Decreto legislativo - 7/03/2005 - n. 82 art. 23 ter - (Documenti amministrativi informatici) 12Art. 23-ter 1. Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonche' i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui e' possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. 1-bis. La copia su supporto informatico di documenti formati dalle pubbliche amministrazioni in origine su supporto analogico e' prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto identico a quello del documento analogico da cui e' tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell'originale e della copia3. [2. I documenti costituenti atti amministrativi con rilevanza interna al procedimento amministrativo sottoscritti con firma elettronica avanzata hanno l'efficacia prevista dall'art. 2702 del codice civile.]4 3. Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformita' all'originale e' assicurata dal funzionario a cio' delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle Linee guida; in tale caso l'obbligo di conservazione dell'originale del documento e' soddisfatto con la conservazione della copia su supporto informatico 5. 4. In materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, le Linee guida sono definite anche sentito il Ministero dei beni e delle attivita' culturali e del turismo 67. [5. Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell’Agenzia per l’Italia digitale, tramite il quale è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.] 8 5-bis. I documenti di cui al presente articolo devono essere fruibili indipendentemente dalla condizione di disabilita' personale, applicando i criteri di accessibilita' definiti dai requisiti tecnici di cui all'articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4 9. 6. Per quanto non previsto dal presente articolo si applicano gli articoli 21, 22 , 23 e 23-bis .
[1] Articolo inserito dall'articolo 16, comma 2, lettera a), del D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235. [2] Vedi il D.P.C.M. 13 novembre 2014. [3] Comma inserito dall'articolo 24, comma 1, lettera a), del D.Lgs. 13 dicembre 2017, n. 217. [4] Comma abrogato dall'articolo 21, comma 1, lettera b), del D.Lgs. 26 agosto 2016, n. 179 [5] Comma modificato dall'articolo 66, comma 1,del D.Lgs. 13 dicembre 2017, n. 217. [6] Per le regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi del presente comma vedi il D.P.C.M. 3 dicembre 2013. Comma sostituito dall'articolo 21, comma 1, lettera a), del D.Lgs. 26 agosto 2016, n. 179. [7] Comma modificato dall'articolo 24, comma 1, lettera b), del D.Lgs. 13 dicembre 2017, n. 217. [8] Comma sostituito dall'articolo 9, comma 1, lettera 0c) del D.L. 18 ottobre 2012, n. 179 e successivamente abrogato dall'articolo 21, comma 1, lettera b), del D.Lgs. 26 agosto 2016, n. 179. [9] Comma inserito dall'articolo 9, comma 6, lettera c), del D.L. 18 ottobre 2012 n. 179. InquadramentoA partire dagli anni '90 l'evoluzione digitale e tecnologica ha fortemente impattato su tutti gli aspetti della società moderna e inevitabilmente ha cambiato le modalità di gestione della cosa pubblica poiché, proprio a seguito dell'enorme diffusione delle tecnologie informatiche e della evidente riduzione dei costi grazie all'utilizzo di infrastrutture hardware e dei sistemi software, si è reso necessario riconvertire l'impianto organizzativo su cui si reggeva la P.A. al fine di introdurre nuovi modi per massimizzare il lavoro degli Enti pubblici attraverso l'impiego di sistemi digitali. Tutto ciò, naturalmente, in piena aderenza ai principi di efficienza, efficacia e trasparenza cui la P.A. deve informarsi, in tutte le sue attività, sia nell'ambito endoprocedimentale, procedimentale che nei confronti dei cittadini. Il principio fondante è quello dell'informatizzazione della P.A, definita e-government o «governo elettronico», il quale si configura come un sistema di gestione digitalizzata della P.A. che, unitamente ad azioni di change management della struttura e dell'organizzazione pubblica, consente di produrre, gestire ed archiviare la documentazione ed i procedimenti usufruendo di sistemi informatici, di tecnologie dell'informazione e della comunicazione, allo scopo di ottimizzare il lavoro degli enti e di offrire agli utenti (cittadini ed imprese) sia servizi più rapidi, economici e nuovi. Nell'ambito della definizione dell'e-g overnment, la dottrina (Merloni, 136) ha individuato quattro dimensioni di interesse: - una dimensione interna alle amministrazioni che utilizzano le nuove tecnologie, riguardante le problematiche connesse all'introduzione delle ICT nella P.A., cioè quella della riorganizzazione interna degli uffici e delle procedure, e quella di adeguamento delle competenze, ossia la formazione delle risorse umane; - una dimensione interna al settore pubblico, che riguarda la creazione di una rete di interconnessione tra le pubbliche amministrazioni per lo scambio delle informazioni; - una dimensione esterna, legata al rapporto tra le amministrazioni pubbliche e il settore privato, cioè con i fornitori di beni e servizi alle amministrazioni; - una dimensione esterna, che si riferisce invece ai rapporti tra amministrazioni e cittadini per ciò che attiene all'accesso e alla trasmissione delle informazioni. Alla luce di quanto appena esposto nonché dei principi sanciti dal Regolamento europeo eIDAS 910/2014/UE, le ripercussioni sulla tradizionale nozione di documento amministrativo sono evidenti. L'art. 23-ter, di fatti, è dedicato alla definizione e disciplina dei Documenti amministrativi informatici. Il documento amministrativo informatico.La l. n. 241/1990 ha espresso la convinzione per cui i principi di trasparenza, responsabilità, diritto di accesso, efficacia, efficienza, possono essere raggiunti in modo più compiuto attraverso l'informatizzazione (Contaldo, 1112). In particolare, l'art. 22, comma 1, lett. d), come novellato nel 2005, individua le forme in cui può manifestarsi un atto amministrativo, aprendo a possibilità ulteriori e diverse rispetto ai documenti vincolati al mero supporto cartaceo. Alla luce di quanto esposto, possono essere considerati documenti amministrativi informatici atti che riproducono il contenuto di provvedimenti amministrativi; atti attraverso cui l'autorità dispone in merito all'interesse pubblico che è tenuta a tutelare; atti interni di ciascun ente, facendo rientrare in questa categoria sia quegli atti che assumono importanza solo ai fini dell'organizzazione delle varie sedi operative, sia quelli rilevanti verso l'esterno mediante un provvedimento che attribuisce loro tale rilevanza; atti rappresentativi di atti di diritto privato stipulati dalla Pubblica Amministrazione sempre per il perseguimento di interessi amministrativi. L'art. 23-ter del CAD enuclea la disciplina degli atti formati da una P.A. e prevede che gli atti formati da P.A. con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporti, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. La copia di documenti formati su supporto analogico da una pubblica amministrazione deve essere prodotta su supporto informatico mediante processi e strumenti volti ad assicurare che la copia stessa abbia un contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratta. Il comma 1-bis prevede che ciò sia realizzabile previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell'originale e della copia. Il comma 3 del citato articolo precisa inoltre che tali copie hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle Linee guida di cui all'art. 71 del CAD; in tale caso l'obbligo di conservazione dell'originale del documento è soddisfatto con la conservazione della copia su supporto informatico. Il comma 4, in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, stabilisce che le Linee guida sono definite anche sentito il Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo. Una specifica finale: i documenti amministrativi informatici devono essere perfettamente fruibili anche da persone con disabilità (comma 5-bis). BibliografiaContaldo, Dalla teleamministrazione all'e-gover n ment: una complessa transizione in fieri, in Foro amm. - CDS, 2002, 04; Merloni, Introduzione all'eGovernment: pubbliche amministrazioni e società dell'informazione, Torino, 2005. |
