Decreto legislativo - 7/03/2005 - n. 82 art. 40 - Formazione di documenti informaticiFormazione di documenti informatici Art. 40. 1. Le pubbliche amministrazioni [che dispongono di idonee risorse tecnologiche] formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le Linee guida 12. [2. Fermo restando quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell'economicità.] 3 [3. Con apposito regolamento, da emanarsi entro 180 giorni dalla data di entrata in vigore del presente codice, ai sensi dell'articolo 17, comma 1, della legge 23 agosto 1988, n. 400, sulla proposta dei Ministri delegati per la funzione pubblica, per l'innovazione e le tecnologie e del Ministro per i beni e le attività culturali, sono individuate le categorie di documenti amministrativi che possono essere redatti in originale anche su supporto cartaceo in relazione al particolare valore di testimonianza storica ed archivistica che sono idonei ad assumere.] 4 [4. Il Presidente del Consiglio dei Ministri, con propri decreti, fissa la data dalla quale viene riconosciuto il valore legale degli albi, elenchi, pubblici registri ed ogni altra raccolta di dati concernenti stati, qualità personali e fatti già realizzati dalle amministrazioni, su supporto informatico, in luogo dei registri cartacei.] 5
[1] Comma modificato dall'articolo 27, comma 1, lettera a), del D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235 e successivamente dall'articolo 32, comma 1, lettera a), del D.Lgs. 26 agosto 2016, n. 179 e dall'articolo 66, comma 1, del D.Lgs. 13 dicembre 2017, n. 217. [2] Vedi il D.P.C.M. 13 novembre 2014. [3] Comma abrogato dall'articolo 27, comma 1, lettera b), del D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235. [4] Comma abrogato dall'articolo 32, comma 1, lettera b), del D.Lgs. 26 agosto 2016, n. 179. [5] Comma abrogato dall'articolo 32, comma 1, lettera b), del D.Lgs. 26 agosto 2016, n. 179. InquadramentoL'art. 40 prevede che le pubbliche amministrazioni formino gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le regole tecniche di cui all'art. 71 e le disposizioni fissate dal CAD (art. 40, comma 1). A seguito della riforma si è specificato che tra i documenti, per i quali vige l'obbligo di produzione in via informatica, sono ricompresi anche quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registi (art. 40, comma 1). Sono invece stati abrogati i commi 3 e 4, i quali sancivano l'adozione di un regolamento per individuare le categorie di documenti che potevano essere redatti in originale anche su supporto cartaceo in relazione al particolare valore storico e artistico. La disposizione fa un implicito riferimento all'attività di digitalizzazione delle pubbliche amministrazioni. Ogni unità organizzativa riceve e produce una notevole quantità di documenti, ciò si estrinseca in processi che sono governati da procedure e regole complesse ed articolate. In molti enti, specialmente in quelli pubblici, l'attività di protocollazione costituisce la fase iniziale di un processo che certifica la provenienza e la data di acquisizione di un documento identificandolo in maniera univoca nell'ambito di una sequenza numerica collegata con l'indicazione cronologica. La protocollazione costituisce, quindi, il punto nevralgico di tutti i flussi di lavoro tra le organizzazioni e al loro interno; le modalità di gestione sono d'importanza fondamentale nella strategia operativa dell'unità organizzativa. Lo sviluppo di strumenti quali la firma elettronica ed il protocollo uniti all'espansione dell'uso della posta elettronica, rende possibile la realizzazione di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali e la conseguente attuazione di profonde innovazioni nelle modalità di lavoro delle unità organizzative. La gestione documentale è la gestione informatica dei documenti in modalità avanzata. È stata così denominata perché si tratta di una soluzione che privilegia ed esalta essenzialmente le potenzialità legate alla gestione informatizzata dei documenti e degli archivi. La gestione documentale consiste in realtà in una macro-categoria, che comprende attività assai eterogenee, che variano a seconda del grado di funzionalità che si desideri attuare, ma che trovano una logica ben precisa per il loro accorpamento: ovvero il loro comune presupposto fondamentale, che è quello della dematerializzazione dei documenti cartacei e quindi della disponibilità degli stessi a livello informatico. BibliografiaIaselli, La pubblica amministrazione digitale, Napoli, 2009; Manca, Le firme elettroniche. Normative, standard, scenari e modalità di utilizzo, Roma, 2021. |
