipanti e di seguire in tempo reale la discussione, rendendo possibili tempestivi interventi circa gli argomenti trattati per partecipare al dibattito (Trib. Roma, decr. 24 febbraio 1997, in Soc. 1997, 695; Trib. Udine, decr. 19 dicembre 1997, in Soc. 1998, 955).

Tali specificazioni sono necessarie alla garanzia della collegialità dell'organo dovendo garantire la possibilità di esprimere simultaneamente il proprio voto e lo scambio di documenti rilevanti.

Sono state così individuate tre principali modalità in assenza di una disposizione di legge che vincoli l'organo collegiale all'osservanza di una determinata modalità: la videoconferenza che consente a tutti gli interlocutori di parlare e di vedersi, la teleconferenza, nella quale gli interlocutori parlano ma non possono vedersi, la chat room in cui l'interazione è limitata alla videoscrittura.

Tra le attività da espletare nell'ambito delle riunioni sindacali rientrano, in via esemplificativa, la lettura di libri sociali, l'esame sintetico del libro giornale e della documentazione di supporto, l'esame della documentazione relativa a depositi e pubblicazioni obbligatorie, l verifica della tempestiva presentazione di denunce di natura tributaria e previdenziale, l'esame della documentazione relativa al contenzioso della società nelle cause civili, tributarie, previdenziali, penali, l'esame di conti correnti bancari, il controllo dell'adeguatezza dell'assetto organizzativo amministrativo e contabile.

Decadenza sanzionatoria

Al comma 2 l'art. 2404 c.c. prevede un'apposita sanzione nei confronti del sindaco assenteista, che se non partecipa senza giustificato motivo a due riunioni del collegio incorre nella decadenza dalla carica sindacale.

Tale decadenza è definita sanzionatoria in quanto si differenzia dalla decadenza ordinaria di cui all'art. 2399 c.c.

Requisito fondamentale dell'assenza, perché produca una simile grave conseguenza, è che questa sia ingiustificata, non essendo sufficiente la mera assenza, ma richiedendosi un accertamento in concreto sulla valutazione delle circostanze e che il sindaco fosse stato regolarmente informato.

Non si riscontra inoltre assenza ingiustificata quando manchi un elemento che possa consentire di ritenere che i sindaci presenti non abbiano correttamente ed obiettivamente valutato la giustificabilità dell'assenza; né incide sull'assenza la mancata riunione periodica o il fatto che non siano state tenute due riunioni nel corso dell'esercizio.

Uno dei principali problemi postosi in materia di decadenza sanzionatoria è comprendere l'operatività di questa e gli effetti conseguenti: prospettandosi sostanzialmente due tesi, la prima che opta per l'automaticità della decadenza con efficacia ex tunc e la seconda che ritiene la decadenza operante ex nunc sul rilievo di un necessario accertamento.

L'orientamento prevalente in giurisprudenza ha ritenuto l'automatica operatività della decadenza sanzionatoria, non ritenendo necessaria un'apposita denuncia assembleare. A questo punto la delibera con cui l'assemblea dovesse riscontrare l'avvenuta decadenza sarebbe una delibera di mero accertamento e non di accertamento costitutivo (Cass. n. 3768/1995; Trib. Genova 27 aprile 1995, in Soc. 1995, 1605; Cass. n. 2009/1982).

Vi è però un ulteriore ricostruzione giurisprudenziale che ritiene che debba essere il collegio sindacale o, in alternativa, l'assemblea a dover accertare l'avvenuta decadenza, non potendo nelle more di tale accertamento operare il meccanismo di sostituzione dei sindaci previsto all'art. 2401 c.c.

La necessità dell'accertamento sarebbe preordinata all'iscrizione e pubblicazione della carica nel registro delle imprese e, dunque, vi sarebbe sottesa un'esigenza di certezza ai fini dell'opponibilità ai terzi (Trib. Genova 19 luglio 1993, in Giur. it. 1994, I, 2, 328).

Tale secondo orientamento è avallato dalla dottrina ad oggi maggioritaria che ritiene necessaria la valutazione dei motivi che hanno determinato l'assenza del sindaco (Ambrosini, 319; Fre-Sbisà, 903-905; Cavalli, 1996, 727; Ferraro 577; Martorano, 816).

È infatti affermata la necessità che la decadenza sia rilevata attraverso un autonomo atto e quindi resa nota determinando l'obbligo a carico degli amministratori di provvedere entro 30 giorni all'iscrizione nel registro delle imprese e il subingresso del sindaco supplente.

Con specifico riguardo alla decadenza sanzionatoria, è stato sostenuto dalla giurisprudenza di merito  che nell'ipotesi di impugnazione della delibera di accertamento della decadenza del sindaco ai sensi degli art. 2404 e 2405 c.c., il sindacato del giudice al riguardo deve intendersi più ampio possibile, dovendosi accertare l'esistenza o meno della causa di decadenza e non la legittimità della delibera che l'ha accertata (Trib. Napoli sez. impr., 15 febbraio 2022).

In quella decisione i giudici di merito si sono interrogati sulla necessità o meno di valutazione dei motivi che hanno determinato l'assenza del sindaco, al fine di comprendere se, in mancanza di giustificazione, vada senz'altro ritenuta avveratasi la decadenza o sia in ogni caso necessario valutare i motivi - anche se addotti successivamente - che hanno determinato tale assenza.

Quindi hanno affermato il principio in forza del quale il sindaco che non partecipi alle riunioni sia in line generale tenuto a giustificare preventivamente la propria assenza, tal che, in mancanza della giustificazione, debba considerarsi maturata la decadenza.

Tuttavia hanno ritenuto che, in base ai principi di correttezza e buona fede, il sindaco possa provvedere anche successivamente alla giustificazione nei casi in cui l'impedimento sia stato di tale portata da escludere anche la possibilità di comunicare la ragione dello stesso.

Di apparente contrario avviso altro orientamento, che ha ritenuto possa essere presa in considerazione solo una giustificazione preventiva all'assenza (Corte d'Appello Napoli sez. spec. impr., 11 marzo 2022, secondo cui “La formulazione degli artt. 2404 e 2405 c.c. induce a ritenere che il sindaco che non partecipi alle riunioni sia tenuto a giustificare preventivamente la propria assenza, sicché, in mancanza di tale giustificazione, possa considerarsi maturata la decadenza”).

 Coloro che ritengono che la decadenza operi ipso iure sottolineano la scelta legislativa di evitare margini di discrezionalità dei soci e l'automatica sostituzione del sindaco decaduto al fine di non incorrere nella permanenza in carica del sindaco decaduto (Galgano-Genghini, 505; Tedeschi, 250).

Ulteriore profilo problematico è stato costituto dall'individuazione dell'organo procedente alla dichiarazione di decadenza.

Nell'ambito delle società quotate il TUF e il TUB prevedono che l'accertamento della decadenza dalla carica per difetto di requisiti di eleggibilità debba essere effettuato dal consiglio di amministrazione. Tale soluzione, tuttavia, non risulta ossequiosa della separazione dei ruoli tra controllati/amministratori e controllori/sindaci.

Pertanto, la giurisprudenza e la dottrina hanno ritenuto preferibile la soluzione secondo la quale l'organo competente ad accertare la decadenza sanzionatoria è il collegio sindacale stesso (Valesenise, 91; Tedeschi, 252, 254; Ferrara-Corsi, 629; Trib. Napoli 16 marzo 1989, in Soc. 1989, 1041; Trib. Genova 19 luglio 1993, in Giur. it. 1994, 332) o dell'assemblea dei soci (Rossi, 274; Martorano, 818; Trib. Milano 9 giugno 1975, in Giur. comm. 1976, II, 551; Trib. Milano 15 marzo 1956, in Giur. it. 1956, I 2, 748) o ad amministratori, sindaci e soci (Cavalli, 1988, 64)

Verbalizzazione

L'art. 2404 comma 3 c.c. dispone che di ogni riunione del collegio sindacale debba essere redatto verbale, trascritto poi nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale, nel quale devono essere annotati tutti gli accertamenti eseguiti dai sindaci, anche in via individuale.

Il verbale deve essere sottoscritto da ciascuno dei sindaci presenti contestualmente o subito dopo lo svolgimento della riunione e può essere costituito da fogli separati, potendo essere sottoscritto in un secondo tempo.

La mancata partecipazione di uno dei sindaci alla riunione obbliga questi a prendere visione del relativo verbale per poter essere messo a conoscenza delle deliberazioni assunte, delle attività svolte, dei rilievi ivi formulati.

Infatti, il verbale risulta fondamentale per accertare la responsabilità dei sindaci perché costituisce un'attestazione dell'attività svolta dall'organo di controllo, essendo tuttavia dubbi gli effetti della mancata verbalizzazione.

La giurisprudenza, in accordo con la dottrina, ha ritenuto che i verbali dovessero essere analitici, in senso speculare a quanto previsto dalla giurisprudenza in riferimento ai verbali dell'assemblea (Trib. Napoli 7 aprile 1992, Soc. 1992, 1107; Trib. Genova 3 novembre 1987, Soc. 1988, 83).

Maggiori prescrizioni sono dettate in materia di società quotate in quanto l'art. 149 comma 3 TUF richiede che il collegio sindacale comunichi senza indugio alla Consob irregolarità riscontrate nello svolgimento del proprio incarico e trasmetta i verbali delle riunioni e degli accertamenti svolti.

Il contenuto del verbale è individuato dai criteri fissati, in tema di «Libro delle adunanze e delle deliberazioni», dalle «Norme di comportamento del collegio sindacale» di CNDCEC, dovendo il verbale contenere l'indicazione della data e del luogo della riunione, dei sindaci intervenuti e di quelli assenti, delle persone invitate ed intervenute alla riunione, delle attività svolte e degli accertamenti eseguiti, delle conclusioni raggiunte, dei documenti eventualmente consegnati al collegio da altri organi sociali

Dissenso del sindaco.

A seguito della modifica intervenuta con il d.lgs. 17 gennaio 2003, n. 6, l'art. 2404, comma 4, c.c. ha introdotto la possibilità per il sindaco dissenziente di dare atto nel verbale dei motivi determinanti il proprio dissenso nei confronti dell'attività del collegio.

La dottrina si è interrogata sulla possibilità che l'annotazione del dissenso possa avere effetti in relazione alla responsabilità dell'organo collegiale, escludendo così la responsabilità del sindaco dissenziente rispetto a determinati comportamenti o decisioni. Una parte minoritaria della dottrina si è espressa in senso negativo in ragione del fatto che l'art. 2407 c.c. non richiama l'art. 2392 c.c. (Cequi, 253).

Tuttavia, l'opinione largamente dominante in dottrina ritiene dover addivenire ad opposte conclusioni sul rilievo che non vi sarebbe altro modo per il sindaco dissenziente di dimostrare l'assenza di colpa alla luce del fatto che il collegio delibera a maggioranza (Cavalli, 1996, 762;Tedeschi, 263, 354; Domenichini, 577, Magnani, 230).

Delibere invalide

Non essendo prevista un'autonoma disciplina relativa all'invalidità delle delibere del collegio sindacale, si sono sviluppati al riguardo diversi orientamenti dottrinali al riguardo.

Si sono progressivamente affiancati tre orientamenti.

Parte della dottrina ha ritenuto applicabile la disciplina dell'invalidità delle delibere del consiglio di amministrazione (Cottino, 641; Domenichini, 577; Ferraro, 571) al contrario di altra ricostruzione dottrinale che ha invece tentato di estendere la disciplina delle delibere assembleari (Cavalli, 1988, 77).

Un'ulteriore corrente dottrinale contesta le interpretazioni analogiche, ritenendo che le delibere del collegio sindacale non avrebbero alcuna autonomia, potendo un eventuale vizio di invalidità della delibera alternativamente ripercuotersi su una delibera assembleare, determinare la responsabilità dei sindaci ove ne derivi un pregiudizio alla società o ai terzi (Franzoni, 547-548) o la revoca per giusta causa, tradursi in una «grave irregolarità» determinante la denuncia al tribunale ai sensi dell'art. 2409 c.c. (Galgano, 261; Weigmann, 87).