Decreto legislativo - 31/12/1992 - n. 546 art. 25 bis - (Potere di certificazione di conformita') 1 2 3 .

Documenti e firme informatici

L'art. 1, comma 1, lett. p), d.lgs. n. 82/2005, Codice dell'amministrazione digitale (C.a.d.), definisce il documento informatico come una «rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti», in contrapposizione al documento analogico, definito con la litòte di una «rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti» (art. 1, comma 1, lett. p-bis, d.lgs. n. 82/2005). Il  documento informatico può soddisfare il requisito legale della forma scritta,anche ai fini della prova (art. 2702 cod. civ.) e della data di formazione del documento, «quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall'AgID ai sensi dell'articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all'autore. In tutti gli altri casi, l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità» (art. 20, comma 1-bis, d.lgs. n. 82/2005, come modificato dall'art. 20, comma 1, lett. a), d.lgs. 13 dicembre 2017 n. 217).

Il documento informatico viene distinto in quattro categorie: 1) documento informatico nativo digitale, 2) copia informatica di documento analogico, 3) copia informatica di documento informatico, 4) duplicato informatico.

Il documento informatico nativo digitale, è un documento che non ha un proprio perfetto corrispondente analogico, come invece lo è nel caso di una scansione digitale di un atto processuale cartaceo originale, perchè è stato creato direttamente con un software, come ad esempio, di elaborazione testi e/o calcoli e/o grafici e/o istogrammi, non sempre esaustivamente trasferibile in una copia cartacea. Basti pensare ad una foto digitale che può contenere informazioni su ora, data e  localizzazione dello di scatto, che non vengono normalmente trasferiti nella stampa su carta.

La copia informatica di un documento analogico va distinta in:

a) copia informatica testuale, che consiste nella fedele riproduzione del solo contenuto del documento cartaceo originale tramite riconoscimento ottico dei caratteri, c.d. O.C.R. (Optical Character Recognition), normalmente diverso nella forma; tale copia consente meglio una rielaborazione dell'originale, nonché il rilascio di successivi “estratti” o di “copie intere” con dati sensibili oscurati.

b) copia informatica grafica,  che consiste nella creazione di una immagine del documento analogico ed è realizzata tramite apparecchi fotografici (scanner, camere digitali, smartphone etc.), che ha, invece, «contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui la copia è tratta» (art. 1, comma 1, lett. i-ter), d.lgs. n. 82/2005), del tutto equivalente ad una tradizionale copia xerografica (vds. artt. 22, commi 2 e 3, secondo le regole tecniche indicate nell'art. 71). Tale copia consente il rilascio di “copie parziali” oggettive, e coincide perfettamente con quella di cui all'art. 2719 c.c., rubricato “Copie fotografiche di scritture”, che così testualmente recita: “Le copie fotografiche di scrittura hanno la stessa efficacia delle autentiche, se la loro conformità con l'originale è attestata da pubblico ufficiale competente ovvero non è espressamente disconosciuta”.

Si noti che la differenza tra “copia parziale” ed “estratto” è che mentre la la prima è per sua natura oggettiva (fotografica e quindi valida ai sensi dell'art. 2719 c.c.), il secondo è una mera trascrizione testuale parziale, teleologicamente orientata attraverso gli “omissis”.

La copia informatica di documento informatico consiste in un documento informatico che ha «contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari» (art. 1, comma 1, lett. i-quater), d.lgs. n. 82/2005). Esso può essere ottenuto, ad esempio, convertendo un documento informatico nativo digitale con estensione “.docx” in un file compresso con estensione “.pdf” (Portable Document Format), come per il processo tributario telematico (PDF/A-1a, PDF/A-1b), o mediante l'estrazione di un documento informatico leggibile (con estensione “.pdf”) dal documento informatico sottoscritto digitalmente e contenuto nel fascicolo processuale telematico (con estensione “.p7m”).

Il duplicato informatico, invece, è un documento informatico «ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario» (art. 1, comma 1, lett. i-quinquies), d.lgs. n. 82/2005), di talché non è identificabile un MUTA “file originale” ed un “file derivato” (ossia copia informatica) ma costituiscono - in senso atecnico - un “doppio originale”; un duplicato informatico ADDE di un file si può realizzare, ad esempio, con la funzione “duplica” o “copia/incolla”.

Il “bit”(da testa e coda di “binary digit”) è una cifra binaria “zero-uno” dell'algebra booleana, usata come unità di misura per la compressione di dati e le trasmissioni numeriche. Posta a fondamento dell'elettronica digitale (da “digit”) e, quindi, della programmazione informatica, è l'unità base per l'elaborazione di sequenze di bit: 8 bit formano un “byte”(B), che costituisce la quantità di informazione elementare (equivalente, approssimativamente, ad un carattere alfanumerico); 1024 B = 1 “kilobyte”(KB); 1024 KB = 1 “megabyte”(MB); 1024 MB = 1 “gigabyte”(GB); 1024 GB = 1 “terabyte”(TB) etc.).

La disciplina contenuta nel d.lgs. n. 82/2005 (C.a.d.), che recepisce quanto già disposto a livello comunitario dalla Direttiva 1999/93/CE “relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche” (abrogata e sostituita dal Regolamento UE n. 910/2014 “in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno”), distingue le firme apponibili su un documento informatico «firma digitale, (…) elettronica qualificata o (…)  elettronica avanzata» (art. 20, comma 1-bis, d.lgs. n. 82/2005).

La firma digitale o elettronica, secondo le indicazioni dell'AGID, consiste in genere nella creazione di un file, definito “busta crittografica”, che racchiude al suo interno il documento originale, l'evidenza informatica della firma e la chiave per la verifica della stessa, che, a sua volta, è contenuta nel certificato emesso a nome del sottoscrittore; l'autenticità del certificato è garantita da soggetti accreditati ai sensi dell'articolo 29 d.lgs. n. 82/2005. In base al C.a.d. «l'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria» (art. 20, comma 1-ter, d.lgs. n. 82/2005). Tuttavia, al pari della sottoscrizione autografa, la sottoscrizione di un documento informatico mediante firma digitale o elettronica non si ha per riconosciuta, ai sensi dell'art. 2703 cod. civ., salvo che sia autenticata da un pubblico ufficiale (art. 25 d.lgs. n. 82/2005).

Il Regolamento UE n. 910/2014 distingue tra firma elettronica (come un bancomat), firma elettronica avanzata (ad esempio la firma grafometrica utilizzata su tablet per un'operazione allo sportello bancario) e firma elettronica qualificata (art. 3). La firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa (art. 25, comma 2, Reg. UE n. 910/2014).

Il C.a.d. originariamente ammetteva la firma elettronica (c.d. “semplice”), costituita da «un insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica» (art. 1, comma 1, lett. q), d.lgs. n. 82/2005, soppressa dall'art. 1, comma 1, lett. h), d.lgs. 26 agosto 2016 n. 179), come un documento proveniente da un indirizzo di posta elettronica non certificata ed in generale qualsiasi altro sistema informatico di autenticazione; il documento informatico sottoscritto con firma elettronica era  «liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità» (art. 21, comma 1, d.lgs. n. 82/2005, abrogato dall'art. 21, comma 1, lett. b), d.lgs. 13 dicembre 2017 n. 217).

La firma digitale è definita nel C.a.d. come «un particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare di firma elettronica tramite la chiave privata e a un soggetto terzo tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici» (art. 1, comma 1, lett. s), d.lgs. n. 82/2005).

Gli standard europei (Decisione della Commissione Europea 2011/130/EU) prevedono tre tipi di sottoscrizione digitale, identificati dagli acronimi CAdES (CMS Advanced Electronic Signatures, con estensione “.p7m”), PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures, con estensione “.pdf”) e XAdES (XML Advanced Electronic Signature, con estensione “.xml”).

Nel processo tributario il ricorso e ogni altro atto processuale in forma di documento informatico sono sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale CAdES o PAdES (art. 10, comma 1, lett. d), D.m. 4 agosto 2015). I documenti possono essere firmati digitalmente, non essendovi più alcun obbligo (art. 10, comma 2, D.m. 4 agosto 2015, modificato dal D.m. 21 aprile 2023).

Per quanto riguarda la procura alle liti, ove sia rilasciata su supporto analogico il difensore «ne deposita telematicamente la copia per immagine su supporto informatico, attestandone la conformità ai sensi dell'articolo 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, con l'inserimento della relativa dichiarazione» (art. 12, comma 7, d.lgs. n. 546/1992, come modificato dal d.lgs. 30 dicembre 2023 n. 220). Quando la procura è rilasciata in calce o a margine di un atto del processo, la sottoscrizione autografa è certificata dal difensore, «salvo che il conferente apponga la propria firma digitale». Pertanto la procura formata su documento informatico nativo digitale e sottoscritta con firma digitale non richiede, da un lato, l'autentica del difensore né, dall'altro, l'attestazione di conformità in fase di deposito, essendo sufficiente che vi apponga la firma digitale o firma elettronica qualificata.

Ai fini del conferimento dell'incarico, «la procura alle liti si considera apposta in calce all'atto cui si riferisce quando è rilasciata su un separato documento informatico depositato telematicamente insieme all'atto cui la stessa si riferisce ovvero quando e' rilasciata su foglio separato del quale e' effettuata copia informatica, anche per immagine, depositata telematicamente insieme all'atto cui la stessa si riferisce» (art. 12, comma 7-bis, d.lgs. n. 546/1992, inserito dal d.lgs. 30 dicembre 2023 n. 220).

Nel giudizio di Cassazione, l'art. 369 c.p.c. stabilisce che parte ricorrente deve depositare unitamente al ricorso notificato la copia autentica della sentenza impugnata. Al riguardo, il Ministero dell'Economia e delle Finanze ha affermato che in caso di deposito telematico, il difensore può attestare la conformità all'originale secondo quanto previsto dall'art. 25-bis del DLgs. 546/1992, indipendentemente dal formato, analogico o nativo digitale, della sentenza impugnata estratta dal fascicolo telematico previa, se del caso, richiesta di visibilità temporanea del fascicolo informatico (Risposte Min. Economia e Finanze a Telefisco 27 gennaio 2022).

 Le Sezioni Unite Civili della Corte di Cassazione, anteriormente alle modifiche richiamate, avevano già chiarito che “Secondo il diritto dell'UE e le norme, anche tecniche, di diritto interno, le firme digitali di tipo CAdES e di tipo PAdES, sono entrambe ammesse ed equivalenti, sia pure con le differenti estensioni <*.p7m> e <*.pdf>, e devono, quindi, essere riconosciute valide ed efficaci, anche nel processo civile di cassazione, senza eccezione alcuna” (Cass. SS.UU. n. 10266/2018).

Nel caso in cui venga depositato telematicamente un atto che è redatto in formato "nativo digitale" e notificato a mezzo PEC non è richiesta l'attestazione di conformità all'originale dell'atto da parte del difensore. Nel caso deciso, il difensore dell'Agenzia delle Entrate aveva depositato, in formato nativo digitale, l'atto di appello notificato a mezzo PEC, gli allegati e l'attestazione di consegna, senza apporre l'attestazione di conformità all'originale prevista dall'art. 25-bis del DLgs. 546/92 e i giudici di secondo grado avevano ritenuto l'appello inammissibile (Cass. SS.UU. n. 981/2023).

Vedasi anche annotazioni degli artt. 9, paragr. 2: “Assistenza all'attività giudiziaria”, 25, paragr. 4: “Richiesta di copie”, 67-bis, paragr. 2: “Esecutività della sentenza secondo quanto previsto dal capo IV, d.lgs. n. 546/1992” e 69, paragr. 5: “Spedizione in forma esecutiva della sentenza”.