Codice Civile art. 2421 - Libri sociali obbligatori (1).

Inquadramento

L'obbligo di tenuta e la disciplina della legittimazione alla consultazione dei libri sociali sono contenuti nell'art. 2421 c.c. Tale normativa completa gli obblighi contenuti nell'art. 2214 c.c. relativi alla tenuta delle scritture contabili.

Oltre i libri e le altre scritture contabili prescritti nell'art. 2214 c.c., la società per azioni e le società cooperative (per il richiamo fatto all'art. 2519 c.c.) devono tenere i libri sociali obbligatori.

I libri sociali sono in parte obbligatori per tutte le società (libro verbali assemblee) e in parte sono obbligatori solo ove siano presenti i relativi soggetti (libro verbali consiglio di amministrazione, libro verbali collegio sindacale). Altri ancora sono obbligatori solo qualora la società abbia emesso obbligazioni o altri strumenti finanziari ex art. 2447-sexies c.c. Dubbi sussistono sull'obbligatorietà dell'istituzione di un apposito libro in presenza di emissione di strumenti finanziari partecipativi (SFP) o meno; ragioni di sistematicità fanno propendere per l'obbligatorietà della sua istituzione.

Si rammenta che la legge n. 2/2009 ha previsto:

- la soppressione dell'obbligo della tenuta del libro soci per le società a responsabilità limitata (art. 16, comma 12-septies, l. n. 2/2009);

- la soppressione dell'obbligo di deposito (o di conferma) dell'elenco dei soci presso il registro delle imprese, in concomitanza con il deposito del bilancio d'esercizio (art. 16, comma 12-octies).

Tale disposizione trasferisce al registro delle imprese la competenza in materia di pubblicità della compagine sociale. L'eliminazione del libro soci, infatti, ha come conseguenza positiva quella di porre fine al disallineamento tra le risultanze del libro soci e quelle del registro delle imprese, che si verificava frequentemente nella prassi societaria.

Per quanto riguarda le società per azioni, si richiama l'attenzione sul fatto che, in ipotesi di circolazione mediante girata, la società è tenuta ad aggiornare il libro soci, ai sensi dell'art. 2355, comma 2, c.c., solo in presenza della richiesta del giratario che si dimostri possessore del titolo in base ad una serie continua di girate.

Nell'ambito delle società aventi titoli negoziati in mercati regolamentati, sussistendo il regime di gestione accentrata ex art. 84 del d.lgs. n. 58/1998, il depositario centrale di titoli deve comunicare agli emittenti le azioni nominative ad essa girate ai fini dell'aggiornamento del libro dei soci.

È stato rilevato (Rigotti) che il contenuto prescritto dalla legge rappresenta il contenuto minimale di libri sociali previsti dal legislatore e che, conseguentemente, la società è libera di inserire informazioni ulteriori; analogamente, è possibile istituire ulteriori libri sociali rispetto a quelli previsti come obbligatori dalla legge, purché questi siano tenuti secondo le modalità previste dalle disposizioni in esame.

Secondo quanto stabilito dall'art. 13, comma 36, d.l. 30 settembre 2003, n. 269, convertito, con modificazioni, con la l. 24 novembre 2003, n. 326, i consorzi con attività esterna, oltre i libri e le altre scritture contabili prescritti tra quelli la cui tenuta è obbligatoria, devono tenere:

- il libro dei consorziati, nel quale devono essere indicati la ragione o denominazione sociale ovvero il cognome e il nome dei consorziati e le variazioni nelle persone di questi;

- il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell'assemblea, in cui devono essere trascritti anche i verbali eventualmente redatti per atto pubblico;

- il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell'organo amministrativo collegiale, se questo esiste;

- il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale, se istituito.

In ordine all'eventuale istituzione di un apposito libro in presenza di organo amministrativo unipersonale (amministratore unico), la stessa risulterebbe di non poca utilità poiché la sua istituzione risponderebbe a finalità informative e di trasparenza nei confronti di una pluralità di soggetti.

Ai libri sociali non è applicabile l'art. 2704 c.c. circa la data della scrittura, perché le annotazioni eseguite non sono soggette ad autenticazione della sottoscrizione. I libri delle adunanze e delle deliberazioni documentano esclusivamente il processo di formazione della volontà dell'assemblea, del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione, del collegio sindacale o del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione, del comitato esecutivo e degli obbligazionisti. Essi possono costituire solo prova, secondo le regole ordinarie, dei fatti storici enunciati nei relativi verbali e non sono, pertanto, assimilabili – quanto a forza probatoria – ai libri e alle scritture contabili di cui all'art. 2709 c.c.

La Corte di Cassazione, con la sentenza del 19 dicembre 2018, n. 57506, intervenendo in merito alla corretta conservazione delle scritture contabili, ha sancito che per rispondere del reato di occultamento o distruzione della contabilità è necessario che sia dimostrata l'esistenza delle scritture contabili; in assenza di esse, non è possibile contemplare il reato.

Ne consegue che la mancata tenuta delle scritture contabili potrebbe rilevare unicamente come illecito amministrativo (previsto dall'art. 9, d.lgs. 471/1997).

Bibliografia

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