Decreto legislativo - 24/02/1998 - n. 58 art. 154 bis - Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari 1

I requisiti di professionalità del dirigente preposto

Il d.lgs. n. 303/2006 nel novellare l'art. 145-bis TUF ha specificato che gli statuti devono prevedere i requisiti di professionalità del dirigente preposto senza, tuttavia, specificare di quali requisiti si tratta. Ulteriormente possono essere previsti altri requisiti come, ad esempio, di indipendenza e di onorabilità.

I requisiti di professionalità possono, ad esempio, essere individuati come segue: esperienza complessiva di almeno un triennio nell'esercizio di: a) attività di amministrazione o di controllo ovvero compiti direttivi presso società di capitali che abbiano un capitale sociale non inferiore ad un determinato ammontare; ovvero b) attività professionali o di insegnamento universitario di ruolo in materie giuridiche, economiche, finanziarie e tecnico-scientifiche, strettamente attinenti all'attività dell'impresa; ovvero c) funzioni dirigenziali presso enti pubblici o pubbliche amministrazioni operanti in settori specifici o, comunque, in settori strettamente attinenti a quello di attività dell'impresa.

Ulteriormente lo statuto può prevedere che non possono ricoprire la carica di dirigente preposto coloro che, per almeno diciotto mesi, nel periodo ricompreso fra i due esercizi precedenti l'adozione dei relativi provvedimenti e quello in corso hanno svolto funzioni di amministrazione, direzione o controllo in imprese: a) sottoposte a fallimento, a liquidazione coatta amministrativa o a procedure equiparate; b) operanti nel settore in cui opera la società sottoposte fallimento, a liquidazione coatta amministrativa o a procedure equiparate..

La carica di dirigente preposto non può essere ricoperta da coloro che: a) sono stati sottoposti a misure di prevenzione disposte dall'autorità giudiziaria ai sensi della legge 27 dicembre 1956, n. 1423, o della legge 31 maggio 1965, n. 575, e successive modificazioni e integrazioni, salvi gli effetti della riabilitazione; b) sono stati condannati con sentenza irrevocabile, salvi gli effetti della riabilitazione:

- a pena detentiva per uno dei reati previsti dalle norme che disciplinano l'attività bancaria, finanziaria e assicurativa e dalle norme in materia di mercati e strumenti finanziari, in materia tributaria e di strumenti di pagamento;

- alla reclusione per uno dei delitti previsti nel titolo XI del libro V del codice civile e nel regio decreto del 16 marzo 1942, n. 267;

- alla reclusione per un tempo non inferiore a sei mesi per un delitto contro la pubblica amministrazione la fede pubblica, il patrimonio, l'ordine pubblico e l'economia pubblica;

- alla reclusione per un tempo non inferiore a due anni per un qualunque delitto non colposo.

È possibile prevedere che non può essere nominato, e se nominato decade dall'incarico di dirigente preposto, l'interdetto, l'inabilitato, il fallito, o chi è stato condannato ad una pena che importa l'interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l'incapacità ad esercitare uffici direttivi. Laddove alcuno dei sopra richiamati motivi di ineleggibilità dovesse configurarsi a carico del soggetto nominato, questi decadrà automaticamente dalla carica.

Può, da ultimo, essere previsto che costituisce causa di decadenza dall'incarico di dirigente preposto la risoluzione del rapporto di lavoro con la società.

I poteri e i mezzi del dirigente preposto

Al fine dello svolgimento dei compiti attribuiti, il dirigente preposto deve disporre di adeguati poteri e mezzi, tali da consentire l'efficace esercizio delle sue funzioni.

A tal fine l'organo amministrativo deve vigilare affinché il dirigente preposto disponga di adeguati poteri e mezzi per l'esercizio dei compiti a lui attribuiti. In particolare, al dirigente preposto potranno essere – ad esempio – conferiti i seguenti poteri:

- ottenere tempestivamente, ovvero nei termini da questi indicati, da qualsiasi soggetto all'interno della società o delle società controllate del gruppo, ogni informazione di natura amministrativa e contabile utile per la formazione del bilancio di esercizio e del bilancio consolidato;

- ottenere all'interno della società o delle società controllate del gruppo informazioni di carattere gestionale legate ad eventi che possano in qualsivoglia modo influenzare in misura significativa l'andamento della società e del gruppo;

- partecipare alle riunioni del consiglio di amministrazione nelle quali sono previsti all'ordine del giorno argomenti che hanno impatto sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria e nei casi in cui sono discussi argomenti pertinenti la propria attività;

- accedere a tutti i documenti delle delibere degli organi sociali che hanno riflessi sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della società;

- proporre al consiglio di amministrazione della società la adozione di atti di indirizzo verso le società del gruppo in merito all'assetto organizzativo della struttura amministrativa e di controllo;

- redigere o modificare, sentito il parere della funzione organizzazione e delle strutture operative, le procedure aziendali rappresentative dei processi afferenti le aree sottoposte alla diretta responsabilità del dp, incluse le parti di procedura che – nell'ambito di processi gestionali trasversali – descrivono attività rilevanti ai fini dei compiti e delle responsabilità assegnategli;

- attivare il processo di modifica dei processi e delle procedure aziendali dei quali il dirigente preposto non è process owner, ivi inclusi quelli informatici, che hanno impatto indiretto sulla formazione del bilancio di esercizio e del bilancio consolidato sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria;

- ricevere preventiva informazione in merito a qualsiasi modifica proposta relativamente a tutte le procedure aziendali;

- svolgere controlli su qualunque processo aziendale che abbia impatto diretto o indiretto sulla formazione del bilancio di esercizio e del bilancio consolidato;

- apportare modifiche al sistema di controllo interno contabile (inteso come l'insieme di persone, strumenti, informazioni, regole per la mitigazione dei rischi aziendali) della società e delle società controllate del gruppo;

- accedere liberamente ad ogni informazione, documentazione e/o dato ritenuto necessario per lo svolgimento dei compiti previsti dalla legge e dai regolamenti, conservati presso qualsiasi funzione aziendale;

- avvalersi di qualsiasi funzione aziendale per lo svolgimento dei compiti assegnati nonché di consulenze esterne;

- richiedere attestazioni alle altre funzioni della società ed a quelle delle altre società del gruppo, o eventualmente anche a soggetti esterni, relativamente ai dati da questi comunicati ai fini della tenuta delle scritture contabili e della predisposizione delle comunicazioni sociali;

- istituire meccanismi di reporting che prevedano specifici obblighi in termini di completezza dei dati e perentorietà dei termini, che comportino l'applicazione di determinate sanzioni in caso di inottemperanza.

Il dirigente preposto deve adempiere al suo incarico con la diligenza richiesta dalla natura dell'incarico, dalla natura dell'attività esercitata e dalle specifiche competenze. Il dirigente preposto, nonché i soggetti dei quali a qualsiasi titolo si avvale sono tenuti all'obbligo di riservatezza in ordine alle notizie e le informazioni acquisite nell'esercizio delle proprie funzioni e a rispettare le regole adottate dalla società per la gestione interna e la comunicazione all'esterno di documenti ed informazioni.

Le procedure amministrativo-contabili e le attestazioni relative ai bilanci

L'articolo in commento fa riferimento alle procedure amministrativo-contabili interne all'azienda o al gruppo. È compito del dirigente preposto individuare, secondo un criterio qualitativo e quantitativo, i processi che hanno impatto sulla formazione del bilancio di esercizio e sulla formazione del bilancio consolidato nonché sulla predisposizione dei documenti per i quali è richiesta l'attestazione ai sensi della l. n. 262/2005. Sulla base dei processi così individuati il dirigente preposto predispone adeguate procedure. Le procedure, o le parti di esse, del dirigente preposto devono essere sottoposte, prima della loro adozione, alla verifica ed approvazione anche del dirigente preposto. Tali procedure devono descrivere le attività di controllo volte ad assicurare la corretta acquisizione, conservazione e trasferimento delle informazioni di natura amministrativo-contabile, anche attraverso i sistemi informatici. È responsabilità delle funzioni aziendali garantire la corretta applicazione delle procedure emanate in azienda e le relative attività di controllo di primo livello, nonché il loro aggiornamento permanente. Tutte le funzioni aziendali sono responsabili della tempestiva segnalazione al dirigente preposto di eventi che possano determinare modifiche significative di processo e/o attività, qualora esse abbiano impatto sull'adeguatezza delle procedure amministrativo-contabili esistenti. Il dirigente preposto, nel caso in cui rilevi carenze o anomalie che riducano in modo specifico o nel suo complesso il grado di adeguatezza del sistema di controllo interno contabile, può richiedere alle funzioni aziendali responsabili dei processi di intervenire modificando i processi stessi e/o le attività all'interno di questi, nonché di predisporre adeguate procedure amministrative e contabili.

Ove siano richieste specializzazioni non presenti all'interno delle funzioni sopra indicate, il dirigente preposto potrà fare ricorso a professionisti qualificati o società di consulenza esterne.

L'art. 81-ter del Regolamento Emittenti prevede che gli organi amministrativi delegati e il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari predispongano l'attestazione di cui all'art. 154-bis, comma 5 del TUF secondo i modelli indicati nell'Allegato 3C-ter.

Come emerge chiaramente, accanto agli obblighi dichiarativi, l'art. 154-ter, comma 3, TUF pone a carico del dirigente preposto un dovere di natura organizzativa e, in particolare, di proceduralizzare l'assetto della produzione dell'informativa contabile societaria.

Il riporto del dirigente preposto e i rapporti con gli organi di controllo della società e del gruppo

Nello svolgimento delle proprie attività, il dirigente preposto deve riportare: a) al consiglio di amministrazione, attraverso apposita relazione illustrativa da emettersi almeno su base semestrale e contestualmente all'approvazione del progetto di bilancio e del bilancio consolidato; b) all'amministratore delegato, su base continuativa, oralmente e mediante la presentazione di rapporti scritti, concernenti aspetti puntuali e specifici della propria attività.

Il dirigente preposto potrà, inoltre, essere convocato dagli organi sopra menzionati ogni qualvolta sia dagli stessi ritenuto opportuno, per riportare in merito a specifici fatti od accadimenti o per discutere di argomenti ritenuti di particolare rilievo. Analogamente, il dirigente preposto potrà riferire agli organi sopra menzionati specifici fatti od accadimenti, ogni qualvolta lo ritenga opportuno. Resta salva la possibilità di riferire al consiglio di amministrazione in ogni momento, direttamente o per tramite del presidente del consiglio di amministrazione ovvero dell'organo amministrativo delegato, l'impossibilità di svolgere i compiti affidati ovvero di informare su fatti che, per la loro criticità o gravità, potrebbero richiedere l'assunzione di urgenti decisioni da parte dello stesso consiglio di amministrazione.

Il dirigente preposto deve collaborare con gli organi di controllo della società al fine di rendere più efficiente e armonico il sistema di controllo interno: fornisce e acquisisce informazioni e coordina la propria attività con quella degli altri interventi di controllo. Di seguito sono definiti i rapporti tra il dirigente preposto e i suddetti organi, fatto salvo l'ambito di operatività attribuita a questi dalla legge e da norme e regolamenti aziendali.

In questo quadro normativo il dirigente preposto si avvicina alla figura del CFO (Chief Financial Officer) di cultura anglosassone che a tutti gli effetti può essere considerato un nuovo «organo» dell'impresa in quanto l'impianto normativo estende a questo dirigente, in materia di informativa al mercato e a tutti gli stakeholder, le stesse responsabilità degli amministratori.

Le attività del dirigente preposto devono essere coordinate con quelle del Comitato Controllo e Rischi così come previsto dal Codice di corporate governance atteso che il Comitato “a) valuta, sentiti il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, il revisore legale e l'organo di controllo, il corretto utilizzo dei princìpi contabili e, nel caso di gruppi, la loro omogeneità ai fini della redazione del bilancio consolidato; b) valuta l'idoneità dell'informazione periodica, finanziaria e non finanziaria, a rappresentare correttamente il modello di business, le strategie della società, l'impatto della sua attività e le performance conseguite, coordinandosi con l'eventuale comitato previsto dalla raccomandazione 1, lett. a); c) esamina il contenuto dell'informazione periodica a carattere non finanziario rilevante ai fini del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi; d) esprime pareri su specifici aspetti inerenti alla identificazione dei principali rischi aziendali e supporta le valutazioni e le decisioni dell'organo di amministrazione relative alla gestione di rischi derivanti da fatti pregiudizievoli di cui quest'ultimo sia venuto a conoscenza; e) esamina le relazioni periodiche e quelle di particolare rilevanza predisposte dalla funzione di internal audit; f) monitora l'autonomia, l'adeguatezza, l'efficacia e l'efficienza della funzione di internal audit; g) può affidare alla funzione di internal audit lo svolgimento di verifiche su specifiche aree operative, dandone contestuale comunicazione al presidente dell'organo di controllo; h) riferisce all'organo di amministrazione, almeno in occasione dell'approvazione della relazione finanziaria annuale e semestrale, sull'attività svolta e sull'adeguatezza del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi”.

In argomento si rammenta che l'Assirevi (Associazione Italiana Revisori Contabili) ha pubblicato il documento di ricerca n. 254 (giugno 2023) contenente le linee guida per la predisposizione della relazione della società di revisione indipendente sulla Dichiarazione Non Finanziaria ai sensi del d.lgs. 254/2016 e dell'art. 5 del Regolamento Consob adottato con Delibera n. 20267 del gennaio 2018.

 Secondo la Cassazione civile sez. I, 12/07/2019, (ud. 23/05/2019, dep. 12/07/2019), n. 18770 nelle società di capitali, in generale, l'obbligo di controllo accomuna una pluralità di soggetti ed organi, quali gli amministratori non esecutivi e gli amministratori indipendenti, i sindaci, i revisori, il comitato per il controllo interno, l'organismo di vigilanza di cui al d.lgs. n. 231 del 2001 e il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari nelle società quotate di cui all'art. 154-bis t.u.f..

Si parla dunque di un sistema composito, il cui fine è di ottenere, grazie all'eterogeneità dei controlli, una garanzia rafforzata dell'osservanza delle regole di corretta amministrazione; scopo ultimo, la stessa diffusione della cultura di legalità imprenditoriale; e la particolare conformazione della struttura societaria induce a doveri tanto più intensi, come quando la società sia parte di un gruppo o si tratti di società a ristretta base familiare, soggetta perciò ad influenze esterne anche pregiudizievoli (cfr., in tal senso, Cass. n. 31204/2017).

La responsabilità omissiva del soggetto tenuto, per funzione, ad esercitare un controllo sull'agire di altri è per fatto proprio colpevole: espunta invero ormai anche dal diritto civile la responsabilità oggettiva, la responsabilità per fatto altrui o quella da mera "posizione", si dovrà sempre riscontrare la condotta almeno colposa e il nesso causale col danno, dunque con responsabilità per fatto e colpa propri.

Le responsabilità

L'art. 154-bis, comma 6, TUF richiamando i profili di responsabilità del direttore generale prevede che al dirigente preposto si applichino le disposizioni che regolano la responsabilità degli amministratori salve le azioni esercitabili in base al rapporto di lavoro con la società.

Ne consegue che l'operato del dirigente preposto deve essere conforme alle previsioni contenute nella legge e nello specifico CCNL applicabile; inoltre, potranno essere esercitate nei sui confronti le azioni di cui agli artt. 2393 ss. del codice civile e la diligenza del dirigente preposto valutata alla stregua dell'art. 2392 del codice civile tenendo in considerazione anche la natura dell'incarico e le specifiche competenze.

 Secondo il Tribunale di Vicenza, 17 giugno 2021, n. 348 è stato ritenuto esente da responsabilità il dirigente preposto che non ha potuto operare correttamente in quanto mancava il requisito di correttezza e veridicità delle informazioni che ciascuna struttura aziendale, per gli ambiti di propria competenza, era tenuta a trasmettere al dirigente preposto.

Pertanto, sono azionabili:

-        l'azione sociale volta al risarcimento dei danni cagionati alla società dal comportamento illegittimo del dirigente;

-        l'azione spettante ai creditori sociali nel caso in cui l'illegittimo comportamento abbia concorso ad intaccare il patrimonio della società ed a renderlo insufficiente al soddisfacimento dei crediti;

-        l'azione esercitabile da ciascun socio o terzo che sia stato direttamente danneggiato.

La tipizzazione della figura in esame, con le correlative attribuzioni e responsabilità, fa assumere particolare rilevanza esterna all'attività del dirigente preposto, da cui discendono le possibili  azioni da parte dei creditori sociali, dei singoli soci o dei terzi e, la cui responsabilità si configura secondo gli schemi e le regole della responsabilità degli amministratori anche sotto il profilo penale atteso che la legge istitutiva della figura del dirigente preposto lo ha aggiunto tra i soggetti attivi dei reati di rivelazione del segreto professionale, di false comunicazioni sociali, di infedeltà a seguito di dazione o promessa di utilità e di ostacolo alle funzioni delle Autorità pubbliche di Vigilanza.